Softver za ISO kontrolu dokumenata

Kontrola dokumenata ne bi trebala zavisiti od proračunske tabele

Zajednički disk može pohraniti SOP. Teži dio je kontrolisati sve što se dešava oko njega: Ko ga smije uređivati? Ko ga mora pregledati? Je li nova verzija odobrena? Ko treba potvrditi da je upoznat s izmjenom? Kada je sljedeći pregled? I šta se desilo s prethodnom verzijom?

Folderit drži te kontrole uz sam dokument. Verzije, metapodaci, dozvole, tokovi rada, podsjetnici, pravila čuvanja i historija revizije ostaju povezani, pa kontrola dokumenata postaje dio svakodnevnog rada, umjesto nečega što se naknadno sastavlja pred reviziju.

Kontrolisan životni ciklus dokumenta od nacrta do arhive

1. Kreirajte ili ažurirajte dokument
Otpremite postojeći dokument ili kreirajte i uređujte Microsoft Office dokumente putem integracije s Office 365. Nove verzije ostaju uz isti dokument, umjesto da postanu datoteke nazvane „SOP-final-v2-NEW”.

2. Pošaljite ga kroz odgovarajući proces pregleda i odobravanja
Usmjeravajte dokumente kroz serijske, paralelne ili prilagođene tokove rada. Različiti koraci mogu uključivati pregled, odobravanje, Folderit eSign, potvrdu o čitanju i druge zadatke toka rada.

3. Učinite ga dostupnim odgovarajućim osobama
Nakon završetka toka rada, Folderit može automatski premjestiti dokument u drugu kontrolisanu mapu. Odredište može imati vlastite dozvole i tokove rada.

4. Prikupite potvrde o čitanju tamo gdje su važne
Kada se SOP, politika ili radna uputa promijeni, pošaljite dokument odgovarajućim korisnicima ili grupama da potvrde čitanje. Folderit bilježi ko je potvrdio da je pročitao dokument i kada.

5. Pregledajte, zadržite ili zamijenite dokument
Koristite rokove, podsjetnike i pravila čuvanja za upravljanje periodičnim pregledima, datumima isteka i čuvanjem zapisa. Kada se dokument ponovo promijeni, prethodne verzije ostaju dostupne kao dio njegove historije.

Dokumenti i QMS zapisi u istom sistemu

QMS ne čine samo kontrolisani Word i PDF dokumenti. On proizvodi i zapise: incidente, nesukladnosti, CAPA zapise, nalaze revizije, inspekcije, evidenciju opreme, procjene dobavljača, zahtjeve za izmjene i mnoge druge.

Folderit eForms omogućavaju da ih kreirate kao strukturisane zapise umjesto da održavate odvojene proračunske tabele. Administratori definišu polja koja korisnici trebaju popuniti, uključujući tekst, datume, brojeve, odabire, korisnike, veze, tabele i priloge datoteka.

Informacije unesene u obrazac postaju pretraživi metapodaci. Polja obrasca možete prikazati kao kolone, filtrirati zapise prema njihovim vrijednostima i koristiti nastale zapise s istim dozvolama, tokovima rada, podsjetnicima, postavkama čuvanja i tragom revizije kao i druge stavke u Folderitu.

Naprimjer, možete kreirati obrazac Interna nesukladnost koji sadrži odjel, datum otkrivanja, stepen ozbiljnosti, opis, odgovornu osobu, korektivnu radnju i ciljni datum završetka. Podneseni zapis zatim se može usmjeriti kroz vaš tok korektivnih radnji i čuvati zajedno s pratećim dokazima.

Šta timovi za kvalitet mogu kontrolisati u Folderitu

Neograničena historija verzija dokumenata
Čuvajte prethodne verzije uz dokument te ih pregledajte, preuzmite ili vratite kada je potrebno.

Odobravanje, pregled, potvrda o čitanju i elektronsko potpisivanje
Izgradite proces koji vaš QMS zahtijeva umjesto da prilagođavate proceduru krutom toku rada. Tokovi rada mogu kombinovati serijske i paralelne faze, a na istoj verziji datoteke mogu se koristiti različiti tokovi rada.

Automatski tokovi rada
Pokrenite tok rada automatski kada se dokument doda u mapu i automatski ga premjestite nakon završetka procesa. To je korisno za razdvajanje nacrta, dokumenata u pregledu i objavljenih dokumenata.

Periodični pregledi i praćenje isteka
Koristite rokove, ponavljajuće podsjetnike i administrativne izvještaje kako biste vidjeli kojim dokumentima treba posvetiti pažnju, umjesto da održavate odvojenu tabelu za preglede.

Kontrolisano numerisanje dokumenata
Kreirajte sheme numerisanja dokumenata pomoću metapodataka kako bi SOP-ovi, procedure i drugi kontrolisani dokumenti dosljedno pratili pravila imenovanja i numerisanja vaše organizacije.

