Stockage de fichiers en ligne pour les entreprises
Offrez à votre équipe un espace unique pour retrouver, partager et utiliser les fichiers professionnels, avec des autorisations claires, un historique des versions et une recherche dans le contenu.
Folderit associe le stockage de fichiers en ligne pour les entreprises à des outils de gestion documentaire. Organisez les dossiers clients, documents projet et informations internes, au bureau comme à distance.
Reliez le travail quotidien aux bons fichiers
Retrouvez un fichier à partir de vos souvenirs
Recherchez dans les noms et métadonnées, ou utilisez Deep Search pour retrouver du texte dans les documents et numérisations pris en charge. Affinez par dossier, date, créateur ou valeur de champ, sans ouvrir les dossiers un à un.
La recherche de contenu prend notamment en charge PDF, DOCX, PNG et JPG. L’OCR dépend de la qualité du scan et de la langue ; le contenu XLSX n’est pas inclus dans la recherche de contenu OCR. Les utilisateurs voient uniquement les résultats auxquels ils ont accès.
Identifiez clairement la version actuelle
Importez une révision comme nouvelle version du même fichier. La liste des versions regroupe les fichiers précédents avec la version actuelle et les métadonnées partagées, avec des options de téléchargement ou de restauration.
Pour une modification en local, réservez un fichier partagé afin d’éviter des imports de versions concurrents. Les autres utilisateurs peuvent toujours le consulter et le télécharger pendant le verrouillage.
Modifiez les documents Office sur place
Créez et modifiez les fichiers Word, Excel et PowerPoint pris en charge avec l’intégration Microsoft 365 de Folderit. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer si le fichier n’est pas réservé ; les modifications enregistrées figurent dans l’historique des versions.
Le complément Outlook permet aussi d’enregistrer les e-mails et pièces jointes sélectionnés dans un dossier Folderit pour conserver la correspondance avec le travail concerné.
Ajoutez le contexte et les prochaines étapes
Utilisez des métadonnées personnalisées avec Medium et Tailor pour le client, le service ou la référence de projet. Affichez les champs utiles en colonnes dans le dossier.
Lorsqu’un fichier nécessite une décision, utilisez les fonctions de workflow de votre offre. Les fichiers finalisés peuvent ensuite rejoindre une archive maîtrisée sans être séparés de votre système documentaire.
Partagez le fichier et choisissez les actions du destinataire
Partagez un fichier, dossier ou section précis avec un utilisateur ou un groupe. Accordez les droits nécessaires à la tâche et fixez une expiration si l’accès doit être temporaire.
| Tâche | Accès à envisager |
|---|---|
| Examiner un document sans le télécharger | Previewer : prévisualiser les fichiers pris en charge sans les télécharger, imprimer ni modifier. |
| Lire et télécharger un fichier finalisé | Viewer : prévisualiser, télécharger et imprimer sans modifier ni supprimer la ressource stockée. |
| Travailler sur un document partagé | Editor : mettre à jour les métadonnées et versions, avec des droits de modification et de suppression sur la ressource partagée. |
| Collecter des documents dans un dossier | Dépôt uniquement : transmettre des fichiers sans parcourir le contenu ajouté par les autres utilisateurs. |
Consultez le guide des autorisations pour les détails propres aux ressources. Tailor ajoute des autorisations personnalisées par action. Un accès Editor sur tout le compte accorde des droits administratifs ; utilisez le partage de fichier ou de dossier pour la collaboration courante.
Gérez les accès par équipe
Créez des groupes tels que Finance, Équipe projet ou Direction, puis partagez les dossiers concernés avec eux. Les droits s’appliquent aux membres, ce qui évite de maintenir un partage distinct pour chaque personne.
Utilisez les liens publics de manière réfléchie
Un lien public permet à toute personne disposant de son URL d’accéder au contenu sans connexion. Définissez une expiration ou désactivez-le lorsqu’il n’est plus utile. Choisissez le partage nominatif lorsque l’accès doit dépendre de l’identité. Les liens publics ne sont pas disponibles avec l’offre d’essai.
Exemple : un projet client. Accordez à l’équipe interne un accès Editor au dossier de travail. Partagez les livrables sélectionnés avec le client en mode Viewer et utilisez un dossier distinct en dépôt uniquement pour les fichiers entrants. Chaque groupe dispose ainsi d’un espace clair sans avoir les mêmes accès à l’ensemble des documents.
Protégez les accès et suivez l’utilisation des fichiers
Définissez les règles de sécurité de l’organisation
Folderit propose un stockage chiffré à 256 bits et des connexions chiffrées. Les administrateurs peuvent imposer l’authentification à deux facteurs et configurer les mots de passe et restrictions IP dans la politique de sécurité.
Consultez les informations de sécurité et de confidentialité ainsi que le Centre de confiance pour évaluer le service au regard des exigences de votre organisation. Les paramètres d’accès et procédures internes relèvent aussi de votre propre configuration.
Suivez l’activité avec un journal d’audit
Utilisez le journal d’audit global pour filtrer les événements par utilisateur, date, périmètre ou action. Exportez les résultats en XLSX, ODS ou CSV pour examiner téléchargements, suppressions et autres activités.
L’activité d’un utilisateur nommé peut être associée à son compte. Les visiteurs des liens publics sont anonymes : leurs entrées d’audit utilisent des informations techniques telles que l’adresse IP, et non l’identité d’un utilisateur connecté.
Préparez le transfert de votre équipe
Commencez par un projet ou service représentatif. Définissez son arborescence, ses champs et ses accès, puis testez l’importation, la recherche, la modification et le partage de quelques fichiers réels avant de tout transférer.
Peut-on conserver les dossiers et métadonnées existants ?
Vous pouvez importer les arborescences existantes. Pour les transferts importants, les options de migration comprennent Folderit Sync, les lots ZIP et un transfert SFTP organisé à l’avance.
Les métadonnées d’un autre système nécessitent un mappage spécifique. Si elles sont disponibles dans Excel ou CSV, contactez Folderit pour confirmer le format des champs et l’association des lignes aux fichiers. Un import de dossiers seul n’établit pas ce mappage.
Quel stockage et combien d’