Upravljanje dokumentov za računovodje
Datoteke strank, odobritve računov in letne delovne papirje hranite v enem urejenem sistemu.
Folderit računovodjem ponuja prostor za zbiranje, iskanje, pregled in hrambo dokazil dela. Dostop nadzirajte za vsako stranko, ohranite revizije skupaj in odobritve ob datotekah.
Uporabite ga za davke, potrdila, plače, pisma o angažiranju in revizijske dokaze s poteki ter strukturiranimi zapisi za svojo prakso.
Vsaki stranki dajte jasno mesto oddaje
Strukturo uredite po stranki, letu in poslu. Vhodno ločite od notranjih delovnih papirjev in končnih rezultatov ter prejemnikom dajte dostop do potrebnega.
Zbirajte datoteke v mapah strank
Vhodno mapo delite s pravico Samo nalaganje. Stranke oddajo brez ogleda vsebine drugih. To je preprost prostor za potrdila, izpiske in davčna dokazila.
Za izhodno uporabite Ogledovalca s prenosom in tiskom ali Predogledovalca brez ukazov za prenos. Urejanje ohranite pri odgovornih za delo.
Prejemajte po e-pošti
Aktivirajte e-poštni naslov mape za priloge strank, skenerjev ali sistemov. Cilj mora biti v To ali Cc, ne Bcc. Vsak z naslovom lahko odda, zato ga delite le z nameravanimi pošiljatelji.
Naš dodatek Folderit Outlook ekipi shrani izbrano pošto in priloge v pravo mapo.
Z datoteko zberite podrobnosti
Uporabite e-obrazce v Tailorju za stroške, zahteve dobaviteljev ali podatke strank. Vključite obdobje, odgovornega računovodjo in priloge. Obvezna polja zagotovijo potrebne informacije.
Obrazec ustvari iskljiv zapis. Določite oddajo, ogled in urejanje, nato po potrebi povežite z odobritvijo.
Primer strukture stranke: Stranka → 2026 → Vhodni dokumenti / Delovni papirji / Odobreni rezultati. Vhodno delite s stranko samo za nalaganje, delovno z ekipo in odobreno s stranko kot Ogledovalcem. Pred občutljivimi podatki preverite dedovanje.
Račune vodite od zajema do zapisane odločitve
Folderitovi poteki odobritve delujejo vzporedno, zaporedno ali v lastnih fazah. Pregledovalci odobrijo, zavrnejo ali zahtevajo pojasnilo, odločitve in komentarji pa ostanejo v zapisu.
- Zajemite račun in kontekstNaložite ali pošljite v vhodno mapo. Dobavitelja, številko, stranko ali subjekt, obdobje in pregledovalca dodajte v metapodatke ali e-obrazec računa.
- Dopolnite manjkajočePri zapisu e-obrazca naloga Izpolni polja računovodjo prosi za naročilnico ali stroškovno mesto pred odobritvijo. Posodobi obrazec, ne metapodatkov navadnega PDF.
- Usmerite odločitevDokončan zapis pošljite pooblaščenemu odobritelju. V Tailorju nastavite pogoje ter ločene uspehe, neuspehe in izteke v Oblikovalniku. Vsako pot preizkusite s tipičnimi oddajami.
- Odobreno predajte naslednjemu procesuUspešen potek naj premakne v odobreno ali pripravljeno mapo. Knjiženje in plačilo ostaneta v računovodskem sistemu, razen če nastavite in preverite integracijo.
To je primer nastavitve, ne vnaprej pripravljen servis obveznosti do dobaviteljev. Po svoji praksi določite pooblastila, polja in izjeme.
Odobrite in podpišite dokumente angažiranja
Pisma in druge dokumente pošljite v odobritev ter nato podpis. Folderit eSign je vključen v Tailor, DocuSign pa je druga možnost z lastnimi zahtevami.
Ustvarite ponavljajoče se dokumente strank
Uporabite generiranje dokumentov za zapolnitev ODT z vrednostmi e-obrazca in izhod PDF ali DOCX. Pripravite pisma, potrditve ali naslovnice enotne postavitve in preverite rezultat pred izdajo.
Poiščite dokaz in ohranite jasno delovno različico
Iščite prek imena datoteke
Globoko iskanje najde besedilo podprtih dokumentov in skenov PDF, DOCX, PNG in JPG. Iščite dobavitelja ali oznako ter zožite z mapo, datumom in metapodatki.
OCR je odvisen od skena in jezika. XLSX ni vključen, zato preglednice smiselno poimenujte in opremite z metapodatki.
Revizije hranite z zgodovino
Revizijo naložite kot novo različico iste datoteke. Prejšnje so za referenco. Indikator pokaže, kateri različici pripada odobritev; odobrena stara ne odobri novega nalaganja.
Uporabite integracijo Microsoft 365 za Word, Excel in PowerPoint, s shranjenimi spremembami v zgodovini.
| Polje | Primer |
|---|---|
| Stranka / subjekt | Example Trading Ltd |
| Poročevalsko obdobje | 2026 Q4 |
| Vrsta dokumenta | Račun dobavitelja, bančni izpisek, davčni delovni papir |
| Oznaka | Račun dobavitelja INV-1048 |
| Odgovorni računovodja | Član ekipe, dodeljen poslu |
Uporabite predloge metapodatkov map za enotnost registra in koristne stolpce. Samodejno številčenje zagotovi notranjo oznako; izvirno številko dobavitelja ohranite posebej.
Za letni zaključek: dokaze, osnutke izkazov in končne rezultate hranite ločeno. Dodelite pregledovalce, preverite predloženo različico in opomnite naslednji korak. Metapodatki opisujejo, ne knjižijo in ne računajo stanj.
Obvladujte dostop strank in pripravite preglede
Postavite dostopna in prijavna pravila
Mape delite z dodeljenimi zaposlenimi in strankami. Folderit daje šifrirane povezave in 256-bitno shrambo. Skrbniki zahtevajo 2FA, gesla in IP prek Varnostne politike.
Tailor doda podrobne pravice in SSO. Preglejte Center zaupanja po varnostnih zahtevah pisarne.
Revizorjem določite obseg
Mape dokazil delite z imenovanimi pregledovalci in nastavite iztek dostopa po potrebi. Skrbniki filtrirajo revizijski dnevnik po uporabniku, datumu, obsegu ali dejanju ter izvozijo XLSX, ODS ali CSV.
Ukinitev deljenja ne vrne prenesenih kopij. Ob zaključku preverite druge poti dostopa.
Uporabite svoj rok hrambe
V Medium in Tailor nastavite samodejno hrambo map ali datotek. Izberite začetni datum in arhivsko mapo, koš ali trajno brisanje.
Roke določite po veljavnih zahtevah in izjemah. Enoten rok ne pokrije vseh strank, jurisdikcij in vrst.
Ohranite pregled nad prihodnjim delom
Nastavite enkratne ali ponavljajoče opomnike za uporabnike in skupine. Naloge so na nadzornih ploščah prejemnikov, medtem ko skrbniška poročila pregledajo čakajoče odobritve, roke in konce hrambe.
Poročilo zapadlih dokumentov uporablja metapodatek Rok. Roki potekov so nastavljeni posebej.
Izberite postavitev za svojo prakso
Ali Folderit zamenja računovodsko programsko opremo?
Folderit upravlja dokumente, zapise in povezane procese. Glavno knjigo, usklajevanja, davke in plačila ohranite v namenskih orodjih. Folderit ureja dokaze in odločitve.
Ali povežemo računovodsko platformo?
Folderit ima API in integracije prek Zapier in Make. Delovanje je odvisno od sprožilcev in dejanj obeh sistemov, preslikave ter konfiguracije. Preglejte možnosti integracij in preverite predajo pred uporabo. Integracija Folderit Zapier je trenutno javna beta.
Kateri paket vključuje računovodske poteke?
Medium vključuje preproste odobritve in seznanitve, metapodatke, številčenje in hrambo. Tailor doda Oblikovalnik, e-obrazce, Folderit eSign, podrobne pravice, SSO in API. Količine so določene, zato preverite trenutne cene glede na osebje, dostop strank in procese.
Ali stranke oddajo brez računa Folderit?
Imenovano deljenje zahteva registracijo. E-pošta mape omogoča oddajo na aktiviran naslov brez prijave. Javna povezava je drugačen mehanizem, dostopen vsakomur z URL. Za dostop po identiteti uporabite imenovane uporabnike.
Ali imajo ločena podjetja svoje prostore?
Poslovni podračuni imajo svoje razdelke, člane, skrbnike in skupine. Iskanje poteka ločeno po podračunu. Izberite mape v enem računu ali ločene podračune glede na upravne meje.
Ali gostujemo Folderit v lastni infrastrukturi?
Poleg oblaka je na voljo lokalna uvedba. Pred izbiro se pogovorite o gostovanju, odgovornostih in namenskih okoljih.
Preizkusite en posel stranke v Folderitu
Prinesite vzorčno mapo in en pregled. Pokažemo zbiranje, dostop, odločitve in ponovno iskanje dokazil.