Obavezni metapodaci
Definišite metapodatke kao što su vrsta dokumenta, odjel, vlasnik, datum stupanja na snagu, datum pregleda ili nivo povjerljivosti. Predlošci metapodataka na nivou mape mogu učiniti polja obaveznim.

Detaljne dozvole pristupa
Korisnicima dodijelite pristup Samo pregled, Samo otpremanje, Preglednik ili Urednik i primijenite dodatne kontrole za preuzimanje, dijeljenje, administraciju i vidljivost traga revizije. Pristup se može kontrolisati na nivou računa, odjeljka, mape i pojedinačne stavke.

Trag revizije i dokazi o toku rada
Korisničke i sistemske aktivnosti se bilježe, a informacije za reviziju mogu se izvesti kada su vam potrebni dokazi o pristupu dokumentima, izmjenama ili odlukama u toku rada.

Brzo pronalaženje tokom revizije
Pronađite dokumente prema metapodacima, oznakama, datumima, rokovima ili cijelom tekstu. OCR čini pretraživim i skenirane PDF-ove i slike.

Čuvanje dokumenata
Primijenite periode čuvanja na pojedinačne stavke ili cijele mape kako bi zapisi o kvalitetu pratili vašu politiku čuvanja bez ručnog praćenja.

Praktičan primjer SOP toka rada

Kontrolisana procedura može započeti u mapi Nacrti procedura Kada je nova verzija spremna, dokument se šalje vlasniku procesa na pregled, a zatim menadžeru kvaliteta na odobravanje.

Nakon odobrenja, Folderit ga može automatski premjestiti u mapu Kontrolisane procedure Odgovarajući zaposlenici zatim mogu dobiti zahtjev za potvrdu da su pročitali novu verziju. Datum pregleda može se zabilježiti, a podsjetnici poslati kada se približi sljedeći planirani pregled.

Ako se procedura kasnije revidira, nova verzija ponovo prolazi kroz obavezni tok rada, dok prethodne verzije i njihova historija ostaju dostupne.

Korisno za mnogo više od SOP-ova

• Priručnici kvaliteta, politike i procedure
• Standardne operativne procedure (SOP-ovi)
• Radne upute i kontrolisani predlošci
• Nesukladnosti i CAPA zapisi
• Nalazi internih i vanjskih revizija
• Izvještaji o incidentima i odstupanjima
• Obuka i potvrde o čitanju dokumenata
• Evidencija opreme, kalibracije i održavanja
• Dokumentacija i procjene dobavljača
• Certifikati i drugi dokumenti s datumima isteka ili pregleda
• Vanjski dokumenti koje treba držati pod kontrolisanim pristupom

Podrška sistemima kvaliteta i upravljanja zasnovanim na ISO standardima

Folderit se može konfigurisati prema kontrolama dokumenata i zapisa koje je vaša organizacija definisala za svoj sistem upravljanja. Prikladan je za timove koji rade prema standardima ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 i drugim standardima u kojima su važne kontrolisane dokumentovane informacije, sljedivost i dokazi.

Softver ne propisuje kako vaš QMS mora raditi. Vi definišete vrste dokumenata, odgovornosti, metapodatke, intervale pregleda, puteve odobravanja, pravila pristupa i periode čuvanja, a Folderit pruža alate za dosljednu primjenu tih pravila.

Sigurnosne kontrole za osjetljivu QMS dokumentaciju

• 256-bitno AES šifriranje podataka u mirovanju
• Šifrirane veze za podatke u prijenosu
• Dvofaktorska autentifikacija (2FA), uključujući pravila obavezne 2FA
• Pravila lozinki i bijele liste IP adresa
• SSO integracija s platformama Microsoft Entra ID, Google i Okta
• Detaljne dozvole za korisnike, grupe i administratore
• Trag revizije korisničkih i sistemskih aktivnosti
• Trostruke rezervne kopije na AWS infrastrukturi
• Opcionalni dinamički vodeni žigovi za preglede i preuzimanja

Saznajte više o sigurnosti Folderita, automatizovanim tokovima odobravanja, elektronskom potpisivanju i dnevniku revizije.

Pogledajte kako bi vaš QMS mogao raditi u Folderitu

Ne morate prilagođavati cijeli sistem kvaliteta softveru. Pokažite nam svoju trenutnu strukturu dokumenata, proces odobravanja ili tabelu za preglede i možemo vam pokazati kako se isti proces može voditi u Folderitu.

Započnite besplatno probno korištenje ili zatražite demonstraciju kako biste vidjeli kako se Folderit može konfigurisati za vaš QMS.

Besplatno probno korištenje od 14 dana. Kreditna kartica nije potrebna.