Dokumentenmanagement für Steuer- und Buchhaltungskanzleien
Bewahren Sie Kundenakten, Freigaben von Rechnungen und Jahresabschlussarbeiten in einem organisierten Dokumentensystem.
Folderit bietet Buchhaltern einen Ort, um die Dokumente hinter ihrer Arbeit zu sammeln, zu finden, zu prüfen und aufzubewahren. Steuern Sie den Zugriff für jeden Kunden, halten Sie Revisionen zusammen und dokumentieren Sie Freigabeentscheidungen gemeinsam mit den Dateien.
Verwenden Sie es für Steuerdokumente, Belege, Lohnbuchhaltungsunterlagen, Mandatsverträge und Prüfungsnachweise, mit Workflows und strukturierten Aufzeichnungen, die sich an Ihre Kanzlei anpassen.
Geben Sie jedem Kunden einen klaren Ort zum Senden von Dokumenten
Erstellen Sie eine konsistente Struktur nach Mandant, Wirtschaftsjahr und Engagement. Halten Sie eingehende Dokumente getrennt von internen Arbeitspapieren und fertigen Auslieferungen, und gewähren Sie jedem Empfänger Zugriff auf den Bereich, den er benötigt.
Speichern Sie Dateien in Kundenordnern
Teilen Sie einen Eingangsordner mit Nur-Upload-Berechtigung. Kunden können Dokumente einreichen, ohne den Inhalt zu sehen, der von anderen Benutzern hinzugefügt wurde. Dies unterstützt einen einfachen Bereich für die Dokumenteneinreichung von Quittungen, Abrechnungen und Steuerbelegen.
Für ausgehende Dokumente verwenden Sie Viewer, wenn Kunden die Dokumente herunterladen oder ausdrucken können, oder Previewer für unterstützte Vorschauen ohne Download-Kontrollen. Behalten Sie die Bearbeitungsrechte bei den Personen, die die Arbeit verwalten.
Empfangen Sie Dateien per E-Mail
Aktivieren Sie eine ordnerspezifische E-Mail-Adresse für eingehende Anhänge von Kunden, Scannern oder anderen Systemen. Der Absender muss das Ziel in Zu oder Kopie, anstatt in Blindkopie, angeben. Jeder, der die Adresse kennt, kann daran einreichen, sodass Sie sie mit den beabsichtigten Absendern teilen.
Das Folderit Outlook-Add-in ermöglicht Ihrem Team außerdem, ausgewählte E-Mails und Anhänge im passenden Ordner zu speichern.
Erfassen Sie Details mit der Datei
Nutzen Sie eForms für Tailor bei Aufwendungsersatzanträgen, Lieferantenanfragen oder Kundeninformationsakten. Fügen Sie Felder für den Berichtszeitraum, den zuständigen Buchhalter und unterstützende Anhänge hinzu. Erforderliche Felder helfen den Mitarbeitern, die Informationen einzureichen, die Ihr Prozess benötigt.
Eine Formularvorlage erstellt eine durchsuchbare Aufzeichnung. Konfigurieren Sie, wer diese einreichen, anzeigen und bearbeiten kann, und verbinden Sie sie dann bei Bedarf mit einem Freigabewerkfluss.
Beispielhafte Kundenstruktur: Kunde → 2026 → Eingehende Dokumente / Arbeitspapiere / Freigegebene Auslieferungen. Teilen Sie die Eingehenden Dokumente mit dem Kunden als Upload-only, die Arbeitspapiere mit dem zugewiesenen Team und die Freigegebenen Auslieferungen mit dem Kunden als Viewer. Prüfen Sie die vererbten Berechtigungen, bevor Sie die Struktur für vertrauliche Aufzeichnungen verwenden.
Verschieben Sie Rechnungen vom Intake in eine dokumentierte Entscheidung
Folderits Freigabeworkflows können parallel, nacheinander oder in individuellen Stufen ablaufen. Prüfer können freigeben, ablehnen oder Rückfragen stellen. Entscheidungen und Kommentare bleiben in der Workflow-Historie.
- Erfassen Sie die Rechnung und ihren KontextLaden Sie die Datei hoch oder senden Sie sie per E-Mail in den Ordner Intake. Fügen Sie als Metadaten Lieferant, Rechnungsnummer, Kunde oder Stelle, Berichtszeitraum und zuständiger Prüfer hinzu, oder erfassen Sie diese in einem eForm für Rechnungen.
- Ergänzen Sie fehlende InformationenBei einem eForm-Datensatz kann eine Aufgabe zum Ausfüllen von Feldern einen Buchhalter auffordern, vor der Freigabe die Bestellreferenz oder Kostenstelle zu ergänzen. Dies aktualisiert Formularfelder; es ändert keine Metadaten eines normalen PDFs.
