Софтвер за ISO контролу докумената

Контрола докумената не би требала зависити од прорачунске табеле

Заједнички диск може похранити SOP. Тежи дио је контролисати све што се дешава око њега: Ко га смије уређивати? Ко га мора прегледати? Је ли нова верзија одобрена? Ко треба потврдити да је упознат с измјеном? Када је сљедећи преглед? И шта се десило с претходном верзијом?

Folderit држи те контроле уз сам документ. Верзије, метаподаци, дозволе, токови рада, подсјетници, правила чувања и хисторија ревизије остају повезани, па контрола докумената постаје дио свакодневног рада, умјесто нечега што се накнадно саставља пред ревизију.

Контролисан животни циклус документа од нацрта до архиве

1. Креирајте или ажурирајте документ
Отпремите постојећи документ или креирајте и уређујте Microsoft Office документе путем интеграције с Office 365. Нове верзије остају уз исти документ, умјесто да постану датотеке назване „SOP-final-v2-NEW”.

2. Пошаљите га кроз одговарајући процес прегледа и одобравања
Усмјеравајте документе кроз серијске, паралелне или прилагођене токове рада. Различити кораци могу укључивати преглед, одобравање, Folderit eSign, потврду о читању и друге задатке тока рада.

3. Учините га доступним одговарајућим особама
Након завршетка тока рада, Folderit може аутоматски премјестити документ у другу контролисану мапу. Одредиште може имати властите дозволе и токове рада.

4. Прикупите потврде о читању тамо гдје су важне
Када се SOP, политика или радна упута промијени, пошаљите документ одговарајућим корисницима или групама да потврде читање. Folderit биљежи ко је потврдио да је прочитао документ и када.

5. Прегледајте, задржите или замијените документ
Користите рокове, подсјетнике и правила чувања за управљање периодичним прегледима, датумима истека и чувањем записа. Када се документ поново промијени, претходне верзије остају доступне као дио његове хисторије.

Документи и QMS записи у истом систему

QMS не чине само контролисани Word и PDF документи. Он производи и записе: инциденте, несукладности, CAPA записе, налазе ревизије, инспекције, евиденцију опреме, процјене добављача, захтјеве за измјене и многе друге.

Folderit eForms омогућавају да их креирате као структурисане записе умјесто да одржавате одвојене прорачунске табеле. Администратори дефинишу поља која корисници требају попунити, укључујући текст, датуме, бројеве, одабире, кориснике, везе, табеле и прилоге датотека.

Информације унесене у образац постају претраживи метаподаци. Поља обрасца можете приказати као колоне, филтрирати записе према њиховим вриједностима и користити настале записе с истим дозволама, токовима рада, подсјетницима, поставкама чувања и трагом ревизије као и друге ставке у Folderit-у.

Напримјер, можете креирати образац Интерна несукладност који садржи одјел, датум откривања, степен озбиљности, опис, одговорну особу, корективну радњу и циљни датум завршетка. Поднесени запис затим се може усмјерити кроз ваш ток корективних радњи и чувати заједно с пратећим доказима.

Шта тимови за квалитет могу контролисати у Folderit-у

Неограничена хисторија верзија докумената
Чувајте претходне верзије уз документ те их прегледајте, преузмите или вратите када је потребно.

Одобравање, преглед, потврда о читању и електронско потписивање
Изградите процес који ваш QMS захтијева умјесто да прилагођавате процедуру крутом току рада. Токови рада могу комбиновати серијске и паралелне фазе, а на истој верзији датотеке могу се користити различити токови рада.

Аутоматски токови рада
Покрените ток рада аутоматски када се документ дода у мапу и аутоматски га премјестите након завршетка процеса. То је корисно за раздвајање нацрта, докумената у прегледу и објављених докумената.

Периодични прегледи и праћење истека
Користите рокове, понављајуће подсјетнике и административне извјештаје како бисте видјели којим документима треба посветити пажњу, умјесто да одржавате одвојену табелу за прегледе.

Контролисано нумерисање докумената
Креирајте схеме нумерисања докумената помоћу метаподатака како би SOP-ови, процедуре и други контролисани документи досљедно пратили правила именовања и нумерисања ваше организације.

