Programska oprema za upravljanje digitalnih zapisov
Dokumente in strukturirane zapise upravljajte skupaj. Folderit na enem mestu združuje digitalne obrazce, preiskljive metapodatke, odobritve in nastavitve hrambe.
Vzpostavite register incidentov, organizirajte evidence zaposlenih ali pogodbe hranite skupaj s podpornimi datotekami. Vaša ekipa lahko zajame potrebne informacije, najde pravi zapis in vidi, kaj se je z njim dogajalo skozi čas.
Zajemite informacije, ki jih potrebujejo vaši zapisi
Uporaben zapis potrebuje kontekst: na kaj se nanaša, kdo je odgovoren in kateri datumi so pomembni. Folderit omogoča shranjevanje teh informacij ob datotekah ali neposredno zbiranje prek elektronskega obrazca.
Ustvarite zapise z e-obrazci
Sestavite ponovno uporaben obrazec z datumi, spustnimi seznami, uporabniškimi polji, obveznimi vrednostmi in datotečnimi prilogami. Ob oddaji se ustvari strukturiran zapis v mapi, v kateri je uporabnik odprl obrazec. Za podatke ni potreben ločen Wordov dokument.
Vzorec poimenovanja zapisa določite z vrednostmi polj, kot sta oznaka incidenta in oddelek. Pomembna polja dodajte kot stolpce v mapi, da lahko ljudje preberejo ključne podrobnosti, ne da bi odprli vsak zapis. Oglejte si, kako delujejo e-obrazci.
Prenesite obstoječe datoteke in e-pošto
Naložite dokumente, shranite izbrana e-poštna sporočila in priloge z dodatkom za Outlook ali za mapo aktivirajte naslov za uvoz po e-pošti za prihajajoče datoteke.
Ta naslov lahko uporablja tudi skener ali drug sistem, ki dokumente pošilja po e-pošti. Izberite ciljno mesto in nastavite njegove metapodatke, dostop in avtomatizacijo glede na zapise, ki jih prejemate.
Med ekipami uporabljajte dosledna polja
Združljiva polja v različnih obrazcih povežite z istim obstoječim poljem metapodatkov. Ime stranke iz obrazca za pogodbo in obrazca za servisni primer je na primer lahko prikazano v enem skupnem stolpcu mape. Vsak zapis ohrani svojo vrednost.
Povezavo izberite pri ustvarjanju polja; če dvema poljema dodelite isto oznako, ju s tem ne povežete. Skupni metapodatki omogočajo uporabnejše sezname in iskanja prek več obrazcev.
Zapisom dodelite referenčno številko
Nastavite samodejno številčenje dokumentov ali zapisov obrazcev z zaporedjem in datumskimi sestavinami. Ena shema številčenja obrazcev lahko zajema več predlog obrazcev.
Številčenje je ločeno od prikazanega vzorca poimenovanja zapisa in je na voljo v paketih Medium in Tailor.
Poiščite pravi zapis in pravočasno ukrepajte
Iščite po znanih podatkih
Uporabite iskalne filtre za vrsto obrazca, oddelek, stranko, datum ali drugo vrednost metapodatkov. Dodajte filtre opravil, kadar potrebujete zapise, povezane z odobritvami ali drugimi opravili delovnega toka.
Globinsko iskanje preiskuje tudi indeksirano vsebino podprtih dokumentov in skenov, vključno s PDF, DOCX, PNG in JPG. Natančnost OCR je odvisna od kakovosti skena in jezika; vsebina XLSX ni vključena v iskanje vsebine z OCR.
Rezultate iskanja z metapodatki izvozite v Excel ali CSV. Rezultati so še vedno omejeni na zapise, do katerih sme uporabnik dostopati.
Datume zapisov spremenite v opomnike
Nastavite samodejne opomnike obrazcev pred datumskim poljem ali po njem, z neobveznimi pogoji in izbranimi prejemniki. Pravila lahko veljajo za obstoječe in nove zapise.
Pošljite na primer opomnik 30 dni pred iztekom pogodbe, vendar le, dokler je njeno stanje Aktivno. Izberite uporabnika, skupino, e-poštni naslov ali ustrezno polje prejemnika ter v sporočilo vključite vrednosti zapisa.
Tako roki postanejo del nastavitev zapisa, ne ločen koledar, ki ga mora nekdo redno vzdrževati.
