Softver za upravljanje digitalnim zapisima
Upravljajte dokumentima i strukturisanim zapisima zajedno. Folderit objedinjuje digitalne obrasce, pretražive metapodatke, odobravanja i postavke čuvanja na jednom mestu.
Izradite registar incidenata, organizujte evidencije zaposlenih ili držite ugovore i prateće datoteke zajedno. Vaš tim može prikupiti potrebne informacije, pronaći pravi zapis i videti šta se s njim dešavalo tokom vremena.
Prikupite informacije potrebne vašim zapisima
Koristan zapis treba kontekst: na šta se odnosi, ko je odgovoran i koji su datumi važni. Folderit omogućava da te informacije čuvate uz datoteke ili da ih prikupite direktno putem elektronskog obrasca.
Kreirajte zapise pomoću e-obrazaca
Izradite višekratno upotrebljiv obrazac s datumima, padajućim listama, korisničkim poljima, obaveznim vrednostima i prilozima datoteka. Slanjem nastaje strukturisani zapis u folderu u kojem je korisnik otvorio obrazac. Za podatke nije potreban zaseban Word dokument.
Postavite obrazac naziva zapisa pomoću vrednosti polja, poput oznake incidenta i odeljenja. Dodajte važna polja kao kolone foldera kako bi ljudi mogli pročitati ključne detalje bez otvaranja svakog zapisa. Pogledajte kako rade e-obrasci.
Prenesite postojeće datoteke i imejlove
Otpremite dokumente, sačuvajte odabrane imejlove i priloge putem dodatka za Outlook, ili aktivirajte adresu foldera za uvoz imejlom za dolazne datoteke.
Skener ili drugi sistem koji može slati dokumente imejlom takođe može koristiti tu adresu. Odaberite odredište i podesite metapodatke, pristup i automatizaciju prema zapisima koje primate.
Koristite dosledna polja u svim timovima
Povežite kompatibilna polja u različitim obrascima s istim postojećim poljem metapodataka. Na primer, ime klijenta iz obrasca ugovora i obrasca servisnog slučaja može se prikazati u jednoj zajedničkoj koloni foldera. Svaki zapis zadržava vlastitu vrednost.
Odaberite tu vezu pri kreiranju polja; isti naziv dva polja ne povezuje ih automatski. Zajednički metapodaci čine liste i pretraživanja među različitim obrascima korisnijim.
Dodelite zapisima referentni broj
Podesite automatsko numerisanje za dokumente ili zapise obrazaca, s nizom i delovima datuma. Jedna shema numerisanja obrazaca može obuhvatiti nekoliko predložaka.
Numerisanje je odvojeno od obrasca prikazanog naziva zapisa i dostupno je u planovima Medium i Tailor.
Pronađite pravi zapis i reagujte na vreme
Pretražujte prema onome što znate
Koristite filtere pretrage za vrstu obrasca, odeljenje, klijenta, datum ili drugu vrednost metapodataka. Dodajte filtere zadataka kada su vam potrebni zapisi povezani s odobravanjima ili drugim zadacima toka rada.
Dubinska pretraga pretražuje i indeksirani sadržaj podržanih dokumenata i skeniranih datoteka, uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Tačnost OCR-a zavisi od kvaliteta skena i jezika; sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja.
Izvezite rezultate pretrage s metapodacima u Excel ili CSV. Rezultati ostaju ograničeni na zapise kojima korisnik ima dozvolu pristupa.
Pretvorite datume zapisa u podsetnike
Podesite automatske podsetnike za obrasce pre ili posle datuma u polju, uz opcionalne uslove i odabrane primaoce. Pravila se mogu primenjivati i na postojeće i na nove zapise.
Na primer, pošaljite podsetnik 30 dana pre isteka ugovora, samo dok mu je status Aktivan. Odaberite korisnika, grupu, imejl adresu ili odgovarajuće polje primaoca te uključite vrednosti zapisa u poruku.
Tako rokovi postaju deo postavki zapisa umesto zasebnog kalendara koji neko mora pamtiti da održava.
Odredite šta se dešava po isteku perioda čuvanja
Folderit podrazumevano čuva datoteke neograničeno. Uz automatizaciju čuvanja, dostupnu u planovima Medium i Tailor, birate period, početni datum i radnju koja će se izvršiti.
