Rješenje za elektronski potpis
Odobravajte, potpisujte i upravljajte dokumentima na jednom mjestu. Folderit eSign povezuje elektronske potpise s ljudima, odlukama i zapisima koji ih prate.
Pošaljite dokumente kolegama, klijentima ili dobavljačima i odaberite ko prvi potpisuje. Vanjski primaoci mogu pregledati i potpisati dokument u svom pregledniku bez kreiranja Folderit računa.
Neograničeni izvorni eSign potpisi u planu Tailor. Bez dodatne naknade po potpisu. Pogledajte planove.
Zašto timovi biraju Folderit eSign
Odobravanje prije potpisivanjaKombinujte interni tok odobravanja s elektronskim potpisivanjem. Rukovodilac nabavke može provjeriti ugovor s dobavljačem prije nego što stigne do ovlaštenih potpisnika. Odluke ostaju povezane s dokumentom.
Predvidljivi troškovi potpisivanjaPlan Tailor uključuje neograničene izvorne eSign potpise, bez dodatne naknade za svaki prikupljeni potpis. To pomaže kada su ugovori i dokumentacija zaposlenika dio svakodnevnog rada. Vaša pretplata zavisi od konfiguracije plana koju odaberete.
Jednostavno za vanjske primaoceKlijenti i dobavljači dobijaju sigurnu pozivnicu emailom. Mogu čitati i potpisivati u pregledniku, bez Folderit računa, zasebnog računa kod pružaoca usluge potpisivanja ili posebne opreme za potpisivanje.
Zapis koji možete pronaći i kasnijePotpisani dokument i historija njegovog toka rada ostaju zajedno. Pregledajte učesnike, komentare i vremenske oznake te podesite premještanje dovršenih datoteka u odabrani folder nakon uspješnog toka rada.
Od dokumenta do potpisanog zapisa
- Pripremite zahtjev. Otvorite dokument, pokrenite Folderit eSign i dodajte primaoce. Uključite kratku uputu i odaberite mogu li vidjeti metapodatke i povezane stavke. Mogućnost potpisivanja postaje dostupna kada je pregled dokumenta spreman.
- Odaberite redoslijed potpisivanja. Koristite paralelno potpisivanje da pozovete sve odjednom, serijsko potpisivanje kada jedna osoba mora potpisati prije sljedeće ili prilagođene faze kako biste kombinovali grupe primalaca u definisanom redoslijedu.
- Pregledajte, potpišite i pratite napredak. Primaoci otvaraju pozivnicu, odabiru stranicu, postavljaju potpis i biraju Potpiši. Mogu i zatražiti pojašnjenje, komentarisati ili odbiti zahtjev. Vi pratite napredak u detaljnom prikazu dokumenta i čuvate dovršenu datoteku s njenom historijom.
Registrovani korisnici mogu pronaći zahtjeve i među svojim Folderit zadacima. Pogledajte vodič za postavljanje eSigna za detaljne postavke.
Uključite potpisivanje u svakodnevni rad
Podesite proces prema odgovornostima u vašoj organizaciji. Na primjer:
Ugovori s dobavljačimaNeka nabavka pregleda ugovor, a zatim pozovite dobavljača i direktora potrebnim redoslijedom. Nakon uspješnog potpisivanja premjestite datoteku u folder ugovora s dobavljačima, a prateće dokumente zadržite povezane s njom.
Dokumenti zaposlenikaNeka HR pripremi dokument i organizuje interno odobravanje prije nego što ga potpišu zaposlenik i predstavnik poslodavca. Sačuvajte dovršenu datoteku uz odgovarajuće dozvole foldera zaposlenika. Istražite upravljanje dokumentima ljudskih resursa za širi proces.
Ugovori s klijentima i prihvatanje projekataPonovo koristite tok potpisivanja za ugovore ili projektnu dokumentaciju koji se ponavljaju. Dajte klijentu jasnu uputu o tome šta prihvata. Riješite zahtjeve za pojašnjenje prije završetka, čuvajući komentare i historiju potpisivanja uz dokument.
Postavite proces koji možete ponavljati
Predlošci tokova rada čuvaju primaoce, redoslijed potpisivanja, upute i postavke vidljivosti. Koristite ih kada vaš tim treba svjesno pokrenuti svaki zahtjev. Za datoteke koje su već spremne za potpisivanje, automatizacija na nivou foldera može pokrenuti unaprijed definisan tok potpisivanja svaki put kada se nova datoteka doda u podešeni folder.
Za širi proces, dizajner tokova rada kombinuje potpisivanje s uslovima, odobravanjima, potvrdama o čitanju i premještanjem datoteka. Ugovor može proći odobravanje rukovodstva, zatim potpisivanje i nakon uspješnog završetka prijeći u arhivski folder. Možete podesiti i šta se dešava ako zadatak ne uspije ili mu istekne rok. Saznajte više o automatizaciji tokova rada s dokumentima.
Neka pravila pristupa budu dio tog podešavanja. Odaberite koje metapodatke i povezane stavke primaoci mogu vidjeti te koristite dozvole dokumenata i foldera za kontrolu pristupa unutar DMS-a. Folderit pruža šifrirane veze, 256-bitno šifriranu pohranu, dvofaktorsku autentifikaciju i tragove revizije. Pregledajte sigurnosne kontrole i Centar povjerenja za detalje.
Prije početka
Koji plan uključuje neograničene potpise?
Plan Tailor uključuje neograničene izvorne Folderit eSign potpise bez dodatnog troška po potpisu. Provjerite aktuelne planove za konfiguraciju korisnika i prostora za pohranu te druge uključene funkcije.
Trebaju li klijenti i dobavljači račun?
Ne. Vanjski primaoci mogu otvoriti sigurnu pozivnicu emailom i potpisati u svom pregledniku bez registracije na Folderit.
Možemo li koristiti drugu metodu potpisivanja?
Folderit podržava i integraciju s DocuSignom i eID elektronske potpise. To su zasebne metode sa svojim zahtjevima. Neograničeni izvorni Folderit eSign ne uključuje pretplatu na potpisivanje kod treće strane.
Kako odabrati odgovarajuću metodu?
Utvrdite o kojim dokumentima i državama je riječ te koji standard provjere identiteta ili potpisa je potreban. Razmotrite te zahtjeve sa svojim pravnim timom ili timom za usklađenost, a zatim s Folderitom potvrdite odgovarajuću metodu. Izvorni eSign i eID potpisivanje ne treba smatrati međusobno zamjenjivim.
Možemo li prvo testirati proces?
Da. Iskoristite 14-dnevni besplatni probni period da isprobate primjer dokumenta, interno odobravanje, vanjskog potpisnika i željeni redoslijed potpisivanja. Provjerite gdje dovršena datoteka treba biti pohranjena. Za procese koji obuhvataju više odjela ili posebne zahtjeve potpisivanja, zatražite demonstraciju.
Isprobajte svoj sljedeći tok potpisivanja u Folderitu.