Programska oprema za upravljanje pravilnikov
Politike ohranite organizirane, spremembe usmerite v odobritev in preverite, kdo je potrdil seznanitev z dokumenti, ki jih mora prebrati.
Folderit združuje programsko opremo za upravljanje politik z vsakodnevnim upravljanjem dokumentov. Lastniki politik lahko uporabljajo zgodovino različic, opomnike za pregled in delovne tokove odobritve, zaposleni pa prejmejo zahteve za potrditev seznanitve in imajo jasno mesto za iskanje objavljenih politik.
Od osnutka politike do zabeležene potrditve seznanitve
Sistem za upravljanje politik združuje dokument, njegovega lastnika in povezana dejanja. Folderit vam pomaga usklajevati štiri dele tega procesa, ne da bi za vsako politiko vodili ločeno e-poštno nit.
Lastnikom politik zagotovite delovni prostor
Osnutke hranite v mapi, ki je v skupni rabi z osebami, odgovornimi za njihovo pisanje in pregled. Uporabite zgodovino različic, da revizije ohranite skupaj in po potrebi pridobite prejšnje različice.
Knjižnico politik za zaposlene ločite od dela na osnutkih. Nalaganje nove različice jo spremeni v trenutno datoteko; s tem ne postane samodejno odobrena izdaja.
Naj odločijo prave osebe
Politiko pošljite v odobritev vzporedno ali zaporedno. Pravna in kadrovska služba lahko na primer pregledata osnutek, preden vodja oddelka sprejme končno odločitev.
Odobritelji lahko zahtevo sprejmejo, zavrnejo ali zahtevajo pojasnilo. Z ustrezno nastavitvijo delovnega toka se lahko dokument po uspešnem zaključku premakne v drugo mapo. Preden to omogočite, določite ciljno mesto objave in njegove pravice dostopa.
Zaposlene prosite za potrditev seznanitve
Za izbrane uporabnike ali skupine začnite delovni tok potrditve seznanitve. Prejemniki v Folderitu vidijo opravilo in lahko glede na svoje nastavitve obvestil prejmejo tudi e-poštno obvestilo.
Odprejo dokument in izberejo »Seznanitev potrjena«. V delovnem toku lahko preverite, kdo je bil povabljen in kdo se je odzval, nato pa se obrnete na tiste, ki še niso odgovorili.
Politiko vrnite njenemu lastniku
Nastavite opomnik za pregled z datumom, uro, prejemnikom in sporočilom. Opomniki se lahko ponavljajo, dokument pa ima lahko več opomnikov za različne osebe ali datume.
Ko se politika spremeni, preglejte novo različico in po potrebi pošljite novo zahtevo za potrditev seznanitve. Avtomatizacija potrditve seznanitve v nastavljeni mapi se lahko sproži ob dodajanju dokumenta ali nove različice.
Odobritev in potrditev seznanitve ohranite ločeni. Odobritev zabeleži odločitev o objavi politike. Potrditev seznanitve zabeleži odziv prejemnika nanjo. Sama potrditev seznanitve ne dokazuje, da je nekdo politiko razumel ali opravil usposabljanje.
Vzpostavite register politik, ki ga ljudje lahko dejansko uporabljajo
Politike organizirajte po oddelkih ali temah, nato pa za dosleden nabor polj uporabite metapodatke po meri in predloge map. Koristna polja prikažite kot stolpce v mapah, da lahko lastniki pregledajo register, ne da bi odprli vsako datoteko.
| Polje | Primer in namen |
|---|---|
| Oznaka politike | HR-014 — dosledna oznaka za vprašanja in povezane postopke. |
| Lastnik | Kadrovski vodja — oseba, odgovorna za posodabljanje politike. |
| Oddelek ali občinstvo | Vsi zaposleni — predvideno občinstvo, ločeno od dejanskih pravic deljenja. |
| Datum začetka veljavnosti | 1. november 2026 — ko organizacija namerava uveljaviti politiko. |
| Datum pregleda | 1. november 2027 — ko naj lastnik oceni, ali je potrebna posodobitev. |
| Stanje politike | Osnutek, v pregledu, objavljeno ali nadomeščeno — oznake, ki jih vaša ekipa določi in vzdržuje. |
To so predlagana polja, ne samodejna pravila objave. Dodajanje datuma ali oznake stanja samo po sebi ne objavi politike, spremeni pravic dostopa ali ustvari opomnika. Ta dejanja nastavite ločeno.
