Belge saklama politikası, kuruluşunuzun hangi kayıtları sakladığını, bunları neden sakladığını, bunların ne kadar süreyle gerekli kaldığını ve imha etme yetkisini kimin verdiğini tanımlar. Politika kuralları belirler; bir saklama planı bunları bireysel kayıt kategorilerine uygular.
Şablonu kayıt yönetimi, hukuk, veri koruma ve iş süreçlerinden sorumlu kişilerle birlikte uyarlayın. Herkes için geçerli tek bir süre belirlemez. Politika onaylandıktan sonra belge yönetim sisteminde saklama uygulama rehberini kullanabilirsiniz.
Belge saklama politikası şablonu
Amaç ve kapsam
Kapsama giren tüzel kişileri, konumları, kayıt kategorilerini ve sistemleri tanımlayın. Kağıt belgeleri, e-postaları, ortak sürücüleri, bulut uygulamalarını, dışa aktarılan dosyaları ve cihazlardaki ilgili kopyaları kapsayın. Aynı kayıt birden çok yerdeyse resmi nüshayı belirleyin.
Sorumluluklar
Politikadan sorumlu kişiyi, onaylayanı ve her kayıt kategorisinin sorumlularını belirleyin. Saklama planını kimin güncel tutacağını, teknik ayarları kimin uygulayacağını, istisnaları kimin inceleyeceğini ve imhaya kimin izin vereceğini açıklayın. Sorular ve olası hatalar için iletişim bilgisi ekleyin.
Saklama planı
Her kategori için bir program girişi tamamlayın. Aşağıdaki örnekler çözülmesi gereken soruları göstermektedir; yasal saklama süreleri değildir.
Dört sütunu da karşılaştırmak için tabloyu yatay kaydırın.
| Kayıt kategorisi | Tanımlanacak başlangıç olayı | Doğrulanacak dayanak | Sorumlu ve son işlem |
|---|---|---|---|
| Mali ve vergi kayıtları | İlgili dosyalama, raporlama veya işlem olayı. | Yargı bölgesinde geçerli vergi ve muhasebe kuralları. | Finans; onaylanmış inceleme veya imha eylemi. |
| Sözleşmeler | Sürenin dolması, fesih veya tanımlanmış başka bir olay. | Sözleşme şartları, zamanaşımı süreleri ve sektöre özgü gereklilikler. | Hukuk birimi veya sözleşme sorumlusu; imhadan önce inceleme. |
| İstihdam kayıtları | Belirli bir kaydın olayı, örneğin istihdamın sona ermesi. | İstihdam, bordro ve gizlilik gereksinimleri. | İK; sınırlı inceleme ve imha. |
| Politikalar ve onaylar | Değiştirme, geri çekme veya ilgili sürecin sonlandırılması. | İş faaliyetini kanıtlama ihtiyacı ve geçerli sektör kuralları. | Politika sorumlusu; kontrollü arşivleme veya imha. |
Tamamlanan her giriş için süreyi, tetikleyici tanımını, yetki alanını, kontrol edilen kaynağı ve tarihi, iş gerekçesini, sistem konumunu, istisna kurallarını, onaylayanı ve inceleme tarihini kaydedin. Daha uzun süre elde tutmak için asgari yasal süreyi haklı bir karardan ayırın.
Koruma ve istisnalar
Koruma talimatının nasıl verileceğini, kaydedileceğini, uygulanacağını ve kaldırılacağını tanımlayın. Tüm sistemlerde kapsama giren kayıtları ve sorumluları belirleyin. Olağan imhanın nasıl durdurulacağını, istisnaları kimin onaylayacağını ve açık vakaların nasıl inceleneceğini belirtin.
Bertaraf ve kanıt
Her ortam için onay ve güvenli imha sürecini açıklayın. İmha edildikten sonra saklanan kanıtları ve kopyaların, dışa aktarımların ve yedeklemelerin işlenmesini tanımlayın. Yanlış bir silme işleminin nasıl raporlanacağını ve geri yüklemenin nasıl kontrol edileceğini belirtin.
Eğitim ve bakım
Politikayı, kayıtları işleyen personel ve yüklenicilerin erişimine açık hale getirin. Bir inceleme aralığı belirleyin ve ilgili yasal, sözleşmeye bağlı, organizasyonel veya sistem değişikliklerinden sonra inceleme yapılmasını isteyin. Politika onayını ve sürüm geçmişini kaydedin.
