Gestionarea documentelor pentru contabili
Păstrați fișierele clienților, aprobările facturilor și documentele de lucru de sfârșit de an într-un singur sistem documentar organizat.
Folderit oferă contabililor un loc pentru colectarea, găsirea, verificarea și păstrarea documentelor din spatele muncii lor. Controlați accesul fiecărui client, păstrați revizuirile împreună și înregistrați deciziile de aprobare alături de fișiere.
Utilizați-l pentru documente fiscale, chitanțe, evidențe salariale, scrisori de angajament și dovezi de audit, cu fluxuri de lucru și înregistrări structurate potrivite cabinetului.
Oferiți fiecărui client un loc clar pentru trimiterea documentelor
Construiți o structură consecventă după client, exercițiu financiar și misiune. Păstrați documentele primite separate de documentele interne de lucru și de livrabilele finalizate, apoi oferiți fiecărui destinatar acces la zona necesară.
Colectați fișiere în dosarele clienților
Partajați un dosar de primire cu permisiunea Numai încărcare. Clienții pot trimite documente fără a vedea conținutul adăugat de alți utilizatori. Aceasta susține o zonă simplă de trimitere a chitanțelor, extraselor și dovezilor fiscale.
Pentru documentele transmise clienților, utilizați Vizualizare când aceștia pot descărca sau tipări ori Previzualizare pentru formatele acceptate fără controale de descărcare. Păstrați drepturile de editare la persoanele care gestionează activitatea.
Primiți fișiere prin e-mail
Activați o adresă de e-mail specifică dosarului pentru atașamentele primite de la clienți, scanere sau alte sisteme. Expeditorul trebuie să treacă destinația în To sau Cc, nu în Bcc. Oricine cunoaște adresa poate trimite la ea, așa că partajați-o cu expeditorii vizați.
Un supliment Outlook Folderit permite echipei și salvarea e-mailurilor și atașamentelor selectate în dosarul relevant.
Colectați detalii alături de fișier
Utilizați eForms în Tailor pentru deconturi, solicitări către furnizori sau evidențe cu informații despre clienți. Includeți câmpuri pentru perioada de raportare, contabilul responsabil și atașamente justificative. Câmpurile obligatorii ajută oamenii să trimită informațiile necesare procesului.
Un formular creează o înregistrare căutabilă. Configurați cine o poate trimite, vizualiza și edita, apoi conectați-o la un flux de aprobare unde este potrivit.
Exemplu de structură pentru client: Client → 2026 → Documente primite / Documente de lucru / Livrabile aprobate. Partajați Documente primite cu clientul ca Numai încărcare, Documente de lucru cu echipa atribuită și Livrabile aprobate cu clientul ca Vizualizare. Verificați permisiunile moștenite înainte de a utiliza structura pentru evidențe confidențiale.
Conduceți facturile de la primire la o decizie înregistrată
În Folderit, fluxurile de aprobare pot funcționa în paralel, în succesiune sau în etape personalizate. Verificatorii pot aproba, respinge sau cere clarificări, cu deciziile și comentariile păstrate în evidența fluxului.
- Captați factura și contextul săuÎncărcați sau trimiteți fișierul prin e-mail în dosarul de primire. Adăugați furnizorul, numărul facturii, clientul sau entitatea, perioada de raportare și verificatorul responsabil ca metadate ori colectați-le într-un eForm de factură.
- Completați informațiile lipsăPentru o înregistrare eForm, o sarcină de completare a câmpurilor poate solicita unui contabil adăugarea referinței comenzii de achiziție sau a centrului de cost înainte de aprobare. Aceasta actualizează câmpurile formularului; nu editează metadatele unui PDF obișnuit.
- Direcționați deciziaTrimiteți înregistrarea completată aprobatorului autorizat. În Tailor, configurați condiții și trasee separate de succes, eșec și expirare a timpului în Designerul de fluxuri de lucru. Testați fiecare traseu cu trimiteri reprezentative.
- Predați munca aprobată procesului următorConfigurați un flux finalizat cu succes să mute documentul într-un dosar aprobat sau pregătit pentru procesare. Înregistrarea contabilă și plata rămân acțiuni în sistemul contabil, dacă nu ați configurat și verificat o integrare.
Aceasta este o configurație exemplificativă, nu un serviciu preconfigurat de conturi de plătit. Definiți autoritatea de aprobare, câmpurile obligatorii și gestionarea excepțiilor conform procedurilor firmei.
Aprobați și semnați documentele misiunii
Trimiteți scrisori de angajament sau alte documente prin aprobare și apoi semnare electronică. Folderit eSign este inclus în Tailor; integrarea DocuSign este o altă opțiune, cu propriile cerințe de serviciu.
Generați documente repetabile pentru clienți
Utilizați generarea documentelor pentru a completa un șablon ODT cu valori dintr-o înregistrare eForm și a produce un PDF sau DOCX. Pregătiți scrisori de angajament, confirmări sau coperți cu structură consecventă, apoi verificați rezultatul generat înainte de emitere.
Găsiți dovezile și păstrați clară versiunea de lucru
Căutați dincolo de denumirea fișierului
Căutarea aprofundată poate găsi text în documentele și scanările acceptate, inclusiv PDF, DOCX, PNG și JPG. Căutați un nume de furnizor sau o referință, apoi restrângeți rezultatele după dosar, dată sau metadate.
Precizia OCR depinde de calitatea scanării și de limba selectată. Conținutul XLSX nu este inclus în căutarea OCR în conținut, așa că utilizați denumiri relevante și metadate pentru foile de calcul.
Păstrați revizuirile împreună cu istoricul lor
Încărcați o revizuire ca versiune nouă a fișierului existent. Versiunile anterioare rămân disponibile pentru consultare. Indicatorii sarcinilor arată cărei versiuni i se aplică aprobarea; aprobarea unei versiuni anterioare nu aprobă o încărcare ulterioară.
Utilizați integrarea Microsoft 365 pentru crearea și editarea documentelor Word, Excel și PowerPoint acceptate, cu modificările salvate înregistrate în istoricul versiunilor.
| Câmp | Exemplu |
|---|---|
| Client / entitate | Example Trading Ltd |
| Perioada de raportare | 2026 T4 |
| Tip de document | Factură de furnizor, extras de cont, document de lucru fiscal |
| Referință | Factura furnizorului INV-1048 |
| Contabil responsabil | Membrul echipei atribuit misiunii |
Aplicați șabloane de metadate pentru dosare pentru a menține registrul consecvent și afișați câmpurile utile drept coloane ale listei. Numerotarea automată a documentelor poate furniza o referință internă; păstrați numărul original al facturii furnizorului în propriul câmp.
Pentru activitatea de sfârșit de an: păstrați dovezile justificative, ciornele situațiilor și livrabilele finale în locații definite. Atribuiți verificatori, verificați versiunea trimisă spre aprobare și utilizați mementouri pentru următoarea acțiune necesară. Metadatele descriu înregistrarea; nu înregistrează singure tranzacții și nu calculează solduri.
Controlați accesul clienților și pregătiți evidențele pentru verificare
Stabiliți reguli de acces și autentificare
Partajați dosare specifice cu personalul atribuit și utilizatorii clienților. Folderit oferă conexiuni criptate și stocare criptată pe 256 de biți. Administratorii pot impune autentificarea cu doi factori și configura reguli de parole și restricții IP prin Politica de securitate.
Tailor adaugă permisiuni granulare și opțiuni SSO. Consultați Centrul de încredere în raport cu cerințele de securitate ale firmei.
Oferiți auditorilor o sferă definită de verificare
Partajați dosarele selectate de dovezi cu verificatori nominalizați și stabiliți expirarea accesului unde este necesar. Administratorii pot filtra jurnalul de audit după utilizator, dată, domeniu sau acțiune și îl pot exporta în XLSX, ODS sau CSV.
Încheierea unei permisiuni de partajare nu recuperează copiile descărcate. Verificați celelalte căi de acces când închideți o verificare.
Aplicați programul de retenție
În Medium și Tailor, configurați automatizarea retenției pentru dosare sau fișiere individuale. Alegeți data de început a perioadei și acțiunea finală: arhivare într-un dosar, mutare în coșul de reciclare sau ștergere definitivă.
Stabiliți perioadele conform cerințelor aplicabile firmei, inclusiv excepțiile. O perioadă universală de retenție nu poate acoperi fiecare client, jurisdicție și tip de document.
Păstrați vizibilă activitatea viitoare
Stabiliți mementouri unice sau recurente pentru utilizatori ori grupuri. Sarcinile fluxurilor apar în panourile destinatarilor, iar rapoartele administrative ajută la verificarea aprobărilor în așteptare, documentelor scadente și termenelor apropiate de retenție.
Raportul Documente scadente utilizează metadatele Termen-limită ale documentului. Termenele fluxurilor de lucru sunt configurate separat.
Alegeți configurația potrivită firmei
Folderit înlocuiește software-ul nostru contabil?
Folderit gestionează documentele, înregistrările structurate și procesele aferente. Păstrați registrul contabil general, reconcilierea, calculele fiscale și plățile în instrumentele contabile concepute pentru acele sarcini. Utilizați Folderit pentru organizarea dovezilor justificative și a deciziilor.
Se poate conecta la platforma noastră contabilă?
Folderit oferă un API și integrări prin platforme de automatizare, inclusiv Zapier și Make. O conexiune funcțională depinde de declanșatoarele și acțiunile acceptate în ambele sisteme, de maparea datelor și de configurația dumneavoastră. Consultați opțiunile de integrare și testați transferul dorit înainte să vă bazați pe el. Integrarea Folderit pentru Zapier se află în prezent în versiune beta publică.
Ce plan include fluxurile de lucru contabile?
Medium include fluxuri simple de aprobare și confirmare, metadate personalizate, numerotare și automatizarea retenției. Tailor adaugă Designerul de fluxuri de lucru, eForms, Folderit eSign, permisiuni granulare, SSO și acces API. Planurile au limite definite pentru utilizatori și stocare, așa că verificați prețurile curente în raport cu nevoile personalului, accesului clienților și fluxurilor de lucru.
Pot clienții trimite documente fără cont Folderit?
Partajarea dosarelor cu utilizatori nominalizați necesită un utilizator înregistrat. Trimiterea prin e-mail în dosar permite expedierea fișierelor la o adresă de primire activată, fără autentificare. Un link public de partajare este un mecanism diferit: oricine deține URL-ul poate accesa conținutul. Utilizați utilizatori nominalizați când accesul trebuie să depindă de identitate.
Pot companii separate să aibă propriile spații?
Subconturile de afaceri au propriile secțiuni, membri ai echipei, administratori și grupuri. Căutarea se desfășoară separat în fiecare subcont. Decideți dacă dosarele clienților într-un cont sau subconturile separate corespund mai bine limitelor administrative.
Poate fi Folderit găzduit în infrastructura noastră?
Alături de serviciul cloud, este disponibilă implementarea on-premises. Discutați găzduirea, responsabilitățile operaționale și eventualele cerințe pentru un mediu dedicat cu Folderit înainte de alegerea implementării.
Încercați o misiune pentru un client în Folderit
Prezentați un exemplu de dosar de client și un proces de verificare. Vom arăta cum să colectați documentele, să atribuiți acces, să înregistrați deciziile și să regăsiți dovezile.