Información estructurada
Añada metadatos para clasificar y localizar cada registro por su contexto.
Gestión de registros digitales
Reúna documentos y registros estructurados en un mismo entorno, con los datos, los permisos y la trazabilidad que necesita para trabajar con ellos.
Formularios y adjuntos
Capture solicitudes, incidencias o activos mediante campos definidos y archivos relacionados.
Seguimiento documental
Consulte versiones y actividad, y configure revisiones y conservación.
Más contexto que un nombre de archivo
Un contrato puede necesitar una contraparte y una fecha de vencimiento; una incidencia, un responsable y una referencia. Los metadatos aportan ese contexto para que las personas autorizadas encuentren el registro y comprendan para qué sirve.
Registros con archivos o sin ellos
Los registros personalizados y eForms permiten recoger información estructurada y asociar documentos cuando sea necesario. Seleccione los campos relevantes para las columnas y la búsqueda. Utilice referencias y documentos vinculados para conservar el contexto de un expediente.
Controle acceso, cambios y conservación
Defina permisos para cada área de trabajo y revise quién puede consultar o modificar la información. El historial de versiones y los registros de auditoría ayudan a reconstruir la actividad. Configure las políticas de conservación conforme al calendario aprobado por su organización.
Implante una estructura que pueda mantener
Acuerde nombres de carpetas, campos obligatorios y responsables antes de migrar grandes volúmenes. Pruebe la búsqueda y el acceso con un conjunto pequeño de registros reales. Documente qué se conserva, quién lo revisa y cómo se tramita su eliminación cuando corresponda.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia un registro de un archivo?
El archivo contiene información; el registro incorpora además el contexto necesario para gestionarla y conservarla como evidencia de una actividad.
¿La clasificación por metadatos concede permisos?
No. Los campos describen y clasifican el contenido. Los permisos de acceso se configuran de forma independiente.
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