Avtomatizacija dokumentnih delovnih tokov
Preprosti delovni tokovi dokumentov: avtomatizirajte odobritve, preglede, potrditve seznanitve in podpise s Folderitom, uporabniku najprijaznejšim sistemom za upravljanje dokumentov na svetu.
Preproste delovne tokove dokumentov nastavite v nekaj minutah. Za naprednejše poslovne procese uporabite vizualni oblikovalnik delovnih tokov:
Štirje delovni tokovi. En povezan proces.
Folderit podpira štiri osnovne vrste delovnih tokov in prilagodljive metode delovnih tokov, ki temeljijo na njih; vsaka je namenjena določeni fazi življenjskega cikla dokumenta. Uporabljajte jih posamezno ali jih povežite, da en dokument prehaja skozi pregled, odobritev, podpisovanje in potrditev seznanitve v enem samodejnem toku.
Delovni tokovi odobritve dokumentov
Pridobite formalne, revizijsko preverljive odobritve posameznikov ali določenih skupin, ne da bi morali ljudi loviti po e-pošti.
V nekaj minutah nastavite delovne tokove odobritve dokumentov za račune, pogodbe, naročilnice, politike, kadrovske dokumente in vse drugo, kar pred nadaljevanjem potrebuje zavezujočo odločitev. Odobritelji vidijo dokument, vašo opombo po meri, morebitne podporne datoteke in popoln seznam drugih udeležencev. Lahko odobrijo, zavrnejo ali delegirajo ter dodajo komentar ali prilogo, da pojasnijo svojo odločitev.
Če je dokument zavrnjen, naložite popravljeno različico in ga pošljite v ponovno odobritev. Folderitovo upravljanje različic ohranja celotno zgodovino datoteke, zato med krogi nič ne izgine. Vsaka odločitev se zabeleži s časovnim žigom, s čimer nastaja revizijska sled. Odobrene in zavrnjene dokumente je mogoče izvoziti kot PDF-je s priloženim celotnim povzetkom delovnega toka, izvirna datoteka pa ostane nespremenjena.
Delovni tokovi pregleda dokumentov
Vsak dokument ne potrebuje zavezujoče odločitve. Včasih je najprej potreben le pregled pravih oseb.
Delovni tokovi pregleda omogočajo usmerjanje dokumentov k enemu ali več pregledovalcem, preden nadaljujejo v odobritev ali podpisovanje. Uporabite jih za nadzor kakovosti, preverjanje skladnosti, uredniški pregled ali kateri koli interni postopek potrjevanja, pri katerem so povratne informacije pomembne, formalna odobritev pa ni potrebna.
Kot vsi delovni tokovi v Folderitu tudi pregledi podpirajo vzporedne, zaporedne ali prilagojene korake, zato lahko dokument pošljete vsem hkrati ali pregledovalce razvrstite v določeno zaporedje. Vsako dejanje se zabeleži s časovnim žigom in identiteto pregledovalca, tako nastaja pregledna revizijska sled brez ročnega vodenja evidenc.
Delovni tokovi potrditve seznanitve z dokumenti
Potrebujete potrditev, da je bil dokument prebran in razumljen, ne samo dostavljen?
Delovni tokovi potrditve seznanitve vam zagotavljajo strukturirano, revizijsko preverljivo evidenco o tem, kdo je potrdil prejem in razumevanje dokumenta. To je temeljna zmožnost za vsak primer uporabe avtomatizacije dokumentov v podjetju, pri katerem pasivna dostava ne zadostuje.
Običajni primeri uporabe vključujejo kadrovske politike, postopke varnosti in zdravja pri delu, gradiva za usposabljanje, standardne operativne postopke in regulativna obvestila – povsod, kjer morate dokazati, da so bili zaposleni ali tretje osebe ustrezno obveščeni. Vsaka potrditev seznanitve se zajame s časovnim žigom in identiteto udeleženca. Celotno evidenco je mogoče prenesti kot povzetek PDF, izvirni dokument pa ostane nespremenjen, zato je preprosto predložiti dokazila za presoje, preglede ISO ali preverjanja skladnosti z GDPR. Za pošiljanje delovnih tokov potrditve seznanitve celotnim ekipam hkrati lahko uporabite tudi skupine uporabnikov.
Delovni tokovi eSign: elektronski podpisi
Folderit eSign vam omogoča neomejeno število elektronskih podpisov, vključenih v paket Tailor, brez potrebe po storitvi tretjega ponudnika ali plačilih po podpisu.
Delovne tokove eSign uporabite povsod, kjer bi sicer potrebovali lastnoročni podpis: za pogodbe, sporazume o nerazkrivanju podatkov, pogodbe z dobavitelji, potrditve strank in dokumente ob uvajanju. Zunanje osebe ne potrebujejo računa Folderit – prejmejo varno e-poštno povezavo in podpišejo neposredno iz svojega predala, zato je to praktična rešitev avtomatizacije dokumentov za mešane ekipe in zunanje nasprotne stranke.
Že uporabljate DocuSign? Folderit podpira tudi to možnost, ki je na voljo v paketih Medium in Tailor z vašo obstoječo naročnino DocuSign. Niste vezani na enega ponudnika podpisovanja. Organizacijam, ki potrebujejo kvalificirane elektronske podpise, Folderit omogoča tudi eID (XAdES/ASIC-E) za elektronske osebne izkaznice, ki jih izdaja država.
Delovni tok nastavite okoli svojega procesa
Začnite delovni tok
Začnite delovni tok:
- Neposredno na kateri koli datoteki z enim klikom.
- Na mapi – vsi novi dodani dokumenti bodo samodejno sprožili delovne tokove.
- Iz ponovno uporabne predloge delovnega toka, ustvarjene za ponavljajoč se poslovni proces.
- Iz shranjene vizualne avtomatizacije delovnega toka z vnaprej določenimi stopnjami, pravili in udeleženci.
(Dokumente lahko v te mape pošljete celo neposredno po e-pošti, če poznate naslov mape.)
Določite vrstni red udeležencev
- Vzporedno – Vsi udeleženci so povabljeni hkrati.
- Zaporedno – Vsak udeleženec je povabljen šele, ko prejšnji dokonča svoje opravilo.
- Po meri – Omogoča združevanje vzporednih in zaporednih korakov. Začnete lahko na primer s tremi osebami, ki delajo vzporedno, po njihovem zaključku pa nadaljujete na naslednji korak z drugo skupino ali celo eno osebo, ki mora dati končno odobritev.
Tukaj izberete metodo delovnega toka in določite udeležence za avtomatizacijo na ravni mape:
Vsako opravilo naj bo preprosto dokončati
Najhitrejše dokončanje opravil med vsemi sistemi DMS
Po Gartnerjevem preizkusu Folderit omogoča najhitrejše dokončanje opravil delovnih tokov v svojem razredu. Naj gre za dokument za pregled, odobritev, podpisovanje ali potrditev seznanitve, Folderit to omogoči – hitro.
To je pogled, ki ga vidi odločevalec v delovnem toku odobritve. Datoteko si lahko predogleda in jo prenese, prebere opombo po meri in vidi, kdo še sodeluje v delovnem toku. Lahko doda komentar, svoji odločitvi priloži datoteko in izbere odobritev, zavrnitev ali delegiranje opravila drugemu uporabniku.
Povabljenim zagotovite celoten kontekst
- Po želji prikažite metapodatke dokumenta, kot so roki, kategorije ali informacije o projektu.
- Po želji prikažite povezane elemente (podporne dokumente, reference) za boljše odločitve, če želite.
Sodeluje lahko vsakdo
Znotraj ali zunaj vaše organizacije:
- Registrirani uporabniki imajo popoln dostop do nadzorne plošče za spremljanje, upravljanje in pregled vseh opravil.
- Neregistrirani uporabniki lahko varno sodelujejo po e-pošti.
- Celotna zgodovina delovnega toka se beleži in je revizijsko preverljiva.
Delegiranje in način odsotnosti
- Niste prava oseba za opravilo? Delegirajte ga nekomu drugemu.
- Odhajate na dopust? V svojem profilu nastavite obdobje odsotnosti in določite namestnika za delovne tokove.
Odločitve in napredek ohranite vidne
Oglejte si čakajoče delovne tokove v vsej organizaciji
- Oglejte si vse čakajoče delovne tokove v svoji organizaciji.
- Takoj ugotovite, kje in zakaj se je kaj ustavilo in kdaj se je začelo.
Oglejte si stanje vsakega dokumenta
Vsak dokument v pogledu mape prikazuje trenutno stanje delovnega toka z jasnimi ikonami:
Dokument lahko v enem toku prestane vse metode delovnih tokov dokumentov. Ta dokument je na primer podpisan in potrjena je tudi seznanitev z njim, kot kažejo ikone:
Prenesite povzetke delovnih tokov
Zavrnjene ali odobrene datoteke lahko postanejo PDF-ji s povzetki delovnih tokov. Izvirni dokument ostane nespremenjen.
- Če je kaj zavrnjeno, dodajte posodobljene različice, da tok zaženete znova.
- Strani s povzetkom vključujejo:
- Odločitve s časovnimi žigi
- Komentarje
- Delegiranja
- Prenesite:
- Celoten dokument in strani s povzetkom
- Samo povzetke
- Ali samo izvirno datoteko
Ste pripravljeni poenostaviti svoje delovne tokove dokumentov?
Z neomejenim vgrajenim odobravanjem in elektronskim podpisovanjem, najhitrejšim dokončanjem opravil in brez frustracij.