Softver za generisanje dokumenata
Kreirajte PDF i Word dokumente iz podataka koje vaš tim već prikuplja.
Folderit Generator dokumenata pretvara popunjeni e-obrazac u dokument pomoću vašeg ponovo upotrebljivog predloška. Pripremite ugovore, pisma, potvrde i izveštaje s doslednim formulacijama i brendom, a završene datoteke zadržite u istom sistemu za pregled, potpisivanje i skladištenje.
Vaš predložak + vrednosti obrasca → PDF ili Word dokument koji se može uređivati. Pogledajte postupak u nastavku.
Zašto generisati dokumente u Folderitu?
Prestanite ponovo unositi iste podatkeImena, adrese, datumi i druge vrednosti dolaze iz zapisa popunjenog e-obrasca. Rezervisana mesta ih umeću tamo gde pripadaju u dokumentu, smanjujući ručno kopiranje koje može ostaviti staro ime klijenta ili datum u novoj datoteci.
Održavajte dosledne formulacije i rasporedVaš predložak definiše tekst, logotip, tabele i raspored stranice. Osoba koja generiše dokument dostavlja vrednosti putem obrasca i bira izlaz, umesto ponovne izrade dokumenta svaki put.
Koristite jedan zapis za različite dokumenteS e-obrascem može biti povezano više predložaka dokumenata. Na primer, pripremite ugovor s klijentom i zaseban sažetak o klijentu, pa oba generišite iz istog popunjenog zapisa.
Upravljajte sledećim koracimaSačuvajte generisanu datoteku u Folderitu kako biste koristili dozvole, istoriju verzija, tragove revizije i tokove rada. Dokument može nastaviti kroz pregled ili potpisivanje bez premeštanja u drugi sistem za upravljanje dokumentima.
Od podataka obrasca do gotovog dokumenta
- Odaberite informacije koje želite prikupiti. Kreirajte ili odaberite Folderit e-obrazac s poljima poput imena klijenta, adrese, kontakt osobe i uslova plaćanja. Svaki popunjeni obrazac stvara zapis s tim vrednostima.
- Pripremite predložak dokumenta. Kreirajte ODT datoteku u LibreOffice Writeru ili drugom uređivaču koji čuva ODT. Dodajte tekst, brend i rezervisana mesta kopirana tačno s Folderitove liste Dostupna polja obrasca.
- Povežite predložak i odaberite formate. U odeljku Administratorski alati → Predlošci obrazaca dodajte predložak dokumenta odgovarajućem e-obrascu. Otpremite ODT, postavite obrazac naziva datoteke i uključite PDF, DOCX ili oboje. Za ovo postavljanje potreban je administratorski pristup.
- Generišite i proverite rezultat. Otvorite popunjeni zapis i odaberite Generiši PDF ili Generiši DOCX. Folderit umeće vrednosti zapisa u predložak. Koristite dostupne opcije za čuvanje rezultata u Folderitu, preuzimanje ili slanje imejlom iz sistema.
Jednostavan primerZamislite zapis o klijentu s nazivom „Northfield Studio” i rokom plaćanja od 30 dana.
Predložak: Ovaj ugovor zaključuje se s {{ client_name }}. Rok plaćanja je {{ payment_terms }} dana.
Generisani tekst: Ovaj ugovor zaključuje se s Northfield Studio. Rok plaćanja je 30 dana.
Ilustrativne vrednosti. Koristite tačna rezervisana mesta za vlastiti e-obrazac. Rezervisana mesta polja možete koristiti i u generisanom nazivu datoteke.
Naš vodič za postavljanje generisanja dokumenata obuhvata postavke predložaka, rezervisana mesta polja i rešavanje problema.
Šta vaš tim može generisati?
Počnite dokumentom čija struktura uglavnom ostaje ista, dok se imena, datumi i drugi detalji menjaju. Ovo su primeri koje možete konfigurisati:
Ugovori s klijentimaPrikupite ime ili naziv klijenta, registracijski broj, adresu, kontakt podatke i uslove plaćanja. Generišite ugovor pomoću formulacija koje je pripremio vaš tim, pa organizujte pregled pre potpisivanja. Pogledajte generisanje ugovora iz obrazaca zahteva.
