Firma electrónica para documentos y contratos
Apruebe, firme y administre documentos en un solo lugar. Folderit eSign conecta las firmas electrónicas con las personas, las decisiones y los registros que las rodean.
Envía documentos a compañeros, clientes o proveedores y elige quién firma primero. Los destinatarios externos pueden revisar e iniciar sesión en su navegador sin crear una cuenta Folderit.
Firmas eSign nativas ilimitadas en el plan Tailor. Sin cargo adicional por firma. Ver planos.
Por qué los equipos eligen Folderit eSign
Aprobación antes de firmarCombinar un interno flujo de trabajo de aprobación con firma electrónica. Un gerente de compras puede verificar un acuerdo de proveedor antes de que llegue a los firmantes autorizados. Las decisiones permanecen conectadas al documento.
Costos de firma predeciblesEl plan Tailor incluye firmas nativas eSign ilimitadas, sin cargo adicional por cada firma recopilada. Eso ayuda cuando los acuerdos y el papeleo de los empleados forman parte de la jornada laboral. Su suscripción depende de la configuración del plan que elija.
Fácil para destinatarios externosLos clientes y proveedores reciben una invitación segura por correo electrónico. Pueden leer e iniciar sesión en un navegador, sin una cuenta Folderit, una cuenta de proveedor de firma separada o hardware de firma especial.
Un disco que podrás encontrar después.El documento firmado y su historial de flujo de trabajo permanecen juntos. Revise los participantes, los comentarios y las marcas de tiempo, y configure los archivos completados para moverlos a una carpeta elegida después de un flujo de trabajo exitoso.
Del documento al registro firmado
- Prepara la solicitud. Abra su documento, inicie Folderit eSign y agregue los destinatarios. Incluya una breve instrucción y elija si pueden ver metadatos y elementos relacionados. La opción de firma estará disponible una vez que la vista previa del documento esté lista.
- Elija el orden de firma. Uso paralelo firmando para invitar a todos juntos, de serie firmar cuando una persona debe firmar antes que la siguiente, o etapas personalizadas para combinar grupos de destinatarios en una secuencia definida.
- Revisar, firmar y seguir el progreso. Los destinatarios abren la invitación, seleccionan la página, colocan su firma y eligen Firmar. También podrán solicitar aclaraciones, comentarios o rechazar la solicitud. Sigue el progreso en la vista detallada del documento y conserva el archivo completo con su historial.
Los usuarios registrados también pueden encontrar solicitudes en sus tareas Folderit. Ver el guía de configuración eSign para la configuración detallada.
Incorpora la firma a tu trabajo diario
Configure el proceso en torno a las responsabilidades de su organización. Por ejemplo:
Acuerdos con proveedoresHaga que el departamento de compras revise el acuerdo y luego invite al proveedor y a su director en el orden requerido. Después de firmar exitosamente, mueva el archivo a su carpeta de contratos de proveedores y mantenga los documentos de respaldo vinculados a él.
Documentos de empleadoDeje que RR.HH. prepare el documento y organice la aprobación interna antes de que el empleado y el representante del empleador lo firmen. Almacene el archivo completo con los permisos adecuados de carpeta de empleado. Explorar Gestión de documentos de RR.HH. para el proceso más amplio.
Contratos con clientes y aceptación de proyectos.Reutilice un flujo de trabajo de firma para acuerdos recurrentes o trámites de proyectos. Dé al cliente una instrucción clara sobre lo que está aceptando. Resolver solicitudes de aclaración antes de su finalización, guardando el historial de comentarios y firmas con el documento.
Configura un proceso que puedas repetir
Plantillas de flujo de trabajo guarde los destinatarios, el orden de firma, las instrucciones y la configuración de visibilidad. Úselos cuando su equipo deba iniciar deliberadamente cada solicitud. Para archivos que ya están listos para firmar, automatización a nivel de carpeta puede iniciar un flujo de trabajo de firma predefinido cada vez que se agrega un nuevo archivo a una carpeta configurada.
Para un proceso más amplio, el Diseñador de flujo de trabajo combina firma con condiciones, aprobaciones, confirmaciones de lectura y movimientos de archivos. Un acuerdo puede pasar por la aprobación de la gerencia, proceder a la firma y pasar a una carpeta de archivo después del éxito. También puede configurar qué sucede si una tarea falla o se agota el tiempo de espera. Más información sobre automatización del flujo de trabajo de documentos.
Mantenga las reglas de acceso como parte de esa configuración. Elija qué metadatos y elementos relacionados pueden ver los destinatarios y utilice permisos de documentos y carpetas para controlar el acceso dentro del DMS. Folderit proporciona conexiones cifradas, almacenamiento cifrado de 256 bits, autenticación de dos factores y seguimientos de auditoría. Revisa el controles de seguridad y Centro de confianza para más detalles.
Antes de empezar
¿Qué plan incluye firmas ilimitadas?
El plan Tailor incluye firmas nativas Folderit eSign ilimitadas sin costo adicional por firma. Compruebe el planes actuales para la configuración de usuario y almacenamiento y otras características incluidas.
¿Los clientes y proveedores necesitan una cuenta?
No. Los destinatarios externos pueden abrir la invitación segura por correo electrónico e iniciar sesión en su navegador sin registrarse en Folderit.
¿Podemos utilizar otro método de firma?
Folderit también admite un Integración DocuSign y firmas electrónicas de identificación electrónica. Estos son métodos separados con sus propios requisitos. El Folderit eSign nativo ilimitado no incluye una suscripción de firma de terceros.
¿Cómo elegimos el método correcto?
Identifique los documentos, países y cualquier estándar de firma o verificación de identidad requerido. Analice esos requisitos con su equipo legal o de cumplimiento y luego confirme el método apropiado con Folderit. La firma nativa eSign y eID no deben considerarse intercambiables.
¿Podemos probar nuestro proceso primero?
Sí. Utilice la prueba gratuita de 14 días para probar un documento de muestra, una aprobación interna, un firmante externo y su orden de firma preferido. Compruebe dónde pertenece el archivo completo. Para procesos que involucran varios departamentos o requisitos de firma específicos, solicitar una demostración.
Pruebe su próximo flujo de trabajo de firma en Folderit.