Софтвер за управљање политикама
Држите правилнике организованим, усмјеравајте промјене на одобравање и погледајте ко је потврдио читање докумената које треба прочитати.
Folderit комбинује софтвер за управљање правилницима са свакодневним управљањем документима. Одговорне особе могу радити с хисторијом верзија, подсјетницима за преглед и токовима одобравања, док запосленици добијају захтјеве за потврду о читању и јасно мјесто за проналажење објављених правилника.
Од нацрта правилника до забиљежене потврде о читању
Систем за управљање правилницима повезује документ, његову одговорну особу и повезане радње. Folderit вам помаже координисати четири дијела тог процеса без засебног низа имејлова за сваки правилник.
Пружите одговорним особама радни простор
Чувајте нацрте у фолдеру подијељеном с особама задуженим за њихово писање и преглед. Користите хисторију верзија да све ревизије држите заједно и по потреби пронађете раније верзије.
Одвојите библиотеку правилника намијењену запосленицима од рада на нацртима. Отпремање нове верзије чини је тренутном датотеком; не чини је аутоматски одобреним издањем.
Укључите праве особе у одлучивање
Пошаљите правилник на одобравање паралелно или редом. На примјер, правна служба и HR могу прегледати нацрт прије него што руководилац одјела донесе коначну одлуку.
Особе које одобравају могу прихватити, одбити или затражити појашњење. Уз одговарајуће поставке тока рада, успјешан завршетак може премјестити документ у други фолдер. Дефинишите одредиште објаве и његове дозволе прије него што то омогућите.
Затражите потврду о читању од запосленика
Покрените ток потврђивања читања за одабране кориснике или групе. Примаоци виде задатак у Folderit-у и могу добити имејл обавијест, зависно од својих поставки обавијести.
Отварају документ и бирају „Потврђено“. Можете прегледати ток рада како бисте видјели ко је позван и ко је одговорио, а затим подсјетити особе чији се одговор још чека.
Вратите правилник одговорној особи
Поставите подсјетник за преглед с датумом, временом, примаоцем и поруком. Подсјетници се могу понављати, а документ може имати неколико подсјетника за различите особе или датуме.
Када се правилник промијени, прегледајте нову верзију и по потреби пошаљите нови захтјев за потврду о читању. Аутоматизација потврђивања читања на подешеном фолдеру може се покренути када се дода документ или нова верзија.
Разликујте одобрење и потврду о читању. Одобрење биљежи одлуку о објави правилника. Потврда о читању биљежи одговор примаоца. Сама потврда не доказује да је неко разумио правилник или завршио обуку.
Израдите регистар правилника који људи заиста могу користити
Организујте правилнике према одјелу или теми, а затим користите прилагођене метаподатке и предлошке фолдера за досљедан скуп поља. Прикажите корисна поља као колоне фолдера како би одговорне особе могле прегледати регистар без отварања сваке датотеке.
| Поље | Примјер и сврха |
|---|---|
| Ознака правилника | HR-014 — досљедна ознака за питања и повезане процедуре. |
| Одговорна особа | HR менаџер — особа одговорна за ажурност правилника. |
| Одјел или публика | Сви запосленици — намијењена публика, одвојена од стварних дозвола дијељења. |
| Датум ступања на снагу | 1. новембар 2026. — датум када организација намјерава да правилник ступи на снагу. |
| Датум прегледа | 1. новембар 2027. — датум када одговорна особа треба процијенити треба ли ажурирање. |
| Статус правилника | Нацрт, на прегледу, објављен или замијењен — ознаке које ваш тим дефинише и одржава. |
Ово су предложена поља, а не аутоматска правила објаве. Само додавање датума или ознаке статуса не објављује правилник, не мијења дозволе и не креира подсјетник. Те радње подесите засебно.