- Leiten Sie die Entscheidung weiter.Senden Sie das abgeschlossene Dokument an den autorisierten Freigabeberechtigten. Konfigurieren Sie auf Tailor Bedingungen und trennen Sie die Erfolg-, Fehlschlag- und Timeout-Pfade im Workflow Designer. Testen Sie jeden Pfad unter Verwendung repräsentativer Einreichungen.
- Freigegebene Arbeit für den nächsten ProzessRichten Sie einen erfolgreichen Workflow ein, um das Dokument in einen Freigabe- oder bereit-zur-Bearbeitung-Ordner zu verschieben. Die Buchhaltungseintragung und die Zahlung bleiben Aktionen in Ihrem Rechnungswesensystem, es sei denn, Sie haben eine Integration konfiguriert und verifiziert.
Dies ist eine Beispielkonfiguration, kein vorkonfigurierter Dienst für die Kreditorenbuchhaltung. Definieren Sie Freigabebefugnisse, Pflichtfelder und den Umgang mit Ausnahmen entsprechend den Abläufen Ihrer Kanzlei.
Dokumente für Aufträge freigeben und unterschreiben
Leiten Sie Mandatsvereinbarungen oder andere Dokumente durch Freigabe und anschließende elektronische Unterzeichnung. Folderit eSign ist in Tailor enthalten; die Integration mit DocuSign ist eine weitere Option mit eigenen Serviceanforderungen.
Erstellen von wiederholbaren Kundendokumenten
Nutzen Sie Dokumentenerstellung füllt eine ODT-Vorlage mit Werten aus einem eForm-Datensatz und erzeugt PDF- oder DOCX-Dateien. Erstellen Sie Mandatsvereinbarungen, Bestätigungen oder Deckblätter mit einheitlichem Layout und prüfen Sie das Ergebnis vor der Freigabe.
Finden Sie den Nachweis und halten Sie die Arbeitsversion übersichtlich
Suchen Sie über den Dateinamen hinaus
Deep Search findet Text in unterstützten Dokumenten und Scans, darunter PDF, DOCX, PNG und JPG. Suchen Sie etwa nach Lieferantenname oder Referenz und grenzen Sie die Ergebnisse nach Ordner, Datum oder Metadaten ein.
Die OCR-Genauigkeit hängt von der Scan-Qualität und der ausgewählten Sprache ab. XLSX-Inhalte sind nicht im OCR-Inhaltsdurchsuchung enthalten, daher verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen und Metadaten für Tabellenkalkulationen.
Behalten Sie Revisionen mit ihrer Historie
Laden Sie eine überarbeitete Fassung als neue Version hoch. Frühere Fassungen bleiben zur Prüfung verfügbar. Aufgabenindikatoren zeigen, für welche Version eine Freigabe gilt. Die Freigabe einer früheren Fassung genehmigt keinen späteren Upload.
Nutzen Sie den Integration mit Microsoft 365 zum Erstellen und Bearbeiten unterstützter Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente. Gespeicherte Änderungen werden in der Versionshistorie erfasst.
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Mandant / Unternehmen | Example Trading Ltd |
| Berichtszeitraum | 4. Quartal 2026 |
| Dokumententyp | Lieferantenrechnung, Kontoauszug, Steuerarbeitspapier |
| Referenz | Lieferantenrechnung INV-1048 |
| Verantwortlicher Buchhalter | Das dem Engagement zugewiesene Teammitglied |
Nutzen Sie Vorlagen für Metadaten von Ordnern um das Register konsistent zu halten und nützliche Felder als Spalten in Listen anzuzeigen. Automatische Dokumentennummerierung kann eine interne Referenz vergeben. Bewahren Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer des Lieferanten in einem eigenen Feld auf.
Für die Jahresabschlussarbeiten: Bewahren Sie Nachweise, Abschlussentwürfe und fertige Arbeitsergebnisse an festgelegten Orten auf. Weisen Sie Prüfer zu, kontrollieren Sie die zur Freigabe eingereichte Version und nutzen Sie Erinnerungen für die nächste Aktion. Metadaten beschreiben den Datensatz; sie buchen keine Geschäftsvorfälle und berechnen keine Salden.
Steuerung des Client-Zugriffs und Vorbereitung von Unterlagen für die Prüfung
Setzen Sie Zugriffs- und Anmeldevorgaben
Teilen Sie ausgewählte Ordner mit zugewiesenen Mitarbeitern und Mandanten. Folderit bietet verschlüsselte Verbindungen und 256-Bit-verschlüsselte Speicherung. Administratoren können Zwei-Faktor-Authentifizierung vorschreiben und Passwortregeln sowie IP-Einschränkungen konfigurieren über die Sicherheitsrichtlinie.
. Tailor ergänzt detaillierte Berechtigungen und SSO-Optionen. Prüfen Sie das Trust Center gegen die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens.
