Rešenje za elektronski potpis
Odobravajte, potpisujte i upravljajte dokumentima na jednom mestu. Folderit eSign povezuje elektronske potpise s ljudima, odlukama i zapisima koji ih prate.
Pošaljite dokumente kolegama, klijentima ili dobavljačima i odaberite ko prvi potpisuje. Spoljni primaoci mogu pregledati i potpisati dokument u svom pregledniku bez kreiranja Folderit računa.
Neograničeni izvorni eSign potpisi u planu Tailor. Bez dodatne naknade po potpisu. Pogledajte planove.
Zašto timovi biraju Folderit eSign
Odobravanje pre potpisivanjaKombinujte interni tok odobravanja s elektronskim potpisivanjem. Rukovodilac nabavke može proveriti ugovor s dobavljačem pre nego što stigne do ovlašćenih potpisnika. Odluke ostaju povezane s dokumentom.
Predvidljivi troškovi potpisivanjaPlan Tailor uključuje neograničene izvorne eSign potpise, bez dodatne naknade za svaki prikupljeni potpis. To pomaže kada su ugovori i dokumentacija zaposlenih deo svakodnevnog rada. Vaša pretplata zavisi od konfiguracije plana koju odaberete.
Jednostavno za spoljne primaoceKlijenti i dobavljači dobijaju bezbednu pozivnicu imejlom. Mogu čitati i potpisivati u pregledniku, bez Folderit računa, zasebnog računa kod pružaoca usluge potpisivanja ili posebne opreme za potpisivanje.
Zapis koji možete pronaći i kasnijePotpisani dokument i istorija njegovog toka rada ostaju zajedno. Pregledajte učesnike, komentare i vremenske oznake te podesite premeštanje dovršenih datoteka u odabrani folder nakon uspešnog toka rada.
Od dokumenta do potpisanog zapisa
- Pripremite zahtev. Otvorite dokument, pokrenite Folderit eSign i dodajte primaoce. Uključite kratku uputu i odaberite mogu li videti metapodatke i povezane stavke. Mogućnost potpisivanja postaje dostupna kada je pregled dokumenta spreman.
- Odaberite redosled potpisivanja. Koristite paralelno potpisivanje da pozovete sve odjednom, serijsko potpisivanje kada jedna osoba mora potpisati pre sledeće ili prilagođene faze kako biste kombinovali grupe primalaca u definisanom redosledu.
- Pregledajte, potpišite i pratite napredak. Primaoci otvaraju pozivnicu, odabiru stranicu, postavljaju potpis i biraju Potpiši. Mogu i zatražiti pojašnjenje, komentarisati ili odbiti zahtev. Vi pratite napredak u detaljnom prikazu dokumenta i čuvate dovršenu datoteku s njenom istorijom.
Registrovani korisnici mogu pronaći zahteve i među svojim Folderit zadacima. Pogledajte vodič za postavljanje eSigna za detaljne postavke.
Uključite potpisivanje u svakodnevni rad
Podesite proces prema odgovornostima u vašoj organizaciji. Na primer:
Ugovori s dobavljačimaNeka nabavka pregleda ugovor, a zatim pozovite dobavljača i direktora potrebnim redosledom. Nakon uspešnog potpisivanja premestite datoteku u folder ugovora s dobavljačima, a prateće dokumente zadržite povezane s njom.
Dokumenti zaposlenihNeka HR pripremi dokument i organizuje interno odobravanje pre nego što ga potpišu zaposleni i predstavnik poslodavca. Sačuvajte dovršenu datoteku uz odgovarajuće dozvole foldera zaposlenog. Istražite upravljanje dokumentima ljudskih resursa za širi proces.
Ugovori s klijentima i prihvatanje projekataPonovo koristite tok potpisivanja za ugovore ili projektnu dokumentaciju koji se ponavljaju. Dajte klijentu jasnu uputu o tome šta prihvata. Rešite zahteve za pojašnjenje pre završetka, čuvajući komentare i istoriju potpisivanja uz dokument.
Postavite proces koji možete ponavljati
Predlošci tokova rada čuvaju primaoce, redosled potpisivanja, upute i postavke vidljivosti. Koristite ih kada vaš tim treba svesno pokrenuti svaki zahtev. Za datoteke koje su već spremne za potpisivanje, automatizacija na nivou foldera može pokrenuti unapred definisan tok potpisivanja svaki put kada se nova datoteka doda u podešeni folder.
Za širi proces, dizajner tokova rada kombinuje potpisivanje s uslovima, odobravanjima, potvrdama o čitanju i premeštanjem datoteka. Ugovor može proći odobravanje rukovodstva, zatim potpisivanje i nakon uspešnog završetka preći u arhivski folder. Možete podesiti i šta se dešava ako zadatak ne uspe ili mu istekne rok. Saznajte više o automatizaciji tokova rada s dokumentima.
Neka pravila pristupa budu deo tog podešavanja. Odaberite koje metapodatke i povezane stavke primaoci mogu videti te koristite dozvole dokumenata i foldera za kontrolu pristupa unutar DMS-a. Folderit pruža šifrirane veze, 256-bitno šifrirano skladištenje, dvofaktorsku autentifikaciju i tragove revizije. Pregledajte bezbednosne kontrole i Centar poverenja za detalje.
Pre početka
Koji plan uključuje neograničene potpise?
Plan Tailor uključuje neograničene izvorne Folderit eSign potpise bez dodatnog troška po potpisu. Proverite aktuelne planove za konfiguraciju korisnika i prostora za skladištenje te druge uključene funkcije.
Trebaju li klijenti i dobavljači račun?
Ne. Spoljni primaoci mogu otvoriti bezbednu pozivnicu imejlom i potpisati u svom pregledniku bez registracije na Folderit.
Možemo li koristiti drugu metodu potpisivanja?
Folderit podržava i integraciju s DocuSignom i eID elektronske potpise. To su zasebne metode sa svojim zahtevima. Neograničeni izvorni Folderit eSign ne uključuje pretplatu na potpisivanje kod treće strane.
Kako odabrati odgovarajuću metodu?
Utvrdite o kojim dokumentima i državama je reč te koji standard provere identiteta ili potpisa je potreban. Razmotrite te zahteve sa svojim pravnim timom ili timom za usklađenost, a zatim s Folderitom potvrdite odgovarajuću metodu. Izvorni eSign i eID potpisivanje ne treba smatrati međusobno zamenjivim.
Možemo li prvo testirati proces?
Da. Iskoristite 14-dnevni besplatni probni period da isprobate primer dokumenta, interno odobravanje, spoljnog potpisnika i željeni redosled potpisivanja. Proverite gde dovršena datoteka treba biti sačuvana. Za procese koji obuhvataju više odeljenja ili posebne zahteve potpisivanja, zatražite demonstraciju.
Isprobajte svoj sledeći tok potpisivanja u Folderitu.