Programska oprema za ustvarjanje dokumentov
Ustvarite PDF in Word iz podatkov, ki jih ekipa že zbira.
Generator dokumentov Folderit izpolnjen e-obrazec pretvori v dokument z vašo večkrat uporabno predlogo. Pripravite pogodbe, pisma, certifikate in poročila z doslednim besedilom ter znamčenjem, nato končne datoteke ohranite v istem sistemu za pregled, podpis in hrambo.
Vaša predloga + vrednosti obrazca → PDF ali uredljiv Word. Spodaj si oglejte prikaz.
Zakaj ustvarjati dokumente v Folderitu?
Nehajte prepisovati iste podatkeImena, naslovi, datumi in druge vrednosti prihajajo iz izpolnjenega zapisa. Ograde jih vstavijo na prava mesta in zmanjšajo ročno kopiranje, zaradi katerega v novi datoteki ostane staro ime ali datum.
Ohranite dosledno besedilo in postavitevPredloga določi besedilo, logotip, tabele in strani. Uporabnik poda vrednosti v obrazcu in izbere izhod, namesto vsakokratne ponovne priprave.
En zapis za različne dokumenteZ e-obrazcem je lahko povezanih več predlog. Pripravite pogodbo s stranko in ločen povzetek ter oba ustvarite iz istega izpolnjenega zapisa.
Upravljajte naslednje korakeDatoteko shranite v Folderit za pravice, različice, revizije in poteke. Nadaljuje lahko v pregled ali podpis brez drugega sistema za dokumente.
Od podatkov obrazca do končnega dokumenta
- Izberite podatke za zbiranje. Ustvarite ali izberite Folderitov e-obrazec s polji za ime, naslov, kontaktno osebo in plačilne pogoje. Vsaka izpolnitev ustvari zapis s temi vrednostmi.
- Pripravite predlogo dokumenta. Ustvarite ODT v LibreOffice Writer ali drugem urejevalniku s podporo ODT. Dodajte besedilo, znamčenje in ograde, natančno prepisane s seznama razpoložljivih polj v Folderitu.
- Povežite predlogo in izberite formate. Pod Skrbniška orodja → Predloge obrazcev dodajte dokumentno predlogo ustreznemu e-obrazcu. Naložite ODT, določite vzorec imena in omogočite PDF, DOCX ali oba. Za nastavitev potrebujete skrbniški dostop.
- Ustvarite in preverite rezultat. Odprite izpolnjen zapis in izberite Ustvari PDF ali Ustvari DOCX. Folderit vstavi vrednosti v predlogo. Rezultat shranite v Folderit, prenesite ali pošljite po e-pošti iz sistema.
Preprost primerPredstavljajte si zapis stranke »Northfield Studio« s plačilnim rokom 30 dni.
Predloga: Ta pogodba je sklenjena s {{ client_name }}. Plačilni rok je {{ payment_terms }} dni.
Ustvarjeno besedilo: Ta pogodba je sklenjena s Northfield Studio. Plačilni rok je 30 dni.
Ponazoritvene vrednosti. Uporabite natančne ograde svojega e-obrazca. Ograde polj lahko vključite tudi v ustvarjeno ime datoteke.
Naš vodnik za nastavitev generatorja zajema nastavitve, ograde in odpravljanje težav.
Kaj lahko ustvarja vaša ekipa?
Začnite z dokumentom s pretežno stalno strukturo, v katerem se spreminjajo imena, datumi in podrobnosti. Nastavite lahko na primer:
Pogodbe s strankamiZberite ime, registracijo, naslov, kontakte in plačilne pogoje. Ustvarite pogodbo iz pripravljenega besedila ter jo pred podpisom preglejte. Glejte ustvarjanje pogodb iz zahtevkov.
Kadrovska pisma in dokumente uvajanjaZ imenom zaposlenega, delovnim mestom, oddelkom in začetkom pripravite ponudbo ali dokument uvajanja. Shranite z ustreznimi pravicami kadrovske mape. Raziščite avtomatizacijo dokumentov uvajanja.
Potrdila o usposabljanjuZajemite ime udeleženca, tečaj, datum zaključka in oznako potrdila. Ustvarite znamčeni PDF po svoji predlogi. Pristojna ekipa potrdi zaključek, predloga pa zagotovi dokument. Glejte ustvarjanje potrdil PDF.
Poročila o incidentih in interne vlogeStrukturiran zapis dogodka, lokacije, datuma, lastnika in opisa pretvorite v dosledno poročilo. Ločena predloga iz istega vira predstavi izbrane vrednosti kot interni povzetek.
Ohranite ustvarjeno datoteko v procesu
Ustvarjanje je en korak. Osnutek pogodbe še potrebuje odobritev, kadrovsko pismo podpis. Ko je datoteka v Folderitu, postane upravljan dokument za poteke pregleda in odobritve ali elektronsko podpisovanje.
Določite dostop, ohranite različice in preglejte dejavnost v revizijski sledi. Uporabite ustrezne nastavitve deljenja in hrambe. Ta nadzor nastavite v svojem procesu; ustvarjanje samo ne odobri ali podpiše datoteke.
Celotno pot preizkusite z vzorčnim zapisom. Ustvarite vse načrtovane formate, preverite zamenjavo ograd, prelome, tabele in imena. Nato preizkusite hrambo, e-pošto in nadaljnje poteke. Preglejte razpoložljive pakete in varnostne ukrepe pri izbiri postavitve.
Pred začetkom
Ali lahko ustvarimo PDF in Word?
Da. V predlogi omogočite PDF, DOCX ali oba. PDF je uporaben za razdeljevanje, DOCX za uredljiv Word. Uporabniki vidijo omogočene možnosti predloge.
Ali lahko kot predlogo naložimo Word?
Predloga mora biti ODT. Pripravite jo v ustreznem urejevalniku ter pred nalaganjem preverite postavitev in ograde. DOCX je izhod, ne format predloge v tej nastavitvi.
Ali oddaja obrazca samodejno ustvari dokument?
V dokumentiranem procesu oddaja e-obrazca ustvari zapis. Uporabnik ga nato odpre in izbere Ustvari PDF ali Ustvari DOCX. Oddaja in ustvarjanje sta ločena koraka.
Ali iz enega obrazca ustvarimo več vrst dokumentov?
Da. Povežite več predlog in ob ustvarjanju izberite ustrezno. Vsaka ima svojo postavitev, vzorec imena in izhodne formate.
Kaj če polje manjka ali je postavitev napačna?
Preverite vrednost izvora in natančno ujemanje ograde s seznamom razpoložljivih polj Folderit. Ograde ohranite v enem kosu. Pri postavitvi poenostavite ODT in preverite oba izhoda. Vodnik za nastavitev vključuje kontrolni seznam in odpravljanje težav.
Začnite z dokumentom, ki ga ustvarjate vsak teden.