Обавезни метаподаци
Дефинишите метаподатке као што су врста документа, одјел, власник, датум ступања на снагу, датум прегледа или ниво повјерљивости. Предлошци метаподатака на нивоу мапе могу учинити поља обавезним.

Детаљне дозволе приступа
Корисницима додијелите приступ Само преглед, Само отпремање, Прегледник или Уредник и примијените додатне контроле за преузимање, дијељење, администрацију и видљивост трага ревизије. Приступ се може контролисати на нивоу рачуна, одјељка, мапе и појединачне ставке.

Траг ревизије и докази о току рада
Корисничке и системске активности се биљеже, а информације за ревизију могу се извести када су вам потребни докази о приступу документима, измјенама или одлукама у току рада.

Брзо проналажење током ревизије
Пронађите документе према метаподацима, ознакама, датумима, роковима или цијелом тексту. OCR чини претраживим и скениране PDF-ове и слике.

Чување докумената
Примијените периоде чувања на појединачне ставке или цијеле мапе како би записи о квалитету пратили вашу политику чувања без ручног праћења.

Практичан примјер SOP тока рада

Контролисана процедура може започети у мапи Нацрти процедура Када је нова верзија спремна, документ се шаље власнику процеса на преглед, а затим менаџеру квалитета на одобравање.

Након одобрења, Folderit га може аутоматски премјестити у мапу Контролисане процедуре Одговарајући запосленици затим могу добити захтјев за потврду да су прочитали нову верзију. Датум прегледа може се забиљежити, а подсјетници послати када се приближи сљедећи планирани преглед.

Ако се процедура касније ревидира, нова верзија поново пролази кроз обавезни ток рада, док претходне верзије и њихова хисторија остају доступне.

Корисно за много више од SOP-ова

• Приручници квалитета, политике и процедуре
• Стандардне оперативне процедуре (SOP-ови)
• Радне упуте и контролисани предлошци
• Несукладности и CAPA записи
• Налази интерних и вањских ревизија
• Извјештаји о инцидентима и одступањима
• Обука и потврде о читању докумената
• Евиденција опреме, калибрације и одржавања
• Документација и процјене добављача
• Цертификати и други документи с датумима истека или прегледа
• Вањски документи које треба држати под контролисаним приступом

Подршка системима квалитета и управљања заснованим на ISO стандардима

Folderit се може конфигурисати према контролама докумената и записа које је ваша организација дефинисала за свој систем управљања. Прикладан је за тимове који раде према стандардима ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 и другим стандардима у којима су важне контролисане документоване информације, сљедивост и докази.

Софтвер не прописује како ваш QMS мора радити. Ви дефинишете врсте докумената, одговорности, метаподатке, интервале прегледа, путеве одобравања, правила приступа и периоде чувања, а Folderit пружа алате за досљедну примјену тих правила.

Сигурносне контроле за осјетљиву QMS документацију

• 256-битно AES шифрирање података у мировању
• Шифриране везе за податке у пријеносу
• Двофакторска аутентификација (2FA), укључујући правила обавезне 2FA
• Правила лозинки и бијеле листе IP адреса
• SSO интеграција с платформама Microsoft Entra ID, Google и Okta
• Детаљне дозволе за кориснике, групе и администраторе
• Траг ревизије корисничких и системских активности
• Троструке резервне копије на AWS инфраструктури
• Опционални динамички водени жигови за прегледе и преузимања

Сазнајте више о сигурности Folderit-а, аутоматизованим токовима одобравања, електронском потписивању и дневнику ревизије.

Погледајте како би ваш QMS могао радити у Folderit-у

Не морате прилагођавати цијели систем квалитета софтверу. Покажите нам своју тренутну структуру докумената, процес одобравања или табелу за прегледе и можемо вам показати како се исти процес може водити у Folderit-у.

Започните бесплатно пробно кориштење или затражите демонстрацију како бисте видјели како се Folderit може конфигурисати за ваш QMS.

Бесплатно пробно кориштење од 14 дана. Кредитна картица није потребна.