Določite, kaj se zgodi po izteku roka hrambe
Folderit datoteke privzeto hrani za nedoločen čas. Z avtomatizacijo hrambe, ki je na voljo v paketih Medium in Tailor, izberete obdobje, začetni datum in dejanje, ki naj se izvede.
- Izberite začetno točko.Uporabite ustrezen datum iz metapodatkov, na primer čas ustvarjanja, zadnje spremembe ali odobritve, da določite začetek odštevanja roka hrambe.
- Izberite končno dejanje.Datoteke premaknite v arhivsko mapo, jih pošljite v koš ali trajno izbrišite. Arhiviranje lahko ohrani obstoječo strukturo map.
- Določite obseg in izjeme.Nastavitve uporabite za mapo in po želji njene podmape. Podedovane nastavitve preglasite za posamezne datoteke ali mape, kjer je potrebno drugačno obdobje.
Na seznamu map prikažite Konec hrambe in uporabite Nadzorno ploščo in poročila za ogled datotek, ki se temu datumu približujejo. Vaša organizacija določi primerne roke hrambe in dejanja; Folderit izvede nastavitve, ki jih določite.
Nadzorujte dostop in ohranite povezanost zgodovine
Izberite, kdo lahko kaj počne
Zapise delite z osebami ali skupinami, ki jih potrebujejo. V paketu Tailor pravice dostopa po meri omogočajo ločevanje dejanj, kot so predogled, prenos, posodabljanje različic, deljenje in brisanje.
Dinamični vodni žigi so ločeno plačljiv dodatek. Za podrobnosti o uvedbi in zaščiti si oglejte varnost Folderita in možnost lokalne namestitve.
Odločitve hranite skupaj z zapisom
Uporabite delovne tokove dokumentov za pregled, odobritev, potrditev seznanitve in podpisovanje. Udeležence razporedite v vzporedne, zaporedne ali prilagojene stopnje ter element po uspešnem zaključku po želji premaknite v drugo mapo.
Podrobnosti delovnega toka prikazujejo udeležence, odločitve, komentarje in časovne žige. Izberite način podpisovanja in paket, ki ustrezata vašemu procesu.
Različice datotek hranite skupaj
Nadomestno datoteko naložite kot novo različico datoteke, da ohranite prejšnje različice s skupnimi metapodatki. Seznam različic označuje trenutno datoteko in prikazuje, kateri različici pripada opravilo delovnega toka.
Odobritev prejšnje različice ne pomeni, da je odobrena nova različica. Spremenjeno datoteko pošljite v ločeno odobritev, kadar to zahteva vaš proces.
Poiščite in izvozite zgodovino dejavnosti
Skrbniki lahko globalno revizijsko sled filtrirajo po datumu, uporabniku, obsegu in dejanju, na primer za pregled prenosov ali brisanj v določenem obdobju.
Revizijski dnevnik izvozite kot XLSX, ODS ali CSV za pregled. Tako ima vaša ekipa evidenco dejavnosti, ki jo lahko preuči skupaj z lastnimi politikami in postopki.
Začnite z enim registrom, ki ga vaša ekipa uporablja vsak teden
To so primeri nastavitev, ki jih lahko prilagodite svoji organizaciji.
Register incidentov
Zberite datum incidenta, lokacijo, oddelek, opis, odgovorno osebo in fotografije. Bistvena polja označite kot obvezna, nato pa pri pripravi pregleda filtrirajte po oddelku ali datumu.
Register pogodb
Zabeležite pogodbeno stranko, lastnika, stanje in datum izteka ter priložite pogodbo. Nastavite opomnik za podaljšanje in shemo številčenja, da se pogovori nanašajo na isti zapis.
Evidence opreme
V obrazcu hranite identifikator sredstva, lokacijo, odgovorno osebo in datume servisov. Obrazec za pregled lahko s poljem Povezava izbere obstoječi zapis opreme ter vsak pregled poveže z njegovim sredstvom.
Najprej se dogovorite o poljih, dostopu in datumih pregleda za eno vrsto zapisa. Nastavitve preizkusite z nekaj reprezentativnimi zapisi, preden jih uporabite v celotnem oddelku.
Oglejte si, kako bi vaši zapisi delovali v Folderitu
Na predstavitev prinesite primer registra, obrazca ali postopka hrambe ali pa ga poskusite sestaviti sami.
Primerjajte pakete in vključene funkcije za svojo ekipo.