Programska oprema za obvladovanje dokumentacije ISO

Obvladovanje dokumentov ne sme biti odvisno od preglednice

Skupni pogon hrani SOP. Težko pa nadzoruje, kdo ureja, kdo pregleduje, ali je nova različica odobrena, kdo potrdi seznanitev, kdaj je pregled in kaj se je zgodilo s prejšnjo različico.

Folderit nadzor ohrani pri dokumentu. Različice, metapodatki, pravice, poteki, opomniki, hramba in revizije ostanejo povezani, zato obvladovanje postane vsakdanje delo namesto rekonstrukcije pred revizijo.

Obvladovan življenjski cikel od osnutka do arhiva

1. Ustvarite ali posodobite dokument
Naložite obstoječe ali ustvarjajte in urejajte Microsoft Office prek povezave Office 365. Nove različice ostanejo pri istem dokumentu namesto datotek »SOP-final-v2-NEW«.

2. Pošljite skozi pravi pregled in odobritev
Uporabite zaporedne, vzporedne ali lastne poteke. Koraki vključujejo pregled, odobritev, Folderit eSign, seznanitev in druge naloge.

3. Izdajte pravim ljudem
Po zaključku lahko Folderit dokument samodejno premakne v drugo obvladovano mapo z lastnimi pravicami in poteki.

4. Zberite seznanitve, kjer štejejo
Ob spremembi SOP, politike ali navodila pošljite ustreznim uporabnikom in skupinam zahtevo. Folderit zabeleži, kdo je potrdil in kdaj.

5. Preglejte, ohranite ali zamenjajte
Z datumi, opomniki in pravili hrambe vodite redne preglede, izteke in hrambo zapisov. Ob novi spremembi prejšnje različice ostanejo del zgodovine.

Dokumenti in zapisi QMS v istem sistemu

QMS niso samo obvladovani Word in PDF. Ustvarja tudi zapise: incidente, neskladnosti, CAPA, revizijske ugotovitve, preglede, opremo, ocene dobaviteljev, zahteve za spremembe in druge.

Z e-obrazci Folderit jih ustvarite strukturirano namesto v ločenih preglednicah. Skrbniki določijo obvezna polja: besedilo, datume, številke, izbire, uporabnike, odnose, tabele in priloge.

Vneseno postane iskljiv metapodatek. Polja prikažete kot stolpce, filtrirate vrednosti in zapise uporabljate z enakimi pravicami, poteki, opomniki, hrambo in revizijsko sledjo kot druge elemente.

Na primer obrazec Notranja neskladnost lahko vsebuje oddelek, datum odkritja, resnost, opis, odgovorno osebo, korektivni ukrep in ciljni rok. Oddani zapis nato vodi potek korektivnega ukrepanja in ostane skupaj z dokazi.

Kaj ekipe kakovosti obvladujejo v Folderitu

Neomejena zgodovina različic
Prejšnje različice ohranite pri dokumentu in jih po potrebi predoglejte, prenesite ali obnovite.

Odobritve, pregledi, seznanitve in podpisi
Zgradite proces svojega QMS, ne prilagajajte postopkov togemu poteku. Kombinirajte zaporedne in vzporedne faze ter različne poteke na isti različici.

Samodejni poteki
Začnite ob dodajanju dokumenta v mapo in ga po zaključku samodejno premaknite. Tako ločite osnutke, preglede in izdano dokumentacijo.

Redni pregledi in spremljanje iztekov
Datumi, ponavljajoči opomniki in poročila pokažejo potrebno pozornost brez ločene preglednice.

Obvladovano številčenje
Z metapodatki ustvarite sheme, da SOP, postopki in drugi dokumenti dosledno sledijo pravilom organizacije.

Obvezni metapodatki
Določite vrsto, oddelek, lastnika, veljavnost, pregled ali zaupnost. Predloge map lahko zahtevajo obvezna polja.

Podrobne pravice
Dodelite samo predogled, samo nalaganje, ogled ali urejanje ter dodatne pravice prenosa, deljenja, upravljanja in revizij. Dostop obvladujete na ravni računa, razdelka, mape in elementa.

Revizijska sled in dokazila potekov
Dejavnost uporabnikov in sistema se beleži. Podatke izvozite za dokazovanje dostopa, sprememb in odločitev.

Hitro pridobivanje med revizijo
Iščite po metapodatkih, oznakah, datumih, rokih ali celotnem besedilu. OCR preišče tudi skenirane PDF in slike.

Hramba dokumentov
Določite obdobja za posamezne elemente ali mape, da zapisi sledijo politiki brez ročnega spremljanja.

Praktičen primer poteka SOP

Obvladovani postopek se začne v mapi Osnutki postopkov. Ko je nova različica pripravljena, gre lastniku procesa v pregled in nato vodji kakovosti v odobritev.

Po odobritvi ga Folderit samodejno premakne v mapo Obvladovani postopki. Zadevni zaposleni dobijo zahtevo za potrditev branja nove različice. Zabeležite datum pregleda in pošljite opomnike ob naslednjem terminu.

Ob poznejši reviziji nova različica spet sledi zahtevanemu procesu, prejšnje z zgodovino pa ostanejo dostopne.

Koristno tudi zunaj SOP

• Priročniki kakovosti, politike in postopki
• Standardni operativni postopki (SOP)
• Delovna navodila in obvladovane predloge
• Neskladnosti in zapisi CAPA
• Notranje in zunanje revizijske ugotovitve
• Poročila o incidentih in odstopanjih
• Usposabljanje in potrditve seznanitve
• Zapisi opreme, umerjanja in vzdrževanja
• Dobaviteljska dokumentacija in ocene
• Certifikati in drugi dokumenti z iztekom ali pregledom
• Zunanji dokumenti z obvladovanim dostopom

Podpora sistemom kakovosti in vodenja ISO

Folderit prilagodite nadzoru dokumentov in zapisov, določenemu za svoj sistem. Primeren je za ekipe z ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 in drugimi standardi, kjer štejejo obvladovane informacije, sledljivost in dokazila.

Program ne določa delovanja QMS. Vi določite vrste, odgovornosti, metapodatke, intervale, odobritve, dostop in hrambo, Folderit pa daje orodja za dosledno uporabo.

Varnost občutljive dokumentacije QMS

• 256-bitno AES-šifriranje shranjenih podatkov
• Šifrirane povezave za prenos
• Dvofaktorska avtentikacija (2FA), tudi obvezne politike
• Politike gesel in dovoljeni naslovi IP
• SSO z Microsoft Entra ID, Google in Okta
• Podrobne pravice uporabnikov, skupin in skrbnikov
• Revizijska sled uporabniške in sistemske dejavnosti
• Trojne kopije na infrastrukturi AWS
• Izbirni dinamični vodni žigi predogledov in prenosov

Več o varnosti Folderit, samodejnih odobritvah, elektronskem podpisovanju in revizijskem dnevniku.

Oglejte si svoj QMS v Folderitu

Sistema kakovosti ni treba zgraditi na novo okoli programa. Prinesite strukturo dokumentov, odobritve ali preglednico pregledov in pokažemo isti proces v Folderitu.

Začnite brezplačni preizkus ali zahtevajte predstavitev ter spoznajte nastavitev Folderita za svoj QMS.

14-dnevni brezplačni preizkus. Kreditna kartica ni potrebna.