Softver za upravljanje politikama
Držite pravilnike organizovanim, usmeravajte promene na odobravanje i pogledajte ko je potvrdio čitanje dokumenata koje treba pročitati.
Folderit kombinuje softver za upravljanje pravilnicima sa svakodnevnim upravljanjem dokumentima. Odgovorne osobe mogu raditi s istorijom verzija, podsetnicima za pregled i tokovima odobravanja, dok zaposleni dobijaju zahteve za potvrdu o čitanju i jasno mesto za pronalaženje objavljenih pravilnika.
Od nacrta pravilnika do zabeležene potvrde o čitanju
Sistem za upravljanje pravilnicima povezuje dokument, njegovu odgovornu osobu i povezane radnje. Folderit vam pomaže koordinisati četiri dela tog procesa bez zasebnog niza imejlova za svaki pravilnik.
Pružite odgovornim osobama radni prostor
Čuvajte nacrte u folderu podeljenom s osobama zaduženim za njihovo pisanje i pregled. Koristite istoriju verzija da sve revizije držite zajedno i po potrebi pronađete ranije verzije.
Odvojite biblioteku pravilnika namenjenu zaposlenima od rada na nacrtima. Otpremanje nove verzije čini je trenutnom datotekom; ne čini je automatski odobrenim izdanjem.
Uključite prave osobe u odlučivanje
Pošaljite pravilnik na odobravanje paralelno ili redom. Na primer, pravna služba i HR mogu pregledati nacrt pre nego što rukovodilac odeljenja donese konačnu odluku.
Osobe koje odobravaju mogu prihvatiti, odbiti ili zatražiti pojašnjenje. Uz odgovarajuće postavke toka rada, uspešan završetak može premestiti dokument u drugi folder. Definišite odredište objave i njegove dozvole pre nego što to omogućite.
Zatražite potvrdu o čitanju od zaposlenih
Pokrenite tok potvrđivanja čitanja za odabrane korisnike ili grupe. Primaoci vide zadatak u Folderitu i mogu dobiti imejl obaveštenje, zavisno od svojih postavki obaveštenja.
Otvaraju dokument i biraju „Potvrđeno“. Možete pregledati tok rada kako biste videli ko je pozvan i ko je odgovorio, a zatim podsetiti osobe čiji se odgovor još čeka.
Vratite pravilnik odgovornoj osobi
Postavite podsetnik za pregled s datumom, vremenom, primaocem i porukom. Podsetnici se mogu ponavljati, a dokument može imati nekoliko podsetnika za različite osobe ili datume.
Kada se pravilnik promeni, pregledajte novu verziju i po potrebi pošaljite novi zahtev za potvrdu o čitanju. Automatizacija potvrđivanja čitanja na podešenom folderu može se pokrenuti kada se doda dokument ili nova verzija.
Razlikujte odobrenje i potvrdu o čitanju. Odobrenje beleži odluku o objavi pravilnika. Potvrda o čitanju beleži odgovor primaoca. Sama potvrda ne dokazuje da je neko razumio pravilnik ili završio obuku.
Izradite registar pravilnika koji ljudi zaista mogu koristiti
Organizujte pravilnike prema odeljenju ili temi, a zatim koristite prilagođene metapodatke i predloške foldera za dosledan skup polja. Prikažite korisna polja kao kolone foldera kako bi odgovorne osobe mogle pregledati registar bez otvaranja svake datoteke.
| Polje | Primer i svrha |
|---|---|
| Oznaka pravilnika | HR-014 — dosledna oznaka za pitanja i povezane procedure. |
| Odgovorna osoba | HR menadžer — osoba odgovorna za ažurnost pravilnika. |
| Odeljenje ili publika | Svi zaposleni — namenjena publika, odvojena od stvarnih dozvola deljenja. |
| Datum stupanja na snagu | 1. novembar 2026. — datum kada organizacija namerava da pravilnik stupi na snagu. |
| Datum pregleda | 1. novembar 2027. — datum kada odgovorna osoba treba proceniti treba li ažuriranje. |
| Status pravilnika | Nacrt, na pregledu, objavljen ili zamenjen — oznake koje vaš tim definiše i održava. |
Ovo su predložena polja, a ne automatska pravila objave. Samo dodavanje datuma ili oznake statusa ne objavljuje pravilnik, ne menja dozvole i ne kreira podsetnik. Te radnje podesite zasebno.
Pomozite zaposlenima da pronađu pravi pravilnik
Pretražujte nazive dokumenata, metapodatke i sadržaj podržanih datoteka. Zaposleni može potražiti oznaku pravilnika ili izraz poput „rad na daljinu“, unutar materijala kojima ima dozvolu pristupa.
