Una politica di conservazione dei documenti definisce quali documenti conserva la tua organizzazione, perché li conserva, per quanto tempo rimangono necessari e chi ne autorizza lo distruzione. La politica stabilisce le regole; un programma di conservazione li applica alle singole categorie di record.
Adatta il modello insieme ai responsabili della gestione documentale, dell’ufficio legale, della protezione dei dati e dei processi aziendali. Non fissa un termine valido per tutti. Dopo l’approvazione, consulta il percorso per attuare la conservazione in un DMS.
Modello di politica di conservazione dei documenti
Scopo e ambito
Definire le entità aziendali, le ubicazioni, le categorie di record e i sistemi coperti. Include documenti cartacei, e-mail, unità condivise, applicazioni cloud, file esportati e copie pertinenti sui dispositivi. Identificare la copia autorevole quando i record esistono in più posti.
Responsabilità
Indica il responsabile della politica, chi la approva e i responsabili di ciascuna categoria documentale. Definisci chi aggiorna il piano, applica le impostazioni tecniche, esamina le eccezioni e autorizza la distruzione. Inserisci un contatto per domande e possibili errori.
Programma di conservazione
Completa una voce di programma per ciascuna categoria. Gli esempi seguenti mostrano le domande da risolvere; non sono periodi di conservazione legale.
Scorri la tabella in orizzontale per confrontare tutte e quattro le colonne.
| Categoria documentale | Evento iniziale da definire | Fondamento da verificare | Responsabile e destinazione finale |
|---|---|---|---|
| Documenti finanziari e fiscali | L’evento di archiviazione, rendicontazione o transazione pertinente. | Norme fiscali e contabili applicabili nella giurisdizione. | Finanza; azione di revisione o distruzione approvata. |
| Contratti | Scadenza, risoluzione o altro evento definito. | Obblighi contrattuali, termini di prescrizione e requisiti settoriali. | Ufficio legale o responsabile del contratto; verifica prima della distruzione. |
| Documenti del rapporto di lavoro | L’evento specifico del record, ad esempio la fine del rapporto di lavoro. | Requisiti in materia di lavoro, buste paga e privacy. | Risorse umane; verifica e distruzione con accesso limitato. |
| Politiche e approvazioni | Sostituzione, recesso o conclusione del relativo processo. | Esigenze di prova dell’attività e regole settoriali applicabili. | Responsabile della politica; archiviazione o distruzione controllata. |
Per ogni voce completata, registrare la durata, la definizione del trigger, la giurisdizione, la fonte e la data di controllo, la giustificazione aziendale, l’ubicazione del sistema, le regole di eccezione, l’approvatore e la data di revisione. Separare un periodo legale minimo da una decisione giustificata di conservarlo più a lungo.
Conservazione ed eccezioni
Definisci come un ordine di preservazione viene emesso, registrato, applicato e revocato. Identifica i documenti e i responsabili coinvolti nei diversi sistemi. Stabilisci come sospendere la distruzione ordinaria, chi autorizza le eccezioni e come riesaminare i casi irrisolti.
Smaltimento e prove
Descrivere il processo di approvazione e distruzione sicuro per ciascun supporto. Definire le prove conservate dopo lo distruzione e la gestione dei duplicati, delle esportazioni e dei backup. Specificare come viene segnalata un’eliminazione errata e come viene controllato il ripristino.
Formazione e manutenzione
Rendere la politica accessibile al personale e agli appaltatori che gestiscono i documenti. Imposta un intervallo di revisione e richiedi una revisione dopo modifiche legali, contrattuali, organizzative o di sistema rilevanti. Registra l’approvazione delle politica e la cronologia delle versioni.
Scegli i periodi dalle regole applicabili
Nomi come GDPR, HIPAA o una legge fiscale non sono programmi di conservazione intercambiabili. Determinare se una regola si applica all’organizzazione e al record specifico. Chiedere all’ufficio legale responsabile o al proprietario dei documenti di risolvere i conflitti prima di impostare lo distruzione automatico.
I principi del GDPR illustrati dalla Commissione europea (in inglese) collegano la conservazione dei dati personali alle finalità e agli obblighi di legge. Occorrono termini di riesame o cancellazione. Conservare tutto per sempre non è una soluzione generale.
Per un esempio concreto di variazione, le linee guida dell’IRS sulla tenuta dei registri (Stati Uniti, inglese) distinguono diversi scenari fiscali statunitensi. Il periodo di sette anni ivi menzionato non si applica automaticamente a tutti i documenti aziendali o a tutti i paesi.
Lista di controllo in 14 punti per la revisione delle politiche
- Ambito: vengono nominati tutti gli enti, i luoghi e i formati di registrazione rilevanti.
- Inventario: il team sa dove risiedono i documenti e le copie autorevoli.
- Responsabili: ogni categoria documentale ha un responsabile del processo aziendale.
- Giurisdizione: ogni voce del piano identifica il contesto giuridico applicabile.
- Fonti: gli obblighi sono documentati con una fonte e una data di revisione.
- Evento iniziale: ogni periodo decorre da un evento definito senza ambiguità.
- Durate: il periodo scelto ha una giustificazione approvata.
- Privacy: viene messa in discussione la conservazione non necessaria dei dati personali.
- Conservazione: il processo di blocco ed eccezione copre tutte le copie rilevanti.
- Autorizzazioni: solo le persone autorizzate possono modificare le regole o eliminare i record.
- Smaltimento: vengono definiti approvazione, metodo ed evidenza.
- Backup e dispositivi: vengono affrontati la scadenza e il ripristino delle copie.
- Formazione: gli utenti sanno come classificare i record e segnalare i problemi.
- Aggiornamento: un responsabile, una periodicità e verifiche dopo i cambiamenti mantengono attuale la politica.
Mettere in pratica la politica approvata
Folderit aiuta a organizzare i documenti con cartelle e metadati, controllare gli accessi, richiedere l’approvazione di una politica o la conferma di lettura e applicare le azioni di conservazione configurate. Tieni il piano approvato separato dalle impostazioni del software per ricondurre ogni regola al suo fondamento.
Per i passaggi pratici, inclusi i campi della data di inizio, l’ereditarietà delle cartelle e le eccezioni dei file, segui la nostra guida all’implementazione della conservazione dei documenti. Verifica il risultato con un piccolo set di test prima di abilitare ampie azioni automatizzate.
Per la configurazione Folderit, la guida all’automazione della conservazione descrive le date di inizio e le azioni finali. Negli attuali piani pubblici, l’automazione della conservazione è disponibile in Medium e Tailor. Prima dell’attivazione, controlla l’ambito dell’elemento e della cartella, il campo della data scelto ed eventuali eccezioni a livello di file. Una regola di cartella non configura automaticamente una regola di sottocartella separata.
Non dare per scontato che un’istruzione di conservazione sospenda automaticamente ogni regola del software. Identificare i record interessati, controllarne le impostazioni di conservazione e l’accesso, registrare l’eccezione e verificare che lo distruzione ordinario non possa rimuoverli. Applica il processo approvato anche ad altri sistemi, esportazioni e backup.