HR pisma i dokumenti za uvođenje u posaoKoristite polja poput imena zaposlenog, naziva pozicije, odeljenja i datuma početka za pripremu ponude zaposlenja ili dokumenta za uvođenje u posao. Rezultat sačuvajte s odgovarajućim dozvolama mape zaposlenog. Istražite automatizaciju dokumenata za uvođenje zaposlenih.
Potvrde o obuciPrikupite ime učesnika, kurs, datum završetka i referencu potvrde. Generišite brendirani PDF pomoću svog rasporeda potvrde. Tim odgovoran za obuku potvrđuje završetak; predložak pruža dokument. Pogledajte generisanje PDF potvrda.
Izveštaji o incidentima i interne prijavePretvorite strukturisani zapis događaja, lokacije, datuma, odgovorne osobe i opisa u dosledan izveštaj. Zaseban predložak može prikazati odabrane vrednosti kao interni sažetak, koristeći isti izvorni zapis.
Zadržite generisanu datoteku u svom toku rada
Generisanje dokumenta je jedan korak. Nacrt ugovora možda još treba odobravanje; HR pismu može trebati potpis. Nakon čuvanja u Folderitu, datoteka postaje upravljani dokument koji može ući u tokove pregleda i odobravanja ili u proces elektronskog potpisivanja.
Odaberite ko može pristupiti datoteci, zadržite istoriju verzija i pregledajte aktivnosti putem traga revizije. Primenite postavke deljenja i čuvanja primerene zapisu. Ove kontrole konfigurišu se kao deo procesa upravljanja dokumentima; samo generisanje datoteke ne odobrava je niti potpisuje.
Testirajte celi postupak uzorkom zapisa. Generišite svaki format koji planirate koristiti, proverite jesu li rezervisana mesta zamenjena i pregledajte prelome stranica, tabele i nazive datoteka. Zatim testirajte skladištenje, imejl ili planirani naredni tok rada. Pregledajte dostupne pakete i bezbednosne kontrole pri izboru postavki.
Pre nego što počnete
Možemo li generisati i PDF i Word dokumente?
Da. U postavkama predloška omogućite PDF, DOCX ili oboje. PDF je koristan za distribuciju, a DOCX daje Word dokument koji možete uređivati. Korisnici vide opcije generisanja omogućene za taj predložak.
Možemo li otpremiti Word dokument kao predložak?
Predložak otpremljen u Folderit mora biti ODT datoteka. Pripremite ga u uređivaču koji može sačuvati ODT i proverite raspored i rezervisana mesta pre otpremanja. DOCX je izlazni format, a ne format predloška koji koristi ovo postavljanje.
Stvara li slanje obrasca automatski dokument?
U dokumentovanom toku rada slanje e-obrasca stvara zapis. Korisnik zatim otvara zapis i bira Generiši PDF ili Generiši DOCX. Slanje obrasca i generisanje dokumenta odvojeni su koraci.
Možemo li iz jednog obrasca kreirati više tipova dokumenata?
Da. Povežite više predložaka dokumenata s e-obrascem, pa odaberite odgovarajući pri generisanju iz popunjenog zapisa. Svaki predložak ima svoj raspored, obrazac naziva generisane datoteke i dostupne izlazne formate.
Šta ako polje nedostaje ili raspored izgleda pogrešno?
Proverite ima li izvorno polje vrednost i odgovara li rezervisano mesto tačno Folderitovoj listi Dostupna polja obrasca. Rezervisana mesta moraju ostati u jednom komadu. Kod problema s rasporedom pojednostavite ODT predložak i proverite oba izlazna formata. Vodič za postavljanje uključuje kontrolnu listu testiranja i korake rešavanja problema.
Počnite dokumentom koji vaš tim kreira svake nedelje.