Једноставно управљање уговорима
Једноставан софтвер за управљање уговорима
Функције управљања уговорима
Сигурно спремиште уговора — облак, намјенска инстанца или властита инфраструктура
Напредни OCR за скениране уговоре
Тренутна претрага уговора и клаузула
Генерисање уговора, израда нацрта и електронски потписи
Јединствен извор истине за сваки уговор
Мобилни преглед и одобравање уговора
Детаљне дозволе за уговоре и трагови ревизије
Аутоматизовано чување уговора и контрола обнове
Једно јединствено сигурно спремиште
Folderit-ов софтвер за управљање уговорима централизује све ваше уговоре у једном сигурном спремишту и природно се повезује с Microsoft 365 / Office 365. Генеришите нацрте уговора помоћу Folderit Document Generator-а, пишите и уређујте у познатим Office алатима, док Folderit управља контролом верзија, одобравањима и правно обавезујућим електронским потписима путем Folderit eSign-а или DocuSign-а ради беспријекорног искуства од почетка до краја. Наша платформа подржава цијели животни циклус уговора — од пријема и генерисања уговора до преговора, потписивања, похране и обнове — уз прилагодљиве токове рада, метаподатке и трагове ревизије. Због тога је Folderit идеалан избор за организације које желе једноставно, усклађено поступање с уговорима без тешког, сложеног увођења CLM-а. Уз Folderit Генератор докумената, тимови могу претворити структурисане податке е-образаца или захтјева за уговор у досљедне PDF и DOCX нацрте уговора из вишекратно употребљивих предложака. То је нарочито корисно за споразуме о повјерљивости, описе посла, уговоре о раду, уговоре с добављачима, уговоре о услугама и друге документе који се понављају и требају слиједити одобрени текст и брендирање.
Типичан ток креирања уговора у Folderit-у изгледа овако:
- Додјела одговорне особе за уговор (водитеља пројекта / тима) која води процес
- Прикупљање захтјева и комерцијалних / правних услова од свих страна
- Провођење дубинске провјере и прилагање пратеће документације
- Генерисање или израда нацрта уговора из одобреног предлошка и дефинисање услова, клаузула и обавеза
- Усмјеравање нацрта на интерни преглед и одобравања путем токова рада
- Укључивање повратних информација и праћење измјена уз потпуну хисторију верзија
- Слање уговора на електронско потписивање (Folderit eSign или DocuSign)
- Архивирање потписаног уговора с метаподацима, дозволама, правилима чувања и упозорењима за кључне датуме, попут обнова или истека
Моћна контролна плоча за управљање уговорима
Folderit-ова контролна плоча за управљање уговорима држи сваки уговор у роковима. Поставите рокове за прегледе, одобравања, и обнове, те користите понављајуће подсјетнике како важне прекретнице никада не би биле пропуштене. Обавијести вас упозоравају када се догоди нешто важно — уговор је ажуриран, корак тока рада завршен или се рок приближава — тако да увијек знате статус сваког уговора. Folderit омогућава обогаћивање сваког уговора и нацрта метаподацима попут уговорне стране, врсте уговора, вриједности, одговорне особе, јурисдикције и датума обнове. Можете додати властита прилагођена поља метаподатака која одговарају вашој интерној структури или потребама извјештавања. У комбинацији с претрагом уз OCR, то олакшава проналажење правог уговора према било којем детаљу, чак и када се информације налазе унутар скенираних PDF-ова или сликовних докумената. Претрагу додатно унапређује Folderit-ово повезивање докумената. Можете повезати сродне ставке — на примјер, оквирни уговор с његовим споразумима о повјерљивости, описима посла и фактурама — тако да проналажење једног уговора доноси цијели контекст. Прије обнове, поновних преговора или раскида уговора, ваш тим има све пратеће документе удаљене један клик.
Шта кажу наши корисници
Folderit поједностављује креирање уговора
Коначни уговор пролази кроз бројне итерације, од благих до драстичних. Folderit вам омогућава чување верзија како се документ развија. Свака сачувана верзија носи обједињене метаподатке који се по потреби могу преносити с документом. Тако, ако се услови уговора стално мијењају, у свом систему за управљање уговорима имате при руци списак свих претходних верзија.
Генеришите уговоре из вишекратно употребљивих предложака
Folderit Генератор докумената помаже тимовима креирати досљедне нацрте уговора из структурисаних е-образаца или података захтјева и вишекратно употребљивих предложака докумената. Умјесто копирања детаља у старе датотеке, једном припремите одобрени предложак и користите га за генерисање споразума о повјерљивости, уговора с добављачима, уговора о раду, описа посла, уговора с клијентима и других уговорних докумената који се понављају.