Zadržite prava uređivanja kod odgovornih osoba
Koristite dozvole kako biste razlikovali urednike pravilnika od čitalaca. Podelite objavljenu biblioteku s odgovarajućim korisničkim grupama, i proveravajte članstvo u grupama kako se osoblje pridružuje, menja timove ili odlazi.
Odgovorite ko je odobrio, ko je potvrdio čitanje i šta se promenilo
Čuvajte zapis toka rada uz pravilnik
Detalji toka rada pokazuju učesnike, odluke i vremenske oznake. Napredak potvrđivanja čitanja pokazuje pozvane primaoce i dovršene odgovore, uz sažetak koji možete preuzeti za svoju evidenciju.
Proverite status zadatka u odnosu na odgovarajuću verziju datoteke. Ako se tokom aktivnog odobravanja otpremi novija verzija, postojeće odobrenje ostaje povezano s ranijom verzijom; ne odobrava zamensku datoteku.
Koristite izveštaje za redovni nadzor
Administratori mogu koristiti Kontrolnu ploču i izveštaje za pregled dokumenata koji čekaju odobrenje i izvoz izveštaja. Dnevnik revizije pruža zaseban zapis aktivnosti u sistemu.
Izveštaj Dokumenti s rokom koristi metapodatak Rok dokumenta. Ne izveštava automatski o proizvoljnom prilagođenom Datumu pregleda ili roku toka rada. Odaberite polja i izveštaje koji odgovaraju vašem procesu pregleda.
Primer: ažuriranje pravilnika o radu na daljinu. HR priprema reviziju u prostoru za nacrte, pravna služba je pregleda, a ovlašćena odgovorna osoba objavljuje odobrenu datoteku u biblioteci pravilnika. HR pokreće potvrđivanje čitanja za predviđene zaposlene, proverava nedostajuće odgovore i zakazuje sledeći podsetnik za pregled. Testirajte dozvole i tok rada s malom grupom pre primene u celoj kompaniji.
Pitanja o upravljanju pravilnicima u Folderitu
Kako je ovo bolje od zajedničkog foldera i imejla?
Zajednički folder ljudima pruža mesto za čuvanje pravilnika. Folderit tim datotekama dodaje odluke o odobravanju, zahteve za potvrdu o čitanju, istoriju verzija i podsetnike. Odgovorne osobe mogu proveriti napredak uz dokument umesto usklađivanja odgovora iz imejl sandučića i tabela.
Koji plan uključuje odobravanje pravilnika i potvrde o čitanju?
Medium uključuje jednostavne tokove odobravanja i potvrđivanja čitanja, prilagođene metapodatke i automatsko čuvanje. Tailor dodaje dizajner tokova rada za naprednije procese, detaljne dozvole, SSO i druge funkcije. Svaki plan ima definisan broj korisnika i prostor za skladištenje; proverite aktuelne planove prema veličini svog tima i zahtevima toka rada.
Mogu li se odobravanje i potvrđivanje čitanja odvijati kao jedan proces?
Da. Folderit podržava višefazne tokove rada koji kombinuju metode, poput odobravanja nakon kojeg sledi potvrda o čitanju. U planu Tailor, dizajner tokova rada omogućava povezivanje koraka i definisanje postupanja nakon uspeha, neuspeha ili isteka vremena. Podesite i testirajte put objave kako odbijeni nacrt ne bi bio poslat zaposlenima.
Može li pravilnik zahtevati elektronski potpis?
Da, potpisivanje može biti deo procesa pravilnika kada vaša organizacija to zahteva. Folderit eSign uključen je u Tailor. Odaberite treba li zadatku odobrenje, potvrda o čitanju ili potpis prema dokazima koje trebate prikupiti.
Hoće li nas softver učiniti usklađenim?
Folderit podržava dokumentovan proces pravilnika uz kontrole pristupa, zapise tokova rada i podsetnike za pregled. Usklađenost i dalje zavisi od sadržaja vaših pravilnika, primenjivih zahteva, obuke osoblja i načina provođenja procesa. Za širi program kontrole dokumenata pogledajte ISO kontrolu dokumenata.
Počnite s jednim pravilnikom i njegovom stvarnom publikom
Donesite pravilnik, njegove korake odobravanja i osobe koje trebaju potvrditi čitanje. Pokazaćemo kako organizovati registar, podesiti tok rada i proveriti nastale zapise u Folderitu.