Uma política de conservação define os documentos que a organização guarda, a finalidade, o prazo necessário e quem autoriza a eliminação. A política estabelece as regras; a tabela de seleção aplica-as a cada categoria documental.
Adapte este modelo com os responsáveis pelos documentos, pelo jurídico, pela proteção de dados e pelas áreas de negócio. Não estabelece um prazo universal. Depois da aprovação, consulte o guia para implementar a conservação numa solução de gestão documental.
Modelo de política de conservação de documentos
Objetivo e âmbito
Defina as entidades comerciais, os locais, as categorias de registos e os sistemas abrangidos. Inclua registos em papel, e-mail, unidades partilhadas, aplicações na nuvem, ficheiros exportados e cópias relevantes nos dispositivos. Identifique a cópia oficial quando existem registos em vários locais.
Responsabilidades
Identifique o responsável pela política, quem a aprova e os responsáveis por cada categoria documental. Defina quem mantém a tabela de seleção, aplica as configurações técnicas, analisa exceções e autoriza a eliminação. Indique um contacto para dúvidas e possíveis erros.
Tabela de seleção
Preencha uma linha para cada categoria. Os exemplos indicam questões a resolver; não determinam prazos legais de conservação.
Desloque a tabela na horizontal para comparar as quatro colunas.
| Categoria de registo | Evento inicial a definir | Fundamento a verificar | Responsável e destino final |
|---|---|---|---|
| Registos financeiros e fiscais | O evento de registo, relatório ou transação relevante. | Regras fiscais e contabilísticas aplicáveis na jurisdição. | Financeiro; revisão ou eliminação aprovada. |
| Contratos | Expiração, rescisão ou outro evento definido. | Requisitos contratuais, prazos de prescrição e regras setoriais. | Jurídico ou responsável pelos contratos; revisão antes da eliminação. |
| Registos de emprego | O evento do registo específico, como o fim do emprego. | Requisitos de emprego, processamento de salários e privacidade. | RH; revisão e eliminação restritas. |
| Políticas e aprovações | Substituição, retirada ou encerramento do processo relevante. | Necessidades de prova da atividade e regras setoriais aplicáveis. | Responsável pela política; arquivo ou eliminação controlada. |
Em cada linha, registe o prazo, o evento que inicia a contagem, a jurisdição, a fonte e a data da consulta, a justificação de negócio, o local de armazenamento, as exceções, a aprovação e a data de revisão. Distinga o mínimo legal de uma decisão justificada de conservar durante mais tempo.
Preservação e exceções
Defina como uma instrução de preservação é emitida, registada, aplicada e levantada. Identifique os documentos e os responsáveis abrangidos em todos os sistemas. Explique como suspender a eliminação habitual, quem autoriza uma exceção e como rever os casos pendentes.
Eliminação e prova
Descreva a aprovação e a eliminação segura para cada suporte. Defina a prova conservada após a eliminação e o tratamento de duplicados, exportações e cópias de segurança. Indique como comunicar uma eliminação incorreta e controlar a recuperação.
Formação e manutenção
Torne a política acessível aos colaboradores e prestadores de serviços que lidam com registos. Defina um intervalo de revisão e exija uma revisão após alterações legais, contratuais, organizacionais ou de sistema relevantes. Registe a aprovação da política e o histórico de versões.
Escolha os períodos das regras aplicáveis
Nomes como RGPD, HIPAA ou legislação fiscal não são tabelas de seleção intercambiáveis. Determine se uma regra se aplica à organização e ao registo específico. Peça ao responsável legal ou ao proprietário dos registos para resolver os conflitos antes de definir a eliminação automática.
A orientação RGPD da Comissão Europeia (em inglês) explica que a conservação de dados pessoais deve refletir a finalidade e as obrigações legais, com limites de revisão ou eliminação. “Manter tudo para sempre” não é uma solução de utilização geral.
Para um exemplo concreto de variação, a orientação de manutenção de registos do IRS (Estados Unidos, inglês) distingue vários cenários fiscais nos EUA. O período de sete anos aí mencionado não se aplica automaticamente a todos os registos comerciais ou países.
14 pontos para rever a política
- Âmbito: todas as entidades, locais e formatos de registo relevantes são nomeados.
- Inventário: a equipa sabe onde residem os registos e cópias oficiais.
- Responsáveis: cada categoria documental tem um responsável da área de negócio.
- Jurisdição: cada linha da tabela identifica o contexto jurídico aplicável.
- Fontes: as obrigações são documentadas com fonte e data de revisão.
- Evento inicial: a contagem de cada prazo começa num evento inequívoco.
- Durações: o período escolhido tem justificação aprovada.
- Privacidade: a conservação desnecessária de dados pessoais é questionada.
- Preservação: as instruções de preservação e exceções abrangem todas as cópias relevantes.
- Permissões: apenas pessoas autorizadas podem alterar regras ou descartar registos.
- Eliminação: a aprovação, o método e as evidências são definidos.
- Cópias de segurança e dispositivos: a expiração das cópias e a recuperação estão previstas.
- Formação: os utilizadores sabem classificar registos e reportar problemas.
- Revisão: há responsável, periodicidade e eventos que exigem atualizar a política.
Coloque a política aprovada em funcionamento
O Folderit ajuda a organizar documentos com pastas e metadados, controlar acessos, solicitar aprovação de políticas ou confirmação de leitura e aplicar ações de conservação configuradas. Mantenha a tabela aprovada separada das definições do software para relacionar cada regra com o respetivo fundamento.
Para conhecer os passos práticos, incluindo os campos de data de início, herança de pastas e exceções de ficheiros, siga o nosso guia de implementação de conservação de documentos. Verifique o resultado com um pequeno conjunto de testes antes de ativar ações automatizadas amplas.
Para a configuração Folderit, o guia de automatização da conservação descreve as datas de início e as ações de fim. Nos planos públicos atuais, a automatização da conservação está disponível em Medium e Tailor. Verifique o âmbito do item e da pasta, o campo de data escolhido e quaisquer exceções ao nível do ficheiro antes da ativação. Uma regra de pasta não configura automaticamente uma regra de subpasta separada.
Não presuma que uma instrução de preservação suspende automaticamente todas as regras de software. Identifique os registos afetados, controle as suas definições de conservação e acesso, registe a exceção e teste se o eliminação normal não os consegue remover. Aplique o processo aprovado também a outros sistemas, exportações e cópias de segurança.
