Softver za upravljanje digitalnim zapisima
Upravljajte dokumentima i strukturisanim zapisima zajedno. Folderit objedinjuje digitalne obrasce, pretražive metapodatke, odobravanja i postavke čuvanja na jednom mjestu.
Izradite registar incidenata, organizujte evidencije zaposlenika ili držite ugovore i prateće datoteke zajedno. Vaš tim može prikupiti potrebne informacije, pronaći pravi zapis i vidjeti šta se s njim dešavalo tokom vremena.
Prikupite informacije potrebne vašim zapisima
Koristan zapis treba kontekst: na šta se odnosi, ko je odgovoran i koji su datumi važni. Folderit omogućava da te informacije čuvate uz datoteke ili da ih prikupite direktno putem elektronskog obrasca.
Kreirajte zapise pomoću e-obrazaca
Izradite višekratno upotrebljiv obrazac s datumima, padajućim listama, korisničkim poljima, obaveznim vrijednostima i prilozima datoteka. Slanjem nastaje strukturisani zapis u folderu u kojem je korisnik otvorio obrazac. Za podatke nije potreban zaseban Word dokument.
Postavite obrazac naziva zapisa pomoću vrijednosti polja, poput oznake incidenta i odjela. Dodajte važna polja kao kolone foldera kako bi ljudi mogli pročitati ključne detalje bez otvaranja svakog zapisa. Pogledajte kako rade e-obrasci.
Prenesite postojeće datoteke i emailove
Otpremite dokumente, sačuvajte odabrane emailove i priloge putem dodatka za Outlook, ili aktivirajte adresu foldera za uvoz emailom za dolazne datoteke.
Skener ili drugi sistem koji može slati dokumente emailom također može koristiti tu adresu. Odaberite odredište i podesite metapodatke, pristup i automatizaciju prema zapisima koje primate.
Koristite dosljedna polja u svim timovima
Povežite kompatibilna polja u različitim obrascima s istim postojećim poljem metapodataka. Na primjer, ime klijenta iz obrasca ugovora i obrasca servisnog slučaja može se prikazati u jednoj zajedničkoj koloni foldera. Svaki zapis zadržava vlastitu vrijednost.
Odaberite tu vezu pri kreiranju polja; isti naziv dva polja ne povezuje ih automatski. Zajednički metapodaci čine liste i pretraživanja među različitim obrascima korisnijim.
Dodijelite zapisima referentni broj
Podesite automatsko numerisanje za dokumente ili zapise obrazaca, s nizom i dijelovima datuma. Jedna shema numerisanja obrazaca može obuhvatiti nekoliko predložaka.
Numerisanje je odvojeno od obrasca prikazanog naziva zapisa i dostupno je u planovima Medium i Tailor.
Pronađite pravi zapis i reagujte na vrijeme
Pretražujte prema onome što znate
Koristite filtere pretrage za vrstu obrasca, odjel, klijenta, datum ili drugu vrijednost metapodataka. Dodajte filtere zadataka kada su vam potrebni zapisi povezani s odobravanjima ili drugim zadacima toka rada.
Dubinska pretraga pretražuje i indeksirani sadržaj podržanih dokumenata i skeniranih datoteka, uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Tačnost OCR-a zavisi od kvaliteta skena i jezika; sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja.
Izvezite rezultate pretrage s metapodacima u Excel ili CSV. Rezultati ostaju ograničeni na zapise kojima korisnik ima dozvolu pristupa.
Pretvorite datume zapisa u podsjetnike
Podesite automatske podsjetnike za obrasce prije ili poslije datuma u polju, uz opcionalne uslove i odabrane primaoce. Pravila se mogu primjenjivati i na postojeće i na nove zapise.
Na primjer, pošaljite podsjetnik 30 dana prije isteka ugovora, samo dok mu je status Aktivan. Odaberite korisnika, grupu, email adresu ili odgovarajuće polje primaoca te uključite vrijednosti zapisa u poruku.
Tako rokovi postaju dio postavki zapisa umjesto zasebnog kalendara koji neko mora pamtiti da održava.
Odredite šta se dešava po isteku perioda čuvanja
Folderit podrazumijevano čuva datoteke neograničeno. Uz automatizaciju čuvanja, dostupnu u planovima Medium i Tailor, birate period, početni datum i radnju koja će se izvršiti.
