Софтвер за управљање дигиталним записима
Управљајте документима и структурисаним записима заједно. Folderit обједињује дигиталне обрасце, претраживе метаподатке, одобравања и поставке чувања на једном мјесту.
Израдите регистар инцидената, организујте евиденције запосленика или држите уговоре и пратеће датотеке заједно. Ваш тим може прикупити потребне информације, пронаћи прави запис и видјети шта се с њим дешавало током времена.
Прикупите информације потребне вашим записима
Користан запис треба контекст: на шта се односи, ко је одговоран и који су датуми важни. Folderit омогућава да те информације чувате уз датотеке или да их прикупите директно путем електронског обрасца.
Креирајте записе помоћу е-образаца
Израдите вишекратно употребљив образац с датумима, падајућим листама, корисничким пољима, обавезним вриједностима и прилозима датотека. Слањем настаје структурисани запис у фолдеру у којем је корисник отворио образац. За податке није потребан засебан Word документ.
Поставите образац назива записа помоћу вриједности поља, попут ознаке инцидента и одјела. Додајте важна поља као колоне фолдера како би људи могли прочитати кључне детаље без отварања сваког записа. Погледајте како раде е-обрасци.
Пренесите постојеће датотеке и имејлове
Отпремите документе, сачувајте одабране имејлове и прилоге путем додатка за Outlook, или активирајте адресу фолдера за увоз имејлом за долазне датотеке.
Скенер или други систем који може слати документе имејлом такођер може користити ту адресу. Одаберите одредиште и подесите метаподатке, приступ и аутоматизацију према записима које примате.
Користите досљедна поља у свим тимовима
Повежите компатибилна поља у различитим обрасцима с истим постојећим пољем метаподатака. На примјер, име клијента из обрасца уговора и обрасца сервисног случаја може се приказати у једној заједничкој колони фолдера. Сваки запис задржава властиту вриједност.
Одаберите ту везу при креирању поља; исти назив два поља не повезује их аутоматски. Заједнички метаподаци чине листе и претраживања међу различитим обрасцима кориснијим.
Додијелите записима референтни број
Подесите аутоматско нумерисање за документе или записе образаца, с низом и дијеловима датума. Једна схема нумерисања образаца може обухватити неколико предложака.
Нумерисање је одвојено од обрасца приказаног назива записа и доступно је у плановима Medium и Tailor.
Пронађите прави запис и реагујте на вријеме
Претражујте према ономе што знате
Користите филтере претраге за врсту обрасца, одјел, клијента, датум или другу вриједност метаподатака. Додајте филтере задатака када су вам потребни записи повезани с одобравањима или другим задацима тока рада.
Дубинска претрага претражује и индексирани садржај подржаних докумената и скенираних датотека, укључујући PDF, DOCX, PNG и JPG. Тачност OCR-а зависи од квалитета скена и језика; садржај XLSX датотека није укључен у OCR претрагу садржаја.
Извезите резултате претраге с метаподацима у Excel или CSV. Резултати остају ограничени на записе којима корисник има дозволу приступа.
Претворите датуме записа у подсјетнике
Подесите аутоматске подсјетнике за обрасце прије или послије датума у пољу, уз опционалне услове и одабране примаоце. Правила се могу примјењивати и на постојеће и на нове записе.
На примјер, пошаљите подсјетник 30 дана прије истека уговора, само док му је статус Активан. Одаберите корисника, групу, имејл адресу или одговарајуће поље примаоца те укључите вриједности записа у поруку.
Тако рокови постају дио поставки записа умјесто засебног календара који неко мора памтити да одржава.
Одредите шта се дешава по истеку периода чувања
Folderit подразумијевано чува датотеке неограничено. Уз аутоматизацију чувања, доступну у плановима Medium и Tailor, бирате период, почетни датум и радњу која ће се извршити.
- Одаберите почетну тачку.Користите релевантан датум метаподатака, попут времена креирања, посљедње измјене или одобравања, како бисте одредили када почиње одбројавање чувања.
- Одаберите завршну радњу.Премјестите датотеке у архивски фолдер, пошаљите их у корпу или их трајно обришите. Архивирање може сачувати постојећу структуру фолдера.
- Поставите обухват и изузетке.Примијените поставке на фолдер и опционално његове подфолдере. Надјачајте наслијеђене поставке за поједине датотеке или фолдере када је потребан другачији период.
Прикажите Крај чувања у листи фолдера и користите Контролну плочу и извјештаје да видите датотеке којима се приближава тај датум. Ваша организација одлучује који су периоди чувања и радње одговарајући; Folderit проводи поставке које подесите.
Контролишите приступ и задржите повезану хисторију
Одаберите ко шта може радити
Подијелите записе с особама или групама којима су потребни. У плану Tailor прилагођене дозволе омогућавају одвајање радњи попут прегледа, преузимања, ажурирања верзија, дијељења и брисања.
Динамичко означавање воденим жигом додатак је који се купује засебно. За детаље о постављању и заштити погледајте Folderit-ову сигурност и опцију на властитој инфраструктури.
Чувајте одлуке уз запис
Користите токове рада с документима за преглед, одобравање, потврду о читању и потписивање. Поставите учеснике у паралелне, серијске или прилагођене фазе те опционално премјестите ставку у други фолдер након успјешног завршетка.
Детаљи тока рада показују учеснике, одлуке, коментаре и временске ознаке. Одаберите методу потписивања и план који одговарају вашем процесу.
Чувајте верзије датотеке заједно
Отпремите замјенску датотеку као нову верзију датотеке како бисте задржали претходне верзије са заједничким метаподацима. Листа верзија означава тренутну датотеку и показује којој верзији припада задатак тока рада.
Одобрење раније верзије не значи да је нова верзија одобрена. Пошаљите ревидирану датотеку на властито одобравање када ваш процес то захтијева.
Пронађите и извезите хисторију активности
Администратори могу филтрирати глобални траг ревизије према датуму, кориснику, обухвату и радњи — на примјер, ради прегледа преузимања или брисања током одређеног периода.
Извезите дневник ревизије као XLSX, ODS или CSV ради прегледа. Тако ваш тим добија запис активности који може размотрити заједно с властитим правилима и процедурама.
Почните с једним регистром који ваш тим користи сваке седмице
Ово су примјери конфигурација које можете прилагодити својој организацији.
Регистар инцидената
Прикупите датум инцидента, локацију, одјел, опис, одговорну особу и фотографије. Означите кључна поља као обавезна, а затим филтрирајте према одјелу или датуму при припреми прегледа.
Регистар уговора
Забиљежите уговорну страну, власника, статус и датум истека, уз приложен уговор. Подесите подсјетник за обнову и схему нумерисања како би се у разговорима позивали на исти запис.
Евиденције опреме
Чувајте идентификацијску ознаку опреме, локацију, одговорну особу и датуме сервиса у обрасцу. Образац прегледа може користити поље Веза за одабир постојеће евиденције опреме, повезујући сваки преглед с одговарајућом опремом.
Почните договором о пољима, приступу и датумима прегледа за једну врсту записа. Тестирајте поставке с неколико репрезентативних записа прије примјене у цијелом одјелу.
Погледајте како би ваши записи функционисали у Folderit-у
Донесите примјер регистра, обрасца или процеса чувања на демонстрацију или га покушајте израдити сами.
Упоредите планове и укључене функције за свој тим.