Софтвер за виртуалну собу података
Дијелите повјерљиве документе с вањским прегледаваоцима уз контролу над тим ко их види, шта може радити и када његов приступ завршава.
Folderit доноси алате виртуалне собе за податке у ваш систем за управљање документима: дозволе именованих корисника, приступ само за преглед, трагове ревизије и опционалне динамичке водене жигове. Припремите датотеке, подијелите одређени фолдер за преглед и задржите надзор током рада.
Дајте сваком прегледаваоцу приступ потребан његовом задатку
При дубинској провјери ријетко је потребно да сваки прималац види сваку датотеку. Подијелите одабране датотеке, фолдере или одјељке с именованим корисницима или групама, а затим одаберите ниво дозвола за свакога. Интерне радне документе држите одвојено од материјала одобреног за откривање.
| Шта је примаоцу потребно | Приступ који треба користити |
|---|---|
| Читање без преузимања | Само прегледПреглед подржаних докумената без контрола за преузимање, штампање, копирање текста или уређивање. |
| Задржавање копије за властити рад | ПрегледавалацПреглед, преузимање и штампање без мијењања или брисања похрањеног ресурса. |
| Припрема и ревидирање докумената | УредникОмогућите интерном тиму ажурирање верзија и метаподатака, уз права уређивања и брисања заједничког ресурса. |
Погледајте детаље нивоа дозвола. Tailor додаје прилагођене дозволе за појединачне радње. Ограничења прегледа не спречавају некога да фотографише свој екран.
Управљајте прегледаваоцима у групама
Креирајте групе за особе укључене у преглед, попут вањских правних савјетника или финансијског тима купца. Подијелите само релевантне фолдере са сваком корисничком групом, тако да приступ прати њено чланство.
Повежите прегледе с идентитетом
Уз додатак за водене жигове, прегледи дијагонално приказују корисничко име прегледаваоца преко документа, уз датум и вријеме приступа те назив датотеке у заглављу или подножју. Прилагодљива непрозирност помаже одржати садржај читљивим.
Примјер: преглед купца. Ваш трансакцијски тим припрема документе у интерном фолдеру. Одобрене финансијске извјештаје дијелите с финансијском групом купца уз приступ Само преглед, док одобрене распореде за преузимање дијелите уз приступ Прегледавалац. Засебан правни фолдер иде правним прегледаваоцима. Ово је примјер конфигурације; одредите обухват откривања прије позивања прималаца.
Прегледајте активности и затворите приступ по завршетку прегледа
Прегледајте траг ревизије
Администратори могу филтрирати глобални дневник ревизије према датуму, кориснику, обухвату ресурса и радњи. Извезите резултате као XLSX, ODS или CSV ради прегледа заједно с пројектном евиденцијом.
Користите дијељење именованим корисницима када активност требате повезати с рачуном. Анонимна посјета јавном линку не потврђује идентитет посјетиоца.
Поставите рок приступа
Додијелите датум и вријеме када кориснику или групи истиче дозвола дијељења. То је корисно за временски ограничен преглед или ангажман савјетника.
Истек уклања ту дозволу дијељења, а не датотеку. Провјерите и друге путеве приступа: прималац и даље може имати приступ путем друге групе, надређеног фолдера или засебног уноса дијељења.
Контрола приступа зависи и од начина пријаве. Администратори могу захтијевати двофакторску аутентификацију, поставити правила лозинки и подесити IP ограничења путем Сигурносне политике. Folderit пружа шифриране везе и 256-битно шифрирану похрану; прегледајте Центар повјерења у односу на захтјеве своје организације.
Поставите собу према потребама прегледа
- Дефинишите структуру откривањаПочните с фолдерима као што су Корпоративни документи, Финансије, Уговори и Запосленици. Додијелите интерну одговорну особу за свако подручје и одлучите који су документи спремни за вањски преглед.
- Припремите јасан скуп докуменатаКористите досљедне називе и провјерите да се дијели исправна верзија. Folderit-ова хисторија верзија држи ревизије заједно; успоставите интерни процес прегледа прије замјене датотека које су већ откривене.
- Провјерите искуство прегледаваоцаПозовите овлаштеног тестног прегледаваоца с предвиђеним дозволама. Провјерите видљивост фолдера, прегледе докумената, дозвољена преузимања и истек приступа прије додавања цијеле групе. Потврдите да се ваши формати датотека приказују како очекујете.
- Затворите преглед и сачувајте записПрегледајте активности, уклоните преостали приступ и одлучите шта организација треба задржати. Архивирање и чување засебне су одлуке од завршетка вањског прегледа.
Спајања и преузимања
Организујте финансијски, правни и оперативни материјал за одређене групе купаца. Истражите употребу собе за податке при спајањима и преузимањима.
Дубинска провјера
Дајте савјетницима одређен скуп докумената за преглед, уз дозволе и рок приступа. Погледајте примјере дубинске провјере.
Прикупљање средстава за стартуп
Припремајте материјал за инвеститоре у фазама и одаберите чему сваки прималац може приступити. Прочитајте о собама за податке за стартуп компаније.
Питања која треба разјаснити прије позивања прегледавалаца
Која је предност кориштења Folderit-а као собе за податке?
Преглед се може одвијати унутар истог система који користите за организовање и управљање документима. Можете интерно припремити датотеке, открити одабрани скуп уз дефинисане дозволе и након тога задржати записе. То је нарочито корисно када ваша организација треба стално управљање документима и повремене вањске прегледе.
Који план нам треба и јесу ли водени жигови укључени?
Динамички водени жигови додатак су који се купује засебно и нису укључени ни у један подразумијевани план. Tailor додаје детаљне прилагођене дозволе. Планови имају и дефинисан број корисника и простор за похрану, па потврдите број прегледавалаца и потребне функције према актуелним цијенама при планирању собе. Затражите демонстрацију планираних поставки, укључујући водене жигове ако су потребни.
Требају ли вањски прегледаваоци Folderit рачун?
Дијељење именованим корисницима захтијева да се примаоци региструју и пријаве. Јавни линк омогућава приступ без рачуна, али га може користити свако ко има URL. Одаберите дијељење именованим корисницима за повјерљиве прегледе код којих приступ и ревизијски записи требају зависити од идентитета.
Можемо ли опозвати датотеку коју је неко већ преузео?
Прекид приступа спречава даљњи приступ путем уклоњене дозволе; не може повући копије које су већ преузете. Када примаоци требају само читати документ, размотрите приступ Само преглед и водене жигове. Ове контроле подржавају вашу политику откривања, уз споразуме о повјерљивости и процедуре које ваша организација захтијева.
Погледајте свој процес прегледа у Folderit-у
Реците нам шта требате подијелити, ко ће то прегледати и које су контроле важне. Проћи ћемо кроз дозволе, водене жигове и опције планова за вашу примјену.