Zaposlenim pomagajte najti pravo politiko
Iščite po imenih dokumentov, metapodatkih in vsebini podprtih datotek. Zaposleni lahko poišče oznako politike ali besedno zvezo, kot je »delo na daljavo«, med gradivom, do katerega sme dostopati.
Pravice urejanja naj ostanejo pri lastnikih
Uporabite pravice dostopa za razlikovanje med uredniki politik in bralci. Objavljeno knjižnico delite z ustreznimi skupinami uporabnikov ter pregledujte članstvo v skupinah, ko se osebje pridruži, zamenja ekipo ali odide.
Odgovorite, kdo je odobril, kdo je potrdil seznanitev in kaj se je spremenilo
Evidenco delovnega toka hranite skupaj s politiko
Podrobnosti delovnega toka prikazujejo udeležence, odločitve in časovne žige. Napredek potrjevanja seznanitve prikazuje povabljene prejemnike in dokončane odzive, za svoje evidence pa lahko prenesete povzetek.
Stanje opravila preverite glede na ustrezno različico datoteke. Če je med aktivno odobritvijo naložena novejša različica, obstoječa odobritev ostane povezana s prejšnjo različico; nadomestne različice ne odobri.
Za reden nadzor uporabljajte poročila
Skrbniki lahko na strani Nadzorna plošča in poročila pregledujejo dokumente, ki čakajo na odobritev, in izvažajo poročila. Revizijski dnevnik zagotavlja ločeno evidenco dejavnosti v sistemu.
Poročilo o dokumentih z rokom uporablja metapodatek Rok dokumenta. Ne poroča samodejno o poljubnem datumu pregleda po meri ali roku delovnega toka. Izberite polja in poročila, ki ustrezajo vašemu postopku pregledovanja.
Primer: posodobitev politike dela na daljavo. Kadrovska služba pripravi revizijo v prostoru za osnutke, pravna služba jo pregleda, pooblaščeni lastnik pa odobreno datoteko objavi v knjižnici politik. Kadrovska služba začne potrjevanje seznanitve za predvidene zaposlene, preveri manjkajoče odzive in načrtuje naslednji opomnik za pregled. Pravice dostopa in delovni tok najprej preizkusite z majhno skupino, preden ju uvedete v celotnem podjetju.
Vprašanja o upravljanju politik v Folderitu
Kako je to bolje od skupne mape in e-pošte?
Skupna mapa ljudem zagotavlja mesto za shranjevanje politik. Folderit okoli teh datotek doda odločitve o odobritvi, zahteve za potrditev seznanitve, zgodovino različic in opomnike. Lastniki lahko napredek preverijo pri dokumentu, namesto da bi usklajevali odgovore iz predalov in preglednic.
Kateri paket vključuje odobritev politik in potrditev seznanitve?
Medium vključuje preproste delovne tokove odobritve in potrditve seznanitve, metapodatke po meri ter samodejno hrambo. Tailor dodaja oblikovalnik delovnih tokov za naprednejše procese, podrobne pravice dostopa, SSO in druge funkcije. Vsak paket ima določene vključene uporabnike in shrambo; za velikost svoje ekipe in zahteve delovnega toka preverite trenutne pakete.
Ali lahko odobritev in potrditev seznanitve potekata kot en proces?
Da. Folderit podpira večstopenjske delovne tokove, ki združujejo metode, na primer odobritev, ki ji sledi potrditev seznanitve. V paketu Tailor vam oblikovalnik delovnih tokov omogoča povezovanje korakov in določanje, kaj se zgodi po uspehu, neuspehu ali časovni omejitvi. Pot objave nastavite in preizkusite, da zavrnjen osnutek ne bo poslan zaposlenim.
Ali lahko politika zahteva elektronski podpis?
Da, podpisovanje je lahko del procesa politike, kadar vaša organizacija to zahteva. Folderit eSign je vključen v Tailor. Glede na dokazila, ki jih morate zbrati, izberite, ali opravilo potrebuje odobritev, potrditev seznanitve ali podpis.
Ali nam bo programska oprema zagotovila skladnost?
Folderit podpira dokumentiran proces politik s kontrolami dostopa, evidencami delovnih tokov in opomniki za pregled. Skladnost je še vedno odvisna od vsebine vaših politik, veljavnih zahtev, usposabljanja osebja in izvajanja procesa. Za širši program obvladovanja dokumentov si oglejte obvladovanje dokumentov ISO.
Začnite z eno politiko in njenim dejanskim občinstvom
Prinesite politiko, korake njene odobritve in ljudi, ki morajo potrditi seznanitev z njo. Pokazali vam bomo, kako v Folderitu organizirati register, nastaviti delovni tok in preveriti nastale evidence.