Geçerli kurallardan dönemleri seçin
GDPR, HIPAA veya vergi kanunu gibi isimler birbirinin yerine kullanılabilen saklama planları değildir. Bir kuralın kuruluşa ve belirli bir kayda uygulanıp uygulanmayacağını belirleyin. Otomatik imhayı ayarlamadan önce sorumlu hukuk veya kayıt sahibinden anlaşmazlıkları çözmesini isteyin.
Avrupa Komisyonu’nun GDPR kılavuzu (İngilizce), kişisel verilerin saklanmasının, inceleme veya silme sınırlarıyla birlikte amacı ve yasal yükümlülükleri yansıtması gerektiğini açıklar. “Her şeyi sonsuza kadar sakla” genel amaçlı bir çözüm değildir.
Somut bir varyasyon örneği olarak, IRS kayıt tutma kılavuzu (Amerika Birleşik Devletleri, İngilizce) çeşitli ABD vergi senaryolarını birbirinden ayırmaktadır. Burada bahsedilen yedi yıllık süre, tüm ticari kayıtlara veya ülkelere otomatik olarak uygulanmaz.
14 maddelik politika inceleme kontrol listesi
- Kapsam: İlgili tüm varlıklar, konumlar ve kayıt formatları adlandırılır.
- Envanter: Ekip, yetkili kayıtların ve kopyaların nerede bulunduğunu bilir.
- Sorumlular: her kayıt kategorisinin ilgili iş sürecinden sorumlu bir kişisi vardır.
- Hukuki kapsam: planın her satırı geçerli hukuk düzenini belirtir.
- Kaynaklar: yükümlülükler bir kaynak ve inceleme tarihi ile belgelenir.
- Başlangıç olayı: her saklama süresinin hesabı açıkça tanımlanmış bir olaydan başlar.
- Süreler: Seçilen dönemin onaylanmış bir gerekçesi vardır.
- Gizlilik: Gereksiz kişisel veri saklamaya karşı çıkılmaktadır.
- Muhafaza: muhafaza ve istisna süreci ilgili tüm kopyaları kapsar.
- İzinler: Yalnızca yetkili kişiler kuralları değiştirebilir veya kayıtları imha edebilir.
- Bertaraf: onay, yöntem ve kanıtlar tanımlanır.
- Yedeklemeler ve cihazlar: kopyanın geçerlilik süresinin sona ermesi ve geri yüklenmesi ele alınır.
- Eğitim: Kullanıcılar kayıtları nasıl sınıflandıracaklarını ve sorunları nasıl raporlayacaklarını bilirler.
- Gözden geçirme: sorumlu kişi, inceleme aralığı ve değişiklik sonrası kontroller politikayı güncel tutar.
Onaylanan politikayı uygulamaya koyun
Folderit, kayıtları klasör ve meta verilerle düzenlemeye, erişimi yönetmeye, politika onayı veya okundu teyidi istemeye ve yapılandırılmış saklama işlemlerini uygulamaya yardımcı olur. Her kuralın dayanağı izlenebilsin diye onaylı saklama planını yazılım ayarlarından ayrı tutun.
Başlangıç tarihi alanları, klasör devralma ve dosya istisnaları dahil olmak üzere pratik adımlar için belge saklama uygulama kılavuzumuzu izleyin. Geniş kapsamlı otomatik eylemleri etkinleştirmeden önce sonucu küçük bir test seti ile doğrulayın.
Folderit saklama otomasyonu rehberi başlangıç tarihlerini ve son işlemleri açıklar. Güncel paket karşılaştırmasına göre özellik Medium ve Tailor paketlerine dahildir. Etkinleştirmeden önce öğe ve klasör kapsamını, tarih alanını ve dosya istisnalarını kontrol edin. Klasör kuralı, ayrı bir alt klasör kuralını otomatik olarak yapılandırmaz.
Bir koruma talimatının her yazılım kuralını otomatik olarak askıya aldığını varsaymayın. Etkilenen kayıtları belirleyin, saklama ayarlarını ve erişimini kontrol edin, istisnaları kaydedin ve olağan imha işleminin bunları kaldıramayacağını test edin. Onaylanan süreci diğer sistemlere, dışa aktarımlara ve yedeklemelere de uygulayın.