- Odaberite početnu tačku.Koristite relevantan datum metapodataka, poput vremena kreiranja, posljednje izmjene ili odobravanja, kako biste odredili kada počinje odbrojavanje čuvanja.
- Odaberite završnu radnju.Premjestite datoteke u arhivski folder, pošaljite ih u korpu ili ih trajno obrišite. Arhiviranje može sačuvati postojeću strukturu foldera.
- Postavite obuhvat i izuzetke.Primijenite postavke na folder i opcionalno njegove podfoldere. Nadjačajte naslijeđene postavke za pojedine datoteke ili foldere kada je potreban drugačiji period.
Prikažite Kraj čuvanja u listi foldera i koristite Kontrolnu ploču i izvještaje da vidite datoteke kojima se približava taj datum. Vaša organizacija odlučuje koji su periodi čuvanja i radnje odgovarajući; Folderit provodi postavke koje podesite.
Kontrolišite pristup i zadržite povezanu historiju
Odaberite ko šta može raditi
Podijelite zapise s osobama ili grupama kojima su potrebni. U planu Tailor prilagođene dozvole omogućavaju odvajanje radnji poput pregleda, preuzimanja, ažuriranja verzija, dijeljenja i brisanja.
Dinamičko označavanje vodenim žigom dodatak je koji se kupuje zasebno. Za detalje o postavljanju i zaštiti pogledajte Folderitovu sigurnost i opciju na vlastitoj infrastrukturi.
Čuvajte odluke uz zapis
Koristite tokove rada s dokumentima za pregled, odobravanje, potvrdu o čitanju i potpisivanje. Postavite učesnike u paralelne, serijske ili prilagođene faze te opcionalno premjestite stavku u drugi folder nakon uspješnog završetka.
Detalji toka rada pokazuju učesnike, odluke, komentare i vremenske oznake. Odaberite metodu potpisivanja i plan koji odgovaraju vašem procesu.
Čuvajte verzije datoteke zajedno
Otpremite zamjensku datoteku kao novu verziju datoteke kako biste zadržali prethodne verzije sa zajedničkim metapodacima. Lista verzija označava trenutnu datoteku i pokazuje kojoj verziji pripada zadatak toka rada.
Odobrenje ranije verzije ne znači da je nova verzija odobrena. Pošaljite revidiranu datoteku na vlastito odobravanje kada vaš proces to zahtijeva.
Pronađite i izvezite historiju aktivnosti
Administratori mogu filtrirati globalni trag revizije prema datumu, korisniku, obuhvatu i radnji — na primjer, radi pregleda preuzimanja ili brisanja tokom određenog perioda.
Izvezite dnevnik revizije kao XLSX, ODS ili CSV radi pregleda. Tako vaš tim dobija zapis aktivnosti koji može razmotriti zajedno s vlastitim pravilima i procedurama.
Počnite s jednim registrom koji vaš tim koristi svake sedmice
Ovo su primjeri konfiguracija koje možete prilagoditi svojoj organizaciji.
Registar incidenata
Prikupite datum incidenta, lokaciju, odjel, opis, odgovornu osobu i fotografije. Označite ključna polja kao obavezna, a zatim filtrirajte prema odjelu ili datumu pri pripremi pregleda.
Registar ugovora
Zabilježite ugovornu stranu, vlasnika, status i datum isteka, uz priložen ugovor. Podesite podsjetnik za obnovu i shemu numerisanja kako bi se u razgovorima pozivali na isti zapis.
Evidencije opreme
Čuvajte identifikacijsku oznaku opreme, lokaciju, odgovornu osobu i datume servisa u obrascu. Obrazac pregleda može koristiti polje Veza za odabir postojeće evidencije opreme, povezujući svaki pregled s odgovarajućom opremom.
Počnite dogovorom o poljima, pristupu i datumima pregleda za jednu vrstu zapisa. Testirajte postavke s nekoliko reprezentativnih zapisa prije primjene u cijelom odjelu.
Pogledajte kako bi vaši zapisi funkcionisali u Folderitu
Donesite primjer registra, obrasca ili procesa čuvanja na demonstraciju ili ga pokušajte izraditi sami.
Uporedite planove i uključene funkcije za svoj tim.