Рјешење за електронски потпис
Одобравајте, потписујте и управљајте документима на једном мјесту. Folderit eSign повезује електронске потписе с људима, одлукама и записима који их прате.
Пошаљите документе колегама, клијентима или добављачима и одаберите ко први потписује. Вањски примаоци могу прегледати и потписати документ у свом прегледнику без креирања Folderit рачуна.
Неограничени изворни eSign потписи у плану Tailor. Без додатне накнаде по потпису. Погледајте планове.
Зашто тимови бирају Folderit eSign
Одобравање прије потписивањаКомбинујте интерни ток одобравања с електронским потписивањем. Руководилац набавке може провјерити уговор с добављачем прије него што стигне до овлаштених потписника. Одлуке остају повезане с документом.
Предвидљиви трошкови потписивањаПлан Tailor укључује неограничене изворне eSign потписе, без додатне накнаде за сваки прикупљени потпис. То помаже када су уговори и документација запосленика дио свакодневног рада. Ваша претплата зависи од конфигурације плана коју одаберете.
Једноставно за вањске примаоцеКлијенти и добављачи добијају сигурну позивницу имејлом. Могу читати и потписивати у прегледнику, без Folderit рачуна, засебног рачуна код пружаоца услуге потписивања или посебне опреме за потписивање.
Запис који можете пронаћи и каснијеПотписани документ и хисторија његовог тока рада остају заједно. Прегледајте учеснике, коментаре и временске ознаке те подесите премјештање довршених датотека у одабрани фолдер након успјешног тока рада.
Од документа до потписаног записа
- Припремите захтјев. Отворите документ, покрените Folderit eSign и додајте примаоце. Укључите кратку упуту и одаберите могу ли видјети метаподатке и повезане ставке. Могућност потписивања постаје доступна када је преглед документа спреман.
- Одаберите редослијед потписивања. Користите паралелно потписивање да позовете све одједном, серијско потписивање када једна особа мора потписати прије сљедеће или прилагођене фазе како бисте комбиновали групе прималаца у дефинисаном редослиједу.
- Прегледајте, потпишите и пратите напредак. Примаоци отварају позивницу, одабиру страницу, постављају потпис и бирају Потпиши. Могу и затражити појашњење, коментарисати или одбити захтјев. Ви пратите напредак у детаљном приказу документа и чувате довршену датотеку с њеном хисторијом.
Регистровани корисници могу пронаћи захтјеве и међу својим Folderit задацима. Погледајте водич за постављање eSign-а за детаљне поставке.
Укључите потписивање у свакодневни рад
Подесите процес према одговорностима у вашој организацији. На примјер:
Уговори с добављачимаНека набавка прегледа уговор, а затим позовите добављача и директора потребним редослиједом. Након успјешног потписивања премјестите датотеку у фолдер уговора с добављачима, а пратеће документе задржите повезане с њом.
Документи запосленикаНека HR припреми документ и организује интерно одобравање прије него што га потпишу запосленик и представник послодавца. Сачувајте довршену датотеку уз одговарајуће дозволе фолдера запосленика. Истражите управљање документима људских ресурса за шири процес.
Уговори с клијентима и прихватање пројекатаПоново користите ток потписивања за уговоре или пројектну документацију који се понављају. Дајте клијенту јасну упуту о томе шта прихвата. Ријешите захтјеве за појашњење прије завршетка, чувајући коментаре и хисторију потписивања уз документ.
Поставите процес који можете понављати
Предлошци токова рада чувају примаоце, редослијед потписивања, упуте и поставке видљивости. Користите их када ваш тим треба свјесно покренути сваки захтјев. За датотеке које су већ спремне за потписивање, аутоматизација на нивоу фолдера може покренути унапријед дефинисан ток потписивања сваки пут када се нова датотека дода у подешени фолдер.
За шири процес, дизајнер токова рада комбинује потписивање с условима, одобравањима, потврдама о читању и премјештањем датотека. Уговор може проћи одобравање руководства, затим потписивање и након успјешног завршетка пријећи у архивски фолдер. Можете подесити и шта се дешава ако задатак не успије или му истекне рок. Сазнајте више о аутоматизацији токова рада с документима.
Нека правила приступа буду дио тог подешавања. Одаберите које метаподатке и повезане ставке примаоци могу видјети те користите дозволе докумената и фолдера за контролу приступа унутар DMS-а. Folderit пружа шифриране везе, 256-битно шифрирану похрану, двофакторску аутентификацију и трагове ревизије. Прегледајте сигурносне контроле и Центар повјерења за детаље.
Прије почетка
Који план укључује неограничене потписе?
План Tailor укључује неограничене изворне Folderit eSign потписе без додатног трошка по потпису. Провјерите актуелне планове за конфигурацију корисника и простора за похрану те друге укључене функције.
Требају ли клијенти и добављачи рачун?
Не. Вањски примаоци могу отворити сигурну позивницу имејлом и потписати у свом прегледнику без регистрације на Folderit.
Можемо ли користити другу методу потписивања?
Folderit подржава и интеграцију с DocuSign-ом и еИД електронске потписе. То су засебне методе са својим захтјевима. Неограничени изворни Folderit eSign не укључује претплату на потписивање код треће стране.
Како одабрати одговарајућу методу?
Утврдите о којим документима и државама је ријеч те који стандард провјере идентитета или потписа је потребан. Размотрите те захтјеве са својим правним тимом или тимом за усклађеност, а затим с Folderit-ом потврдите одговарајућу методу. Изворни eSign и еИД потписивање не треба сматрати међусобно замјењивим.
Можемо ли прво тестирати процес?
Да. Искористите 14-дневни бесплатни пробни период да испробате примјер документа, интерно одобравање, вањског потписника и жељени редослијед потписивања. Провјерите гдје довршена датотека треба бити похрањена. За процесе који обухватају више одјела или посебне захтјеве потписивања, затражите демонстрацију.
Испробајте свој сљедећи ток потписивања у Folderit-у.