- Odaberite početnu tačku.Koristite relevantan datum metapodataka, poput vremena kreiranja, poslednje izmene ili odobravanja, kako biste odredili kada počinje odbrojavanje čuvanja.
- Odaberite završnu radnju.Premestite datoteke u arhivski folder, pošaljite ih u korpu ili ih trajno obrišite. Arhiviranje može sačuvati postojeću strukturu foldera.
- Postavite obuhvat i izuzetke.Primenite postavke na folder i opcionalno njegove podfoldere. Nadjačajte nasleđene postavke za pojedine datoteke ili foldere kada je potreban drugačiji period.
Prikažite Kraj čuvanja u listi foldera i koristite Kontrolnu ploču i izveštaje da vidite datoteke kojima se približava taj datum. Vaša organizacija odlučuje koji su periodi čuvanja i radnje odgovarajući; Folderit provodi postavke koje podesite.
Kontrolišite pristup i zadržite povezanu istoriju
Odaberite ko šta može raditi
Podelite zapise s osobama ili grupama kojima su potrebni. U planu Tailor prilagođene dozvole omogućavaju odvajanje radnji poput pregleda, preuzimanja, ažuriranja verzija, deljenja i brisanja.
Dinamičko označavanje vodenim žigom dodatak je koji se kupuje zasebno. Za detalje o postavljanju i zaštiti pogledajte Folderitovu bezbednost i opciju na vlastitoj infrastrukturi.
Čuvajte odluke uz zapis
Koristite tokove rada s dokumentima za pregled, odobravanje, potvrdu o čitanju i potpisivanje. Postavite učesnike u paralelne, serijske ili prilagođene faze te opcionalno premestite stavku u drugi folder nakon uspešnog završetka.
Detalji toka rada pokazuju učesnike, odluke, komentare i vremenske oznake. Odaberite metodu potpisivanja i plan koji odgovaraju vašem procesu.
Čuvajte verzije datoteke zajedno
Otpremite zamensku datoteku kao novu verziju datoteke kako biste zadržali prethodne verzije sa zajedničkim metapodacima. Lista verzija označava trenutnu datoteku i pokazuje kojoj verziji pripada zadatak toka rada.
Odobrenje ranije verzije ne znači da je nova verzija odobrena. Pošaljite revidiranu datoteku na vlastito odobravanje kada vaš proces to zahteva.
Pronađite i izvezite istoriju aktivnosti
Administratori mogu filtrirati globalni trag revizije prema datumu, korisniku, obuhvatu i radnji — na primer, radi pregleda preuzimanja ili brisanja tokom određenog perioda.
Izvezite dnevnik revizije kao XLSX, ODS ili CSV radi pregleda. Tako vaš tim dobija zapis aktivnosti koji može razmotriti zajedno s vlastitim pravilima i procedurama.
Počnite s jednim registrom koji vaš tim koristi svake nedelje
Ovo su primeri konfiguracija koje možete prilagoditi svojoj organizaciji.
Registar incidenata
Prikupite datum incidenta, lokaciju, odeljenje, opis, odgovornu osobu i fotografije. Označite ključna polja kao obavezna, a zatim filtrirajte prema odeljenju ili datumu pri pripremi pregleda.
Registar ugovora
Zabeležite ugovornu stranu, vlasnika, status i datum isteka, uz priložen ugovor. Podesite podsetnik za obnovu i shemu numerisanja kako bi se u razgovorima pozivali na isti zapis.
Evidencije opreme
Čuvajte identifikacijsku oznaku opreme, lokaciju, odgovornu osobu i datume servisa u obrascu. Obrazac pregleda može koristiti polje Veza za odabir postojeće evidencije opreme, povezujući svaki pregled s odgovarajućom opremom.
Počnite dogovorom o poljima, pristupu i datumima pregleda za jednu vrstu zapisa. Testirajte postavke s nekoliko reprezentativnih zapisa pre primene u celom odeljenju.
Pogledajte kako bi vaši zapisi funkcionisali u Folderitu
Donesite primer registra, obrasca ili procesa čuvanja na demonstraciju ili ga pokušajte izraditi sami.
Uporedite planove i uključene funkcije za svoj tim.