Jednostavno upravljanje ugovorima
Jednostavan softver za upravljanje ugovorima
Funkcije upravljanja ugovorima
Bezbedno spremište ugovora — oblak, namenska instanca ili vlastita infrastruktura
Napredni OCR za skenirane ugovore
Trenutna pretraga ugovora i klauzula
Generisanje ugovora, izrada nacrta i elektronski potpisi
Jedinstven izvor istine za svaki ugovor
Mobilni pregled i odobravanje ugovora
Detaljne dozvole za ugovore i tragovi revizije
Automatizovano čuvanje ugovora i kontrola obnove
Jedno jedinstveno bezbedno spremište
Folderitov softver za upravljanje ugovorima centralizuje sve vaše ugovore u jednom bezbednom spremištu i prirodno se povezuje s Microsoftom 365 / Officeom 365. Generišite nacrte ugovora pomoću Folderit Document Generatora, pišite i uređujte u poznatim Office alatima, dok Folderit upravlja kontrolom verzija, odobravanjima i pravno obavezujućim elektronskim potpisima putem Folderit eSigna ili DocuSigna radi besprekornog iskustva od početka do kraja. Naša platforma podržava celi životni ciklus ugovora — od prijema i generisanja ugovora do pregovora, potpisivanja, skladištenja i obnove — uz prilagodljive tokove rada, metapodatke i tragove revizije. Zbog toga je Folderit idealan izbor za organizacije koje žele jednostavno, usklađeno postupanje s ugovorima bez teškog, složenog uvođenja CLM-a. Uz Folderit Generator dokumenata, timovi mogu pretvoriti strukturisane podatke e-obrazaca ili zahteva za ugovor u dosledne PDF i DOCX nacrte ugovora iz višekratno upotrebljivih predložaka. To je naročito korisno za sporazume o poverljivosti, opise posla, ugovore o radu, ugovore s dobavljačima, ugovore o uslugama i druge dokumente koji se ponavljaju i trebaju slediti odobreni tekst i brendiranje.
Tipičan tok kreiranja ugovora u Folderitu izgleda ovako:
- Dodela odgovorne osobe za ugovor (voditelja projekta / tima) koja vodi proces
- Prikupljanje zahteva i komercijalnih / pravnih uslova od svih strana
- Provođenje dubinske provere i prilaganje prateće dokumentacije
- Generisanje ili izrada nacrta ugovora iz odobrenog predloška i definisanje uslova, klauzula i obaveza
- Usmeravanje nacrta na interni pregled i odobravanja putem tokova rada
- Uključivanje povratnih informacija i praćenje izmena uz potpunu istoriju verzija
- Slanje ugovora na elektronsko potpisivanje (Folderit eSign ili DocuSign)
- Arhiviranje potpisanog ugovora s metapodacima, dozvolama, pravilima čuvanja i upozorenjima za ključne datume, poput obnova ili isteka
Moćna kontrolna ploča za upravljanje ugovorima
Folderitova kontrolna ploča za upravljanje ugovorima drži svaki ugovor u rokovima. Postavite rokove za preglede, odobravanja, i obnove, te koristite ponavljajuće podsetnike kako važne prekretnice nikada ne bi bile propuštene. Obaveštenja vas upozoravaju kada se dogodi nešto važno — ugovor je ažuriran, korak toka rada završen ili se rok približava — tako da uvek znate status svakog ugovora. Folderit omogućava obogaćivanje svakog ugovora i nacrta metapodacima poput ugovorne strane, vrste ugovora, vrednosti, odgovorne osobe, jurisdikcije i datuma obnove. Možete dodati vlastita prilagođena polja metapodataka koja odgovaraju vašoj internoj strukturi ili potrebama izveštavanja. U kombinaciji s pretragom uz OCR, to olakšava pronalaženje pravog ugovora prema bilo kojem detalju, čak i kada se informacije nalaze unutar skeniranih PDF-ova ili slikovnih dokumenata. Pretragu dodatno unapređuje Folderitovo povezivanje dokumenata. Možete povezati srodne stavke — na primer, okvirni ugovor s njegovim sporazumima o poverljivosti, opisima posla i fakturama — tako da pronalaženje jednog ugovora donosi celi kontekst. Pre obnove, ponovnih pregovora ili raskida ugovora, vaš tim ima sve prateće dokumente udaljene jedan klik.
Šta kažu naši korisnici
Folderit pojednostavljuje kreiranje ugovora
Konačni ugovor prolazi kroz brojne iteracije, od blagih do drastičnih. Folderit vam omogućava čuvanje verzija kako se dokument razvija. Svaka sačuvana verzija nosi objedinjene metapodatke koji se po potrebi mogu prenositi s dokumentom. Tako, ako se uslovi ugovora stalno menjaju, u svom sistemu za upravljanje ugovorima imate pri ruci spisak svih prethodnih verzija.
Generišite ugovore iz višekratno upotrebljivih predložaka
Folderit Generator dokumenata pomaže timovima kreirati dosledne nacrte ugovora iz strukturisanih e-obrazaca ili podataka zahteva i višekratno upotrebljivih predložaka dokumenata. Umesto kopiranja detalja u stare datoteke, jednom pripremite odobreni predložak i koristite ga za generisanje sporazuma o poverljivosti, ugovora s dobavljačima, ugovora o radu, opisa posla, ugovora s klijentima i drugih ugovornih dokumenata koji se ponavljaju.