Geben Sie Prüfern einen definierten Prüfbereich
Teilen Sie ausgewählte Nachweisordner mit benannten Prüfern und richten Sie ein einen Ablaufzeitpunkt für den Zugriff fest, soweit erforderlich. Administratoren können das Audit-Protokoll nach Benutzer, Datum, Bereich oder Aktion filtern und als XLSX, ODS oder CSV exportieren.
Das Beenden einer Freigabeberechtigung ruft heruntergeladene Kopien nicht zurück. Überprüfen Sie bei Beendigung einer Prüfung andere Zugriffswege.
Ihren Aufbewahrungsplan anwenden
Konfigurieren Sie auf Medium und Tailor automatisierte Aufbewahrung für Ordner oder einzelne Dateien. Wählen Sie das Datum, das den Zeitraum beginnt, und die Endaktion: Archivierung in einen Ordner, Verschiebung in den Papierkorb oder dauerhafte Löschung.
Legen Sie Fristen fest, die den anwendbaren Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, einschließlich eventueller Ausnahmen. Eine universelle Aufbewahrungsfrist kann nicht jeden Mandanten, Rechtsraum und Dokumententyp abdecken.
Halten Sie anstehende Arbeiten sichtbar
Legen Sie einmalige oder wiederkehrende Erinnerungen für Benutzer oder Gruppen fest. Workflow-Aufgaben erscheinen auf den Dashboards der Empfänger, während Verwaltungsberichte bei der Prüfung ausstehender Freigaben, fälliger Dokumente und bevorstehender Aufbewahrungsenden helfen.
Der Due Documents-Bericht verwendet die Metadaten des Fälligkeitsdatums. Arbeitsablauf-Fristen werden separat konfiguriert.
Wählen Sie die Einrichtung, die zu Ihrer Praxis passt
Ersetzt Folderit unsere Buchhaltungssoftware?
Folderit verwaltet Dokumente, strukturierte Datensätze und zugehörige Prozesse. Hauptbuch, Rechnungsstellung, Steuerberechnungen und Zahlungen bleiben in den dafür vorgesehenen Buchhaltungswerkzeugen. Nutzen Sie Folderit für die ergänzenden Nachweise und Entscheidungen.
Kann es sich mit unserer Buchhaltungsplattform verbinden?
Folderit bietet eine API und Integrationen über Automatisierungsplattformen wie Zapier und Make an. Eine funktionierende Verbindung hängt von den unterstützten Auslösern und Aktionen in beiden Systemen, der Datenzuordnung und Ihrer Konfiguration ab. Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten und testen Sie die beabsichtigte Übergabe, bevor Sie sich darauf verlassen. Die Zapier-Integration Folderit befindet sich derzeit im öffentlichen Beta-Status.
Welcher Plan umfasst die Buchhaltungsworkflows?
Medium umfasst einfache Freigabe- und Lesebestätigungsworkflows, benutzerdefinierte Metadaten, Nummerierung und Aufbewahrungsautomatisierung. Tailor fügt den Workflow Designer, eForms, Folderit eSign, detaillierte Berechtigungen, SSO und API-Zugriff hinzu. Die Pläne haben definierte Benutzer- und Speicherkontingente, daher prüfen Sie die aktuellen Preise anhand Ihres Bedarfs an Mitarbeitern, Mandantenzugriffen und Workflows.
Können Kunden Dokumente ohne ein Folderit-Konto einreichen?
Das Freigeben von Ordnern für benannte Benutzer erfordert einen registrierten Benutzer. Die Funktion E-Mail-zu-Ordner ermöglicht es einer Person, Dateien an eine aktivierte Intake-Adresse zu senden, ohne sich anzumelden. Ein öffentlicher Freigabelink ist ein anderer Mechanismus: Jeder, der die URL besitzt, kann auf den geteilten Inhalt zugreifen. Verwenden Sie benannte Benutzer, wenn der Zugriff von der Identität abhängen muss.
Können separate Unternehmen eigene Bereiche haben?
Geschäftssubkonten haben ihre eigenen Abschnitte, Teammitglieder, Administratoren und Gruppen. Die Suche läuft in jedem Unteraccount separat. Entscheiden Sie, ob Client-Ordner in einem Account oder in separaten Unteraccounts besser Ihren administrativen Grenzen entsprechen.
Kann Folderit auf unserer eigenen Infrastruktur gehostet werden?
Neben dem Cloud-Dienst ist eine On-Premises-Bereitstellung ist verfügbar. Besprechen Sie Hosting, Betriebsverantwortung und alle Anforderungen für eine dedizierte Umgebung mit Folderit, bevor Sie die Bereitstellung wählen.
Testen Sie ein Mandat in Folderit
Bringen Sie eine Beispiel-Client-Mappe und einen Review-Prozess mit. Wir zeigen, wie Sie Dokumente sammeln, Zugriffe zuweisen, Entscheidungen festhalten und Beweise wiederfinden.