Помозите запосленицима да пронађу прави правилник
Претражујте називе докумената, метаподатке и садржај подржаних датотека. Запосленик може потражити ознаку правилника или израз попут „рад на даљину“, унутар материјала којима има дозволу приступа.
Задржите права уређивања код одговорних особа
Користите дозволе како бисте разликовали уреднике правилника од читалаца. Подијелите објављену библиотеку с одговарајућим корисничким групама, и провјеравајте чланство у групама како се особље придружује, мијења тимове или одлази.
Одговорите ко је одобрио, ко је потврдио читање и шта се промијенило
Чувајте запис тока рада уз правилник
Детаљи тока рада показују учеснике, одлуке и временске ознаке. Напредак потврђивања читања показује позване примаоце и довршене одговоре, уз сажетак који можете преузети за своју евиденцију.
Провјерите статус задатка у односу на одговарајућу верзију датотеке. Ако се током активног одобравања отпреми новија верзија, постојеће одобрење остаје повезано с ранијом верзијом; не одобрава замјенску датотеку.
Користите извјештаје за редовни надзор
Администратори могу користити Контролну плочу и извјештаје за преглед докумената који чекају одобрење и извоз извјештаја. Дневник ревизије пружа засебан запис активности у систему.
Извјештај Документи с роком користи метаподатак Рок документа. Не извјештава аутоматски о произвољном прилагођеном Датуму прегледа или року тока рада. Одаберите поља и извјештаје који одговарају вашем процесу прегледа.
Примјер: ажурирање правилника о раду на даљину. HR припрема ревизију у простору за нацрте, правна служба је прегледа, а овлаштена одговорна особа објављује одобрену датотеку у библиотеци правилника. HR покреће потврђивање читања за предвиђене запосленике, провјерава недостајуће одговоре и заказује сљедећи подсјетник за преглед. Тестирајте дозволе и ток рада с малом групом прије примјене у цијелој компанији.
Питања о управљању правилницима у Folderit-у
Како је ово боље од заједничког фолдера и имејла?
Заједнички фолдер људима пружа мјесто за чување правилника. Folderit тим датотекама додаје одлуке о одобравању, захтјеве за потврду о читању, хисторију верзија и подсјетнике. Одговорне особе могу провјерити напредак уз документ умјесто усклађивања одговора из имејл сандучића и табела.
Који план укључује одобравање правилника и потврде о читању?
Medium укључује једноставне токове одобравања и потврђивања читања, прилагођене метаподатке и аутоматско чување. Tailor додаје дизајнер токова рада за напредније процесе, детаљне дозволе, SSO и друге функције. Сваки план има дефинисан број корисника и простор за похрану; провјерите актуелне планове према величини свог тима и захтјевима тока рада.
Могу ли се одобравање и потврђивање читања одвијати као један процес?
Да. Folderit подржава вишефазне токове рада који комбинују методе, попут одобравања након којег слиједи потврда о читању. У плану Tailor, дизајнер токова рада омогућава повезивање корака и дефинисање поступања након успјеха, неуспјеха или истека времена. Подесите и тестирајте пут објаве како одбијени нацрт не би био послан запосленицима.
Може ли правилник захтијевати електронски потпис?
Да, потписивање може бити дио процеса правилника када ваша организација то захтијева. Folderit eSign укључен је у Tailor. Одаберите треба ли задатку одобрење, потврда о читању или потпис према доказима које требате прикупити.
Хоће ли нас софтвер учинити усклађеним?
Folderit подржава документован процес правилника уз контроле приступа, записе токова рада и подсјетнике за преглед. Усклађеност и даље зависи од садржаја ваших правилника, примјењивих захтјева, обуке особља и начина провођења процеса. За шири програм контроле докумената погледајте ISO контролу докумената.
Почните с једним правилником и његовом стварном публиком
Донесите правилник, његове кораке одобравања и особе које требају потврдити читање. Показат ћемо како организовати регистар, подесити ток рада и провјерити настале записе у Folderit-у.