Uma política de retenção de documentos define quais registros sua organização mantém, por que os mantém, por quanto tempo permanecem necessários e quem autoriza o descarte. A política define as regras; um tabela de temporalidade os aplica a categorias de registros individuais.
O modelo é um ponto de partida para trabalhar com os responsáveis pelos registros, pelo jurídico, pela privacidade e pelas áreas de negócio. Ele não determina um prazo universal. Após aprovar a política, veja como implementar a retenção em um sistema de gestão documental.
Modelo de política de retenção de documentos
Objetivo e escopo
Defina as entidades comerciais, locais, categorias de registros e sistemas cobertos. Inclua registros em papel, e-mail, unidades compartilhadas, aplicativos em nuvem, arquivos exportados e cópias relevantes em dispositivos. Identifique a cópia oficial quando existirem registros em vários lugares.
Responsabilidades
Defina o responsável pela política, quem a aprova e os responsáveis por cada categoria de registro. Especifique quem mantém a tabela de temporalidade, configura o sistema, analisa exceções e autoriza o descarte. Indique um contato para dúvidas e possíveis erros.
Tabela de temporalidade
Preencha uma linha para cada categoria. Os exemplos indicam questões a resolver; não estabelecem prazos legais de retenção.
Deslize a tabela para os lados para comparar as quatro colunas.
| Categoria de registro | Evento inicial a definir | Fundamento a verificar | Responsável e destinação final |
|---|---|---|---|
| Registros financeiros e fiscais | O evento de registro, relatório ou transação relevante. | Regras fiscais e contábeis aplicáveis na jurisdição. | Financeiro; revisão ou descarte aprovado. |
| Contratos | Expiração, rescisão ou outro evento definido. | Requisitos contratuais, prazos prescricionais e regras setoriais. | Jurídico ou responsável pelo contrato; revisão antes do descarte. |
| Registros de emprego | O evento do registro específico, como o fim do emprego. | Requisitos de emprego, folha de pagamento e privacidade. | RH; revisão e descarte restritos. |
| Políticas e aprovações | Substituição, retirada ou encerramento do processo relevante. | Necessidades de comprovação da atividade e regras setoriais aplicáveis. | Responsável pela política; arquivamento ou descarte controlado. |
Em cada linha, registre o prazo, seu evento inicial, a jurisdição, a fonte e a data da consulta, a justificativa de negócio, o local de armazenamento, as exceções, a aprovação e a próxima revisão. Separe o mínimo legal de uma decisão justificada de guardar por mais tempo.
Preservação e exceções
Defina como uma ordem de preservação é emitida, registrada, aplicada e encerrada. Identifique os registros e seus responsáveis em todos os sistemas. Explique como suspender o descarte normal, quem pode aprovar exceções e como revisar os casos pendentes.
Descarte e evidências
Descreva o processo de aprovação e descarte seguro para cada mídia. Definir as evidências retidas após o descarte e o tratamento de duplicatas, exportações e backups. Especifique como uma exclusão incorreta é relatada e como a restauração é controlada.
Treinamento e manutenção
Torne a política acessível aos funcionários e prestadores de serviços que lidam com registros. Defina um intervalo de revisão e exija uma revisão após alterações legais, contratuais, organizacionais ou de sistema relevantes. Registre a aprovação da política e o histórico de versões.
Escolha os períodos das regras aplicáveis
Nomes como GDPR, HIPAA ou legislação tributária não são cronogramas de retenção intercambiáveis. Determine se uma regra se aplica à organização e ao registro específico. Peça ao responsável legal ou ao proprietário dos registros para resolver conflitos antes de definir o descarte automático.
A orientação GDPR da Comissão Europeia (em inglês) explica que a retenção de dados pessoais deve refletir a finalidade e as obrigações legais, com limites de revisão ou eliminação. “Mantenha tudo para sempre” não é uma solução de uso geral.
A orientação do IRS sobre registros fiscais (Estados Unidos, em inglês) mostra como os prazos variam entre situações tributárias nos EUA. Um prazo de sete anos citado nessa orientação não vale automaticamente para todos os documentos empresariais ou países.
14 pontos para revisar a política
- Escopo: todas as entidades, locais e formatos de registro relevantes são nomeados.
- Inventário: a equipe sabe onde residem os registros e cópias oficiais.
- Responsáveis: cada categoria de registro tem um responsável da área de negócio.
- Jurisdição: cada linha da tabela identifica o contexto jurídico aplicável.
- Fontes: as obrigações são documentadas com fonte e data de revisão.
- Evento inicial: a contagem de cada prazo começa em um evento sem ambiguidade.
- Durações: o período escolhido tem justificativa aprovada.
- Privacidade: a retenção desnecessária de dados pessoais é questionada.
- Preservação: as ordens de preservação e exceções abrangem todas as cópias relevantes.
- Permissões: somente pessoas autorizadas podem alterar regras ou descartar registros.
- Descarte: aprovação, método e evidências são definidos.
- Backups e dispositivos: a expiração e a restauração da cópia são abordadas.
- Treinamento: os usuários sabem classificar registros e reportar problemas.
- Revisão: há responsável, periodicidade e eventos que exigem atualizar a política.
Coloque a política aprovada em operação
O Folderit ajuda a organizar registros com pastas e metadados, controlar acessos, solicitar aprovação de políticas ou confirmação de leitura e aplicar ações de retenção configuradas. Mantenha a tabela aprovada separada dos ajustes do software para vincular cada regra ao seu fundamento.
Para conhecer as etapas práticas, incluindo campos de data de início, herança de pastas e exceções de arquivos, siga nosso guia de implementação de retenção de documentos. Verifique o resultado com um pequeno conjunto de testes antes de ativar amplas ações automatizadas.
Para a configuração Folderit, o guia de automação de retenção descreve as datas de início e as ações de término. Nos planos públicos atuais, a automação de retenção está disponível em Medium e Tailor. Verifique o escopo do item e da pasta, o campo de data escolhido e quaisquer exceções no nível do arquivo antes da ativação. Uma regra de pasta não configura automaticamente uma regra de subpasta separada.
Não presuma que uma instrução de preservação suspende automaticamente todas as regras de software. Identifique os registros afetados, controle suas configurações de retenção e acesso, registre a exceção e teste se o descarte normal não pode removê-los. Aplique o processo aprovado a outros sistemas, exportações e backups também.