Generisani ugovori mogu se sačuvati direktno u Folderitu, preuzeti kao PDF ili DOCX ili poslati imejlom iz sistema. Nakon skladištenja ostaju u istom kontrolisanom okruženju za metapodatke, istoriju verzija, odobravanja, elektronsko potpisivanje, trag revizije, čuvanje i bezbedno dugoročno skladištenje.
Jedna od najvećih prepreka pri kreiranju ugovora jeste saglasnost svih učesnika s uslovima. Izazov je u tome što svaki saradnik ili učesnik ima vlastite izmene i povratne informacije. Održavati usklađenost svih tokom više istovremenih izmena može biti teško. Folderit razume i uvažava celi taj proces te omogućava svim učesnicima da daju odobrenje odjednom ili hijerarhijski. To može pojednostaviti i kreiranje i konačno odobravanje ugovora. Ako neko želi vratiti dokument s povratnim informacijama, to može učiniti unutar Folderita. Folderit omogućava i postavljanje automatskih tokove odobravanja i izvornih tokova elektronskog potpisivanja uz integraciju s DocuSignom kako bi se proces odobravanja i potpisivanja dodatno pojednostavio. Folderit ima čak i trag revizije funkciju koja beleži koji je korisnik pristupio kojoj datoteci i kada. To može biti ključan alat za osiguravanje usklađenosti i proveru je li određeni korisnik zaista pročitao datoteku ili joj pristupio.
Bezbedan i zaštićen softver za upravljanje ugovorima
Postizanje prijateljskog dogovora između dve ili više strana uključuje određeni stepen ranjivosti i izloženosti riziku. Najveći izazov pri postupanju s osetljivim informacijama kompanije jeste postizanje prave ravnoteže između bezbednosti i dostupnosti. Podatke morate zaštititi od neovlašćenog pristupa, a istovremeno osigurati da prave osobe mogu brzo doći do njih kada im zatrebaju. Folderit ovu ravnotežu rešava višestrukim slojevima zaštite. Sav sadržaj zaštićen je 256-bitnom enkripcijom bankarskog nivoa, standardom toliko snažnim da bi čak i najnaprednijem superračunaru trebale milijarde godina da ga probije. Svaki prenos podataka u sistem i iz njega zaštićen je Secure Socket Layer (SSL) enkripcijom, čuvajući informacije od presretanja. Za još veću kontrolu, upravljanje pristupom prema IP adresi omogućava vam precizno definisanje mreža kojima je dozvoljeno povezivanje, blokirajući sve pokušaje prijave izvan odobrenih lokacija. Čak i kada bi takva bezbednost bila moguća na ličnom uređaju za skladištenje, on je i dalje podložan fizičkom oštećenju. Folderit čuva sadržaj na tri različite, jednako bezbedne lokacije, pa je spreman za pristup čak i u slučaju katastrofe. Najbolje od svega je što mu možete lako pristupiti s bilo kojeg pametnog uređaja povezanog na internet. Biće jednako dostupan s najmodernijeg superračunara kao i s pametnog telefona srednje klase, pod uslovom da imate odgovarajuće podatke za prijavu.
Česta pitanja
Softver za upravljanje ugovorima pojednostavljuje kreiranje, odobravanje, skladištenje, praćenje i obnovu ugovora. Folderit pomaže kompanijama bezbedno upravljati celim životnim ciklusom ugovora u oblaku, osiguravajući da uvek znate gde su ugovori sačuvani, ko ima pristup i kada nastupaju ključni datumi ili odobravanja.
Da. Folderit uključuje prilagodljive tokove odobravanja i automatske podsetnike za rokove, obnove i datume isteka. To osigurava da ugovori nikada ne isteknu nezapaženo i održava vaše interne procese doslednim i usklađenim.
Folderit koristi enkripciju bankarskog nivoa, detaljnu kontrolu pristupa, tragove revizije i višefaktorsku autentifikaciju kako bi vaši ugovori bili potpuno zaštićeni. Možete kontrolisati ko šta vidi, pratiti svaku radnju na dokumentu i ispuniti stroge zahteve usklađenosti.
Apsolutno. Folderit omogućava kontrolu verzija, komentarisanje, označavanje metapodacima i kontrolisano deljenje kako bi timovi sarađivali bez gubitka pregleda revizija. Spoljni partneri takođe mogu bezbedno pristupati dokumentima putem vremenski ograničenih linkova ili linkova zasnovanih na dozvolama.
Da. Folderit se integriše s Microsoft Officeom, DocuSignom i različitim alatima za automatizaciju. Možete koristiti i naš API za povezivanje Folderita s internim sistemima ili tokovima rada, osiguravajući nesmetan proces odobravanja i skladištenja ugovora u celoj organizaciji.
Da. Folderit Generator dokumenata može kreirati PDF ili DOCX nacrte ugovora iz višekratno upotrebljivih predložaka i strukturisanih podataka e-obrazaca ili zahteva. Timovi mogu standardizovati sporazume o poverljivosti, opise posla, ugovore o radu, ugovore s dobavljačima i druge dokumente koji se ponavljaju, a zatim upravljati generisanom datotekom u Folderitu uz metapodatke, tokove rada, elektronske potpise, trag revizije, čuvanje i bezbedno skladištenje.