Генерисани уговори могу се сачувати директно у Folderit-у, преузети као PDF или DOCX или послати имејлом из система. Након похране остају у истом контролисаном окружењу за метаподатке, хисторију верзија, одобравања, електронско потписивање, траг ревизије, чување и сигурну дугорочну похрану.
Једна од највећих препрека при креирању уговора јесте сагласност свих учесника с условима. Изазов је у томе што сваки сарадник или учесник има властите измјене и повратне информације. Одржавати усклађеност свих током више истовремених измјена може бити тешко. Folderit разумије и уважава цијели тај процес те омогућава свим учесницима да дају одобрење одједном или хијерархијски. То може поједноставити и креирање и коначно одобравање уговора. Ако неко жели вратити документ с повратним информацијама, то може учинити унутар Folderit-а. Folderit омогућава и постављање аутоматских токове одобравања и изворних токова електронског потписивања уз интеграцију с DocuSign-ом како би се процес одобравања и потписивања додатно поједноставио. Folderit има чак и траг ревизије функцију која биљежи који је корисник приступио којој датотеци и када. То може бити кључан алат за осигуравање усклађености и провјеру је ли одређени корисник заиста прочитао датотеку или јој приступио.
Сигуран и заштићен софтвер за управљање уговорима
Постизање пријатељског договора између двије или више страна укључује одређени степен рањивости и изложености ризику. Највећи изазов при поступању с осјетљивим информацијама компаније јесте постизање праве равнотеже између сигурности и доступности. Податке морате заштитити од неовлаштеног приступа, а истовремено осигурати да праве особе могу брзо доћи до њих када им затребају. Folderit ову равнотежу рјешава вишеструким слојевима заштите. Сав садржај заштићен је 256-битном енкрипцијом банкарског нивоа, стандардом толико снажним да би чак и најнапреднијем суперрачунару требале милијарде година да га пробије. Сваки пријенос података у систем и из њега заштићен је Secure Socket Layer (SSL) енкрипцијом, чувајући информације од пресретања. За још већу контролу, управљање приступом према IP адреси омогућава вам прецизно дефинисање мрежа којима је дозвољено повезивање, блокирајући све покушаје пријаве изван одобрених локација. Чак и када би таква сигурност била могућа на личном уређају за похрану, он је и даље подложан физичком оштећењу. Folderit чува садржај на три различите, једнако сигурне локације, па је спреман за приступ чак и у случају катастрофе. Најбоље од свега је што му можете лако приступити с било којег паметног уређаја повезаног на интернет. Бит ће једнако доступан с најмодернијег суперрачунара као и с паметног телефона средње класе, под условом да имате одговарајуће податке за пријаву.
Честа питања
Софтвер за управљање уговорима поједностављује креирање, одобравање, похрану, праћење и обнову уговора. Folderit помаже компанијама сигурно управљати цијелим животним циклусом уговора у облаку, осигуравајући да увијек знате гдје су уговори похрањени, ко има приступ и када наступају кључни датуми или одобравања.
Да. Folderit укључује прилагодљиве токове одобравања и аутоматске подсјетнике за рокове, обнове и датуме истека. То осигурава да уговори никада не истекну незапажено и одржава ваше интерне процесе досљедним и усклађеним.
Folderit користи енкрипцију банкарског нивоа, детаљну контролу приступа, трагове ревизије и вишефакторску аутентификацију како би ваши уговори били потпуно заштићени. Можете контролисати ко шта види, пратити сваку радњу на документу и испунити строге захтјеве усклађености.
Апсолутно. Folderit омогућава контролу верзија, коментарисање, означавање метаподацима и контролисано дијељење како би тимови сарађивали без губитка прегледа ревизија. Вањски партнери такођер могу сигурно приступати документима путем временски ограничених линкова или линкова заснованих на дозволама.
Да. Folderit се интегрише с Microsoft Office-ом, DocuSign-ом и различитим алатима за аутоматизацију. Можете користити и наш API за повезивање Folderit-а с интерним системима или токовима рада, осигуравајући несметан процес одобравања и похране уговора у цијелој организацији.
Да. Folderit Генератор докумената може креирати PDF или DOCX нацрте уговора из вишекратно употребљивих предложака и структурисаних података е-образаца или захтјева. Тимови могу стандардизовати споразуме о повјерљивости, описе посла, уговоре о раду, уговоре с добављачима и друге документе који се понављају, а затим управљати генерисаном датотеком у Folderit-у уз метаподатке, токове рада, електронске потписе, траг ревизије, чување и сигурну похрану.
