Software per virtual data room
Condividi documenti riservati con revisori esterni controllando chi li vede, che cosa può fare e quando termina l’accesso.
Folderit porta la virtual data room nel DMS: permessi per utenti nominativi, sola anteprima, audit e filigrana dinamica opzionale. Prepara i file, condividi una cartella definita e mantieni la supervisione.
Dai a ogni revisore l’accesso necessario
Nella due diligence non tutti devono vedere ogni file. Condividi file, cartelle o sezioni con utenti o gruppi nominativi e scegli i permessi. Separa il lavoro interno dal materiale autorizzato alla divulgazione.
| Esigenza del destinatario | Accesso da usare |
|---|---|
| Leggere senza scaricare | Solo anteprimaVisualizza formati supportati senza controlli di download, stampa, copia del testo o modifica. |
| Tenere una copia per lavorare | VisualizzatoreAnteprima, download e stampa senza modificare o eliminare la risorsa. |
| Preparare e rivedere | EditorPermetti al team interno di aggiornare versioni e metadati con diritti di modifica ed eliminazione. |
Vedi i dettagli dei permessi. Tailor aggiunge azioni personalizzate. Le restrizioni non impediscono di fotografare lo schermo.
Gestisci i revisori in gruppi
Crea gruppi come consulenti legali esterni o finanza dell’acquirente. Condividi solo le cartelle pertinenti con ogni gruppo di utenti, così l’accesso segue l’appartenenza.
Rendi attribuibili le anteprime
Con l’opzione filigrana, l’anteprima mostra diagonalmente il nome utente e data, ora e file in intestazione o piè di pagina. L’opacità regolabile mantiene la leggibilità.
Esempio: verifica dell’acquirente. Il team prepara i documenti internamente. Condivide i bilanci autorizzati con il gruppo finanziario come Solo anteprima e i prospetti scaricabili come Visualizzatore. Una cartella legale separata va ai consulenti. È un esempio: definisci la divulgazione prima degli inviti.
Vedi l’attività e chiudi l’accesso alla fine
Esamina la traccia di audit
Gli amministratori filtrano il registro di audit globale per data, utente, risorsa e azione. Esporta XLSX, ODS o CSV accanto alle registrazioni di progetto.
Usa utenti nominativi per associare l’attività a un account. Un link pubblico anonimo non identifica il visitatore.
Imposta una scadenza
Assegna data e ora alla scadenza del permesso di condivisione per un utente o gruppo. È utile per verifiche o incarichi temporanei.
La scadenza rimuove il permesso, non il file. Verifica anche altri gruppi, cartelle superiori o condivisioni che potrebbero mantenere l’accesso.
L’accesso dipende anche dal login. Gli amministratori possono imporre 2FA, password e restrizioni IP tramite la Politica di sicurezza. Folderit offre connessioni e storage crittografati a 256 bit. Esamina il Trust Center rispetto alle esigenze aziendali.
Configura la data room attorno alla verifica
- Definisci la struttura di divulgazioneInizia da cartelle Società, Finanza, Contratti e Personale. Assegna un responsabile interno e decidi i documenti pronti per l’esterno.
- Prepara un insieme chiaroUsa nomi coerenti e verifica la versione condivisa. In Folderit, la cronologia delle versioni mantiene le revisioni insieme; definisci un processo interno di revisione prima di sostituire file già divulgati.
- Verifica l’esperienza del revisoreInvita un revisore autorizzato di test con i permessi previsti. Controlla visibilità, anteprime, download e scadenza prima del gruppo completo. Verifica anche i formati.
- Chiudi e conserva la documentazioneEsamina l’attività, rimuovi accessi residui e decidi cosa conservare. Archiviazione e conservazione sono decisioni distinte dalla chiusura della verifica.
Fusioni e acquisizioni
Organizza materiale finanziario, legale e operativo per gruppi definiti. Esplora l’uso della data room nelle M&A.
Due diligence
Offri ai consulenti un insieme definito con permessi e scadenza. Vedi i casi di due diligence.
Raccolta fondi delle startup
Prepara gradualmente i materiali e scegli cosa vede ogni destinatario. Leggi delle data room per startup.
Domande prima di invitare i revisori
Qual è il vantaggio di Folderit come data room?
La verifica resta nello stesso sistema della gestione documentale. Prepara internamente, divulga una selezione con permessi e conserva dopo le registrazioni. È utile quando servono gestione continuativa e verifiche esterne occasionali.
Quale piano serve e la filigrana è inclusa?
La filigrana si acquista separatamente e non è inclusa nei piani standard. Tailor aggiunge permessi granulari. Utenti e spazio sono definiti: verifica quantità di revisori e funzioni con i prezzi attuali. Chiedi una demo della configurazione, filigrana compresa se necessaria.
I revisori esterni hanno bisogno di un account Folderit?
La condivisione nominativa richiede registrazione e login. Un link pubblico funziona senza account, ma chiunque abbia l’URL può usarlo. Per verifiche riservate scegli utenti nominativi affinché accessi e audit dipendano dall’identità.
Possiamo revocare un file già scaricato?
La rimozione del permesso impedisce accessi futuri ma non recupera copie scaricate. Per sola lettura valuta anteprima e filigrana, insieme ad accordi e procedure di riservatezza.
Scopri la tua verifica in Folderit
Raccontaci cosa condividere, chi verifica e quali controlli contano. Mostreremo permessi, filigrana e piani adatti.