Dokumentu kontroles programmatūra palīdz atpazīt lietošanai apstiprināto versiju, noteikt piekļuves tiesības un saglabāt pārskatīšanas, apstiprināšanas un izmaiņu pierādījumus. Tā sasaista failu ar atbildīgo personu, metadatiem un dzīves cikla noteikumiem, lai lēmumi nepaliktu atsevišķās e-pasta sarakstēs.
Izmantojiet šo rokasgrāmatu, lai novērtētu programmatūru procedūrām, līgumiem, politikām, tehniskajiem dokumentiem un citiem ierakstiem, kuru precizitātei vai konfidencialitātei ir nozīme. Noderīgs tests ir tas, vai jūsu komanda var demonstrēt pilnīgu kontrolētu procesu, tostarp noraidītas izmaiņas un novecojušu versiju.
Kas dokumentu kontroles sistēmai jāparāda skaidri
Katram kontrolētajam dokumentam lietotājam ir jāspēj noteikt, kura versija ir atļauta lietošanai, kas par to atbild, kas to apstiprinājis, kāda piekļuve ir atļauta, kad tas ir jāpārskata un kas notiek tā glabāšanas perioda beigās. Parakstītam failam var būt nepieciešami papildu pierādījumi, kas saista parakstu ar attiecīgo versiju.
Tas ir svarīgi, kad darbinieks ievēro darba instrukciju, finanšu nodaļa apstiprina rēķinu, klients pieprasa apstiprinājuma pierādījumu vai auditors izseko izmaiņas. Programmatūra atbalsta procesu, bet apstiprināšanas pilnvaras, publicēšanas noteikumus un vajadzīgos pierādījumus nosaka organizācija.
Dokumentu kontrole un dokumentu pārvaldība
Dokumentu pārvaldība ietver informācijas glabāšanu, kārtošanu, atrašanu un kopīgošanu. Dokumentu kontrole īpašu uzsvaru liek uz autorizāciju, pārskatīšanu, izplatīšanu un dzīves cikla noteikumiem. Produkti bieži nodrošina abus; marķējums vien nenosaka, kuras kontroles ir iekļautas.
Brošūrai var pietikt ar vienkāršu glabāšanu un kopīgošanu. Kvalitātes procedūrai var būt vajadzīga pārskatīšana, apstiprināšana, publicēšana lietošanai un vēlāk atsaukšana. Piegādātāja līgumam var būt vajadzīga ierobežota piekļuve, paraksts, saistīti grozījumi un atgādinājumi par pagarināšanu. Vērtējiet faktisko dokumentu procesu un izvēlēto plānu, nevis pieņemiet, ka katrai dokumentu pārvaldības sistēmai vai koplietotajam diskam ir vienādas iespējas.
Skatiet mūsu DMS un koplietojamo disku salīdzinājumu, lai uzdotu jautājumus par esošo krātuvi. Daži diskdziņi jau nodrošina versijas un atļaujas; novērtējiet to konfigurāciju, pirms izlemjat, kas trūkst.
Septiņas izvērtējamās kontroles iespējas
1. Versiju vēsture un publicēšanas statuss
Saglabājiet viena dokumenta labojumus kopā, nevis izveidojiet nesaistītas “galīgās” kopijas. Pārbaudiet, vai lietotāji var redzēt iepriekšējās versijas, identificēt pašreizējo augšupielādēto failu un noteikt, kura versija ir apstiprināta vai parakstīta.
Folderit glabā faila versijas ar kopīgiem metadatiem. Aktīvs apstiprināšanas uzdevums paliek piesaistīts tam iesniegtajai versijai: jaunas versijas augšupielāde nepārnes apstiprinājumu. Nosakiet, kā atšķirt melnrakstu no lietošanai apstiprināta dokumenta, un pārbaudiet, vai jaunu augšupielādi nevar sajaukt ar apstiprinātu procedūru.
2. Ar dokumentu saistītie lēmumi
Līgumam var būt vajadzīga juridiska pārbaude, vadības apstiprinājums un paraksts. Politiku vispirms var apstiprināt un pēc tam pieprasīt darbinieku apliecinājumus, ka tā ir izlasīta. Piesaistiet šos lēmumus dokumentam un nosakiet saņēmējus un uzdevuma pabeigšanas noteikumus.
Folderit atbalsta apstiprināšanu, pārskatīšanu, izlasīšanas apliecinājumus, lauku aizpildīšanu un pieejamos parakstīšanas veidus. Secīgi, paralēli un pielāgoti posmi ir piemēroti dažādiem procesiem. Vizuālais darbplūsmu veidotājs izmanto konfigurētus nosacījumus un rezultātu ceļus; tas pats nenosaka, kam organizācijā ir tiesības apstiprināt. Apstiprināšanas darbplūsmu rokasgrāmatā aprakstīti iestatījumi un pieejamie pierādījumi.
Apstiprināšana un parakstīšana ir atsevišķas darbības. Apstipriniet Folderit eSign, DocuSign integrācijas vai atbalstītās eID parakstīšanas prasības un izmaksas, nevis uzskatiet tos par savstarpēji aizvietojamiem pakalpojumiem.
3. Piekļuve pareizajā līmenī
“Ir piekļuve” ir pārāk plaša daudziem ierakstiem. Personai var būt nepieciešams priekšskatīt līgumu, to nelejupielādējot, augšupielādēt atbalsta failus, neredzot visu mapi, vai rediģēt vienu dokumentu kopu, lasot citu.
Folderit atšķir tikai priekšskatīšanas, skatīšanas, rediģēšanas un tikai augšupielādes tiesības. Tailor plānā var konfigurēt detalizētas pielāgotas tiesības. Pārbaudiet mantotās tiesības, grupas, ārējo kopīgošanu un piekļuves termiņu. Izmēģiniet kontu, kam piekļuve jāliedz, un kontu, kam tā jāatļauj. Priekšskatīšana ierobežo atļautās darbības, bet neliedz visus iespējamos veidus, kā fiksēt ekrānā redzamo informāciju.
4. Audita un darbplūsmas pierādījumi
Audita pieraksti palīdz noteikt, kurš ko un kad ir izdarījis. Pārbaudiet nepieciešamos notikumus, pierādījumu eksportu, piekļuvi tiem un saglabātās vēstures apjomu.
Folderit nodrošina dokumentu un konta darbību pārskatus un eksportējamu audita informāciju. Darbplūsmas kopsavilkumi papildina šo vēsturi ar dalībniekiem, lēmumiem, komentāriem un laikspiedoliem. Pārbaudiet reprezentatīvās izmaiņas, lejupielādes, kopīgošanas un apstiprināšanas darbības savā konfigurācijā, tā vietā, lai pieņemtu, ka katrs notikums tiek rādīts katrā pārskatā.
5. Metadati, numerācija un meklēšana
Līgumam var būt vajadzīgi klienta, atbildīgās personas, līguma veida, beigu datuma un konfidencialitātes lauki. Procedūrai var būt vajadzīgs dokumenta numurs, process, versija, publicēšanas statuss un nākamās pārskatīšanas datums. Vienoti lauki palīdz atrast informāciju pēc darba konteksta, neatceroties faila nosaukumu.
Folderit atbalsta pielāgotus metadatus un mapju veidnes, atbalstīta satura pilna teksta meklēšanu ar OCR un dokumentu numerāciju. Apzināti nosakiet identifikatorus un numerācijas noteikumus: automātisks numurs neizlabo nekonsekventu klasifikāciju.
Izmēģiniet meklēšanu pēc frāzes skenētā dokumentā un tad filtrējiet pēc komandas izmantotajiem laukiem. Reprezentatīvā izlasē pārbaudiet OCR valodas un failu tipus. Pareizas tiesības un metadati joprojām ir nepieciešami.
6. Pārskatīšanas datumi un glabāšanas termiņi
Pārskatīšanas datums atgādina atbildīgajai personai no jauna izvērtēt dokumentu. Glabāšanas termiņš nosaka, cik ilgi ierakstu saglabā un kādu darbību veic termiņa beigās. Tie ir atšķirīgi noteikumi: atgādinājums neizdzēš ierakstu, un glabāšanas iestatījums nepierāda, ka procedūra joprojām ir piemērota.
Folderit atbalsta atgādinājumus un konfigurētas glabāšanas darbības. Pašreizējā publiskajā plānu salīdzinājumā glabāšanas automatizācija ir iekļauta Medium un Tailor. Glabāšanas rokasgrāmatā pārbaudiet termiņa sākumu, piemērošanu ierakstiem un mapēm, izņēmumus un arhivēšanas vai dzēšanas darbību. Vispirms atrisiniet pienākumus saglabāt ierakstus ilgāk; nepaļaujieties uz automātisku juridisku dzēšanas aizliegumu.
7. Strukturētie ieraksti, kā arī faili
Daļa kontrolētās informācijas sākas kā dati, nevis Word dokuments vai PDF. Negadījuma ziņojumu, pārbaudi, līdzekļu ierakstu vai iekšējo pieprasījumu var būt vieglāk tvert, izmantojot konsekventus laukus un pielikumus.
Folderit elektroniskās veidlapas izveido ierakstus mapēs, kurās var izmantot tiesības, meklēšanu, darbplūsmas un citas dokumentētas iespējas. Veidlapas un Workflow Designer ietilpst Tailor plānā. Veidlapa var savākt lēmumam nepieciešamos pierādījumus, bet pati nepārvērš sistēmu par pilnīgu specializētu kvalitātes, aktīvu vai personāla pārvaldības lietotni.
Pielāgojiet dokumentu kontroli nodaļas vajadzībām
Ritiniet tabulu sāniski, lai salīdzinātu visas trīs kolonnas.
| Joma | Tipiska kontrolēta informācija | Lēmums, kas jāprecizē |
|---|---|---|
| Kvalitāte | Procedūras, darba instrukcijas, pārbaudes un audita protokoli | Kas apstiprina publicēšanu lietošanai un nepieļauj atsauktas versijas izmantošanu? |
| Personāls | Darbinieku lietas, līgumi, ievadīšanas darbā un mācību ieraksti | Kas redz sensitīvos laukus un pārbauda obligātos izlasīšanas apliecinājumus? |
| Finanses | Rēķini, piegādātāju faili un finanšu atskaites | Kas pārbauda apliecinošos pierādījumus un atļauj nākamo darbību? |
| Juridiskie jautājumi un līgumi | Līgumi, grozījumi, parakstīšanas un atjaunošanas pierādījumi | Kura versija tika apstiprināta, parakstīta un vēlāk grozīta? |
| Inženierzinātnes | Rasējumi, specifikācijas, tehniskās izmaiņas un nodevumi | Kura versija ir apstiprināta attiecīgajam projektam vai darbu paketei? |
Pirms produktu salīdzināšanas izveidojiet prasību sarakstu
Sāciet ar ierakstiem, kas radītu vislielākās problēmas, ja tie būtu pazuduši, novecojuši, nepareizi apstiprināti vai atklāti. Mazai organizācijai ar sensitīviem ierakstiem var būt nepieciešama stingrāka kontrole nekā daudz lielākai komandai, kas pārvalda zema riska atsauces materiālu.
- Nosauciet dokumentu kategorijas, atbildīgās personas un oficiālās glabāšanas vietas.
- Norādiet lomas, kurām ir atļauts priekšskatīt, lejupielādēt, rediģēt, apstiprināt, parakstīt un kopīgot.
- Definējiet obligātos laukus, numerāciju un meklēšanas kritērijus.
- Norādiet izlaišanas, pārskatīšanas, atsaukšanas un saglabāšanas procesu.
- Nosakiet nepieciešamos revīzijas pierādījumus, eksportu un integrācijas.
- Apstipriniet plānu, licences modeli, krātuvi, ieviešanu un pastāvīgo atbalsta apjomu.
Lai iegūtu plašāku atlases kontrolsarakstu, izmantojiet MVU dokumentu pārvaldības pircēja rokasgrāmatu. Salīdziniet nepieciešamo konfigurāciju un gada izmaksas, nevis tikai funkcijas nosaukumu vai sākuma cenu.
Pārbaudiet visu kontrolēto dokumentu procesu
Izmantojiet skaidri marķētus dokumentu paraugus un parastus lietotāju kontus. Augšupielādējiet procedūru, aizpildiet metadatus, nosūtiet to pārskatīšanai un apstiprināšanai un pārbaudiet publicēšanas vietu. Pēc tam iesniedziet jaunu versiju un pārbaudiet, vai iepriekšējais lēmums paliek saistīts ar iepriekšējo versiju.
Pārbaudiet noraidījumu, trūkstošu apstiprinātāju un konfidenciālu pielikumu. Meklējiet tekstu skenētā dokumentā, mēģiniet lejupielādēt failu bez attiecīgām tiesībām, pārbaudiet audita pierādījumus un eksportējiet darbplūsmas kopsavilkumu. Glabāšanas noteikumu vispirms droši izmēģiniet ar vienreizējiem testēšanas ierakstiem, nevis organizācijas dokumentiem.
Lūdziet nākamajiem lietotājiem izpildīt šos uzdevumus. Ja publicēšanas statusa izpratnei vajadzīga atsevišķa izklājlapa vai nav atrodams apstiprinātais dokuments, konfigurācija jāuzlabo. Pirms arhīva pārvietošanas plānojiet migrāciju un pieņemšanas pārbaudes.
Dokumentu kontrole ar Folderit
Folderit apvieno dokumentu krātuvi, versijas, metadatus, meklēšanu, piekļuves vadīklas, darbplūsmas un darbību pierādījumus vienā vidē. Papildu iespējas, tostarp eForms, Workflow Designer, detalizētas atļaujas un SSO, ir atkarīgas no atlasītā plāna un konfigurācijas.
Šie rīki atbalsta kontrolētu procesu. Organizācija pati nosaka politikas, apstiprināšanas pilnvaras un sertifikāciju. Pārskatiet pašreizējo plānu salīdzinājumu un Trust Center un izmēģiniet vajadzīgo procesu ar reprezentatīviem dokumentiem. Iespējas un plāni pārbaudīti 2026. gada 2. novembrī.
