Софтвер за аутоматизацију токова докумената

Добијте формална одобрења појединаца или одређених група која се могу ревидирати — без подсјећања путем имејла.

За неколико минута поставите токове одобравања за фактуре, уговоре, наруџбенице, правилнике, документе људских ресурса и све друго што захтијева обавезујућу одлуку прије наставка. Особе које одобравају виде документ, вашу прилагођену напомену, пратеће датотеке и потпун списак осталих учесника. Могу одобрити, одбити или делегирати и додати коментар или прилог ради образложења одлуке.

Ако документ буде одбијен, отпремите ревидирану верзију и пошаљите га на ново одобравање. Folderit-ово управљање верзијама чува потпуну хисторију датотеке, па се ништа не губи између кругова. Свака одлука добија временску ознаку и биљежи се у трагу ревизије. Одобрени и одбијени документи могу се извести као PDF-ови с приложеним потпуним сажетком тока рада, док оригинална датотека остаје нетакнута.

Не треба сваком документу обавезујућа одлука. Понекад га само прво требају видјети праве особе.

Токови прегледа омогућавају усмјеравање докумената једној или више особа на преглед прије одобравања или потписивања. Користите их за контролу квалитета, провјере усклађености, уреднички преглед или било који интерни поступак провјере у којем су важне повратне информације, али није потребно формално одобрење.

Као и сви токови рада у Folderit-у, прегледи подржавају паралелне, серијске или прилагођене кораке, тако да документ можете послати свима одједном или одредити редослијед прегледавалаца. Свака радња биљежи се с временском ознаком и идентитетом прегледаваоца, пружајући јасан трагу ревизије без икаквог ручног вођења евиденције.

Требате потврду да је документ прочитан и схваћен, а не само достављен?

Токови потврђивања читања пружају структурисан запис који се може ревидирати о томе ко је потврдио пријем и разумијевање документа. То је кључна могућност у свакој примјени аутоматизације докумената у организацији у којој пасивна достава није довољна.

Типични примјери укључују правилнике људских ресурса, процедуре заштите здравља и сигурности, материјале за обуку, стандардне оперативне процедуре и регулаторне обавијести — свугдје гдје морате показати да су запосленици или треће стране прописно обавијештени. Свака потврда биљежи се с временском ознаком и идентитетом учесника. Потпуни запис може се преузети као сажети PDF, док оригинални документ остаје нетакнут, што олакшава припрему доказа за ревизије, ISO провјере или провјере усклађености с GDPR-ом. Можете користити и корисничке групе како бисте токове потврђивања читања послали цијелим тимовима одједном.

Folderit eSign пружа неограничене електронске потписе укључене у план Tailor — без потребе за услугом треће стране или накнадама по потпису.

Користите eSign токове свугдје гдје би иначе био потребан власторучни потпис: за уговоре, споразуме о повјерљивости, уговоре с добављачима, одобрења клијената и документе при запошљавању. Вањским странама не треба Folderit рачун — добијају сигуран линк имејлом и потписују директно из свог сандучића, што ово чини практичним рјешењем за аутоматизацију докумената у мјешовитим тимовима и с вањским уговорним странама.

Већ користите DocuSign? Folderit подржава и њега — доступан је у плановима Medium и Tailor уз вашу постојећу DocuSign претплату. Нисте везани за једног пружаоца услуге потписивања. За организације којима су потребни квалификовани електронски потписи, Folderit подржава и eID (XAdES/ASIC-E) за електронске личне карте које издају државна тијела.