Programska oprema za virtualno podatkovno sobo
Delite zaupne dokumente z zunanjimi pregledovalci ter določite, kdo jih vidi, kaj sme storiti in kdaj dostop poteče.
Folderit v DMS prinaša orodja virtualne podatkovne sobe: imenovane pravice, samo predogled, revizije in izbirne dinamične vodne žige. Pripravite datoteke, delite določeno mapo in ohranite nadzor med delom.
Vsakemu dajte dostop za njegovo nalogo
Pri skrbnem pregledu redko vsak potrebuje vse. Izbrane datoteke, mape ali razdelke delite z imenovanimi ljudmi ali skupinami in določite raven. Notranje delo ločite od odobrenega razkritja.
| Kaj potrebuje prejemnik | Primeren dostop |
|---|---|
| Branje brez prenosa | PredogledovalecPredogled podprtih dokumentov brez prenosa, tiska, kopiranja besedila ali urejanja. |
| Kopija za njegovo delo | OgledovalecPredogled, prenos in tisk brez spremembe ali brisanja vira. |
| Priprava in revizija | UrejevalecNotranji ekipi dovolite različice in metapodatke s pravicami urejanja in brisanja deljenega vira. |
Glejte podrobnosti ravni pravic. Tailor doda nastavitve posameznih dejanj. Omejitve predogleda ne preprečijo fotografiranja zaslona.
Upravljajte pregledovalce v skupinah
Ustvarite skupine zunanjih pravnikov ali finančne ekipe kupca. Ustrezne mape delite z vsako uporabniško skupino, da dostop sledi članstvu.
Predogledom pripišite identiteto
Z dodatkom vodnih žigov se ime uporabnika diagonalno pokaže na dokumentu, datum, čas in ime datoteke pa v glavi ali nogi. Nastavljiva prosojnost ohrani berljivost.
Primer: pregled kupca. Ekipa posla pripravi notranjo mapo. Dovoljena finančna poročila deli finančni skupini kupca kot Predogledovalcu, prenosljive priloge kot Ogledovalcu, ločeno pravno mapo pa pravnikom. To je primer: obseg razkritja določite pred povabili.
Spremljajte dejavnost in po pregledu zaprite dostop
Preglejte revizijsko sled
Skrbniki filtrirajo globalni revizijski dnevnik po datumu, uporabniku, obsegu in dejanju. Izvozite XLSX, ODS ali CSV za pregled s projektnimi zapisi.
Za dejavnost, povezano z računom, uporabite imenovano deljenje. Anonimen javni obisk ne določi identitete obiskovalca.
Določite rok dostopa
Uporabniku ali skupini nastavite datum in čas, ko pravica deljenja poteče. To koristi časovno omejenemu pregledu ali sodelovanju svetovalca.
Iztek odstrani pravico, ne datoteke. Preverite tudi drugo skupino, nadrejeno mapo ali ločen vnos deljenja, ki lahko še omogoča dostop.
Dostop je odvisen tudi od prijave. Skrbniki zahtevajo 2FA, gesla in IP-omejitve prek Varnostne politike. Folderit ponuja šifrirane povezave in 256-bitno shrambo; preglejte Center zaupanja glede na zahteve organizacije.
Sobo oblikujte okoli pregleda
- Določite strukturo razkritjaZačnite z mapami Podjetje, Finance, Pogodbe in Zaposleni. Vsaki določite notranjega lastnika in dokumente, pripravljene za zunanji pregled.
- Pripravite jasen kompletDosledno poimenujte in preverite pravo različico. Folderitova zgodovina različic ohranja revizije skupaj. Pred zamenjavo že razkritih datotek vzpostavite notranji pregled.
- Preverite izkušnjo pregledovalcaPovabite pooblaščenega testnega uporabnika s pravimi pravicami. Pred celo skupino preverite vidnost map, predoglede, dovoljene prenose in iztek. Potrdite, da formati delujejo pričakovano.
- Zaključite in ohranite evidencoPreglejte dejavnost, odstranite preostali dostop in določite hrambo. Arhiviranje in hramba sta ločeni odločitvi od zaključka zunanjega pregleda.
Združitve in prevzemi
Uredite finančno, pravno in poslovno gradivo za skupine kupcev. Raziščite podatkovne sobe za M&A.
Skrbni pregled
Svetovalcem določite dokumente, pravice in rok. Glejte primere skrbnega pregleda.
Financiranje zagonskih podjetij
Gradivo za vlagatelje pripravite po stopnjah in določite dostop posameznika. Preberite o podatkovnih sobah za startupe.
Vprašanja pred povabili
Kakšna je prednost podatkovne sobe Folderit?
Pregled je v istem sistemu, kjer urejate in upravljate dokumente. Pripravite jih interno, razkrijte izbrano po pravicah in ohranite zapise. Posebej koristi ob stalnem upravljanju ter občasnih zunanjih pregledih.
Kateri paket potrebujemo in ali so žigi vključeni?
Dinamični žigi se kupijo posebej in niso del nobenega privzetega paketa. Tailor doda podrobne pravice. Preverite število pregledovalcev in funkcije glede na določene količine pri trenutnih cenah. Zahtevajte predstavitev želene postavitve, tudi žigov po potrebi.
Ali zunanji pregledovalci potrebujejo račun?
Imenovano deljenje zahteva registracijo in prijavo. Javna povezava deluje brez računa, a jo uporabi vsak z URL. Za zaupne preglede z identiteto v dostopu in revizijah izberite imenovano deljenje.
Ali prekličemo že preneseno datoteko?
Ukinjena pravica prepreči nadaljnji dostop po njej, ne pridobi že prenesenih kopij. Za samo branje razmislite o Predogledovalcu in žigih. Ukrepi podpirajo politiko razkritja skupaj s sporazumi zaupnosti in notranjimi postopki.
Oglejte si svoj pregled v Folderitu
Povejte, kaj delite, kdo pregleduje in kateri ukrepi štejejo. Pokažemo pravice, žige in pakete za vaš primer.