Rešitev za elektronsko podpisovanje
Odobrite, podpišite in upravljajte dokumente na enem mestu. Folderit eSign povezuje elektronske podpise z ljudmi, odločitvami in zapisi, ki jih spremljajo.
Dokumente pošljite sodelavcem, strankam ali dobaviteljem in izberite, kdo podpiše prvi. Zunanji prejemniki lahko dokument pregledajo in podpišejo v brskalniku, ne da bi ustvarili račun Folderit.
Neomejeno število vgrajenih podpisov eSign v paketu Tailor. Brez dodatnega zaračunavanja po podpisu. Oglejte si pakete.
Zakaj ekipe izberejo Folderit eSign
Odobritev pred podpisovanjemInterni delovni tok odobritve združite z elektronskim podpisovanjem. Vodja nabave lahko preveri pogodbo z dobaviteljem, preden prispe do pooblaščenih podpisnikov. Odločitve ostanejo povezane z dokumentom.
Predvidljivi stroški podpisovanjaPaket Tailor vključuje neomejeno število vgrajenih podpisov eSign brez dodatnega plačila za vsak zbrani podpis. To je koristno, kadar so pogodbe in dokumentacija zaposlenih del delovnega dne. Vaša naročnina je odvisna od izbrane konfiguracije paketa.
Preprosto za zunanje prejemnikeStranke in dobavitelji prejmejo varno e-poštno povabilo. Dokument lahko preberejo in podpišejo v brskalniku brez računa Folderit, ločenega računa pri ponudniku podpisovanja ali posebne strojne opreme za podpisovanje.
Zapis, ki ga lahko najdete tudi poznejePodpisani dokument in zgodovina njegovega delovnega toka ostaneta skupaj. Preglejte udeležence, komentarje in časovne žige ter nastavite, da se dokončane datoteke po uspešnem delovnem toku premaknejo v izbrano mapo.
Od dokumenta do podpisanega zapisa
- Pripravite zahtevo. Odprite dokument, zaženite Folderit eSign in dodajte prejemnike. Vključite kratko navodilo in izberite, ali lahko vidijo metapodatke in povezane elemente. Možnost podpisovanja postane na voljo, ko je predogled dokumenta pripravljen.
- Izberite vrstni red podpisovanja. Uporabite vzporedno podpisovanje, da povabite vse hkrati, zaporedno podpisovanje, ko mora ena oseba podpisati pred naslednjo, ali stopnje po meri za združevanje skupin prejemnikov v določeno zaporedje.
- Preglejte, podpišite in spremljajte napredek. Prejemniki odprejo povabilo, izberejo stran, postavijo podpis in izberejo Podpiši. Lahko tudi zahtevajo pojasnilo, komentirajo ali zavrnejo zahtevo. Napredek spremljate v podrobnem pogledu dokumenta, dokončano datoteko pa ohranite skupaj z njeno zgodovino.
Registrirani uporabniki lahko zahteve najdejo tudi med svojimi opravili v Folderitu. Za podrobne nastavitve si oglejte vodnik za nastavitev eSign.
Podpisovanje vključite v vsakodnevno delo
Postopek nastavite glede na odgovornosti v svoji organizaciji. Na primer:
Pogodbe z dobaviteljiNaj nabava pregleda pogodbo, nato pa povabite dobavitelja in direktorja v zahtevanem vrstnem redu. Po uspešnem podpisovanju datoteko premaknite v mapo s pogodbami z dobavitelji in ohranite povezavo s podpornimi dokumenti.
Dokumenti zaposlenihNaj kadrovska služba pripravi dokument in uredi interno odobritev, preden ga podpišeta zaposleni in predstavnik delodajalca. Dokončano datoteko shranite z ustreznimi pravicami dostopa do mape zaposlenega. Za širši proces raziščite upravljanje kadrovskih dokumentov.
Pogodbe s strankami in prevzem projektovZa ponavljajoče se pogodbe ali projektno dokumentacijo ponovno uporabite delovni tok podpisovanja. Stranki jasno pojasnite, kaj sprejema. Zahteve za pojasnila razrešite pred zaključkom, komentarje in zgodovino podpisovanja pa hranite skupaj z dokumentom.
Vzpostavite postopek, ki ga lahko ponavljate
Predloge delovnih tokov shranijo prejemnike, vrstni red podpisovanja, navodila in nastavitve vidnosti. Uporabite jih, kadar naj vaša ekipa vsako zahtevo zažene zavestno. Pri datotekah, ki so že pripravljene za podpis, avtomatizacija na ravni mape lahko sproži vnaprej določen delovni tok podpisovanja vsakič, ko je v nastavljeno mapo dodana nova datoteka.
Pri širšem procesu oblikovalnik delovnih tokov združuje podpisovanje s pogoji, odobritvami, potrditvami seznanitve in premiki datotek. Pogodba lahko najprej prestane odobritev vodstva, nadaljuje v podpisovanje in se po uspešnem zaključku premakne v arhivsko mapo. Nastavite lahko tudi, kaj se zgodi, če opravilo ne uspe ali se čas zanj izteče. Spoznajte avtomatizacijo delovnih tokov dokumentov.
V te nastavitve vključite pravila dostopa. Izberite, katere metapodatke in povezane elemente lahko vidijo prejemniki, ter s pravicami dostopa do dokumentov in map nadzorujte dostop v sistemu DMS. Folderit zagotavlja šifrirane povezave, 256-bitno šifrirano hrambo, dvostopenjsko preverjanje pristnosti in revizijske sledi. Za podrobnosti preglejte varnostne kontrole in center zaupanja.
Preden začnete
Kateri paket vključuje neomejeno število podpisov?
Paket Tailor vključuje neomejeno število vgrajenih podpisov Folderit eSign brez dodatnega stroška po podpisu. Za konfiguracijo uporabnikov in shrambe ter druge vključene funkcije preverite trenutne pakete.
Ali stranke in dobavitelji potrebujejo račun?
Ne. Zunanji prejemniki lahko odprejo varno e-poštno povabilo in podpišejo v brskalniku brez registracije v Folderitu.
Ali lahko uporabimo drug način podpisovanja?
Folderit podpira tudi povezavo z DocuSign in elektronske podpise eID. To so ločeni načini z lastnimi zahtevami. Neomejeno vgrajeno podpisovanje Folderit eSign ne vključuje naročnine na podpisovanje pri tretjem ponudniku.
Kako izberemo pravi način?
Opredelite dokumente, države in morebitne zahtevane standarde preverjanja identitete ali podpisovanja. O teh zahtevah se pogovorite s svojo pravno ekipo ali ekipo za skladnost, nato pa s Folderitom potrdite ustrezen način. Vgrajenega podpisovanja eSign in podpisovanja eID ne smete obravnavati kot zamenljivi možnosti.
Ali lahko najprej preizkusimo svoj postopek?
Da. S 14-dnevnim brezplačnim preizkusom preizkusite vzorčni dokument, interno odobritev, zunanjega podpisnika in želeni vrstni red podpisovanja. Preverite, kam sodi dokončana datoteka. Pri procesih z več oddelki ali posebnimi zahtevami za podpisovanje zaprosite za predstavitev.
Preizkusite svoj naslednji delovni tok podpisovanja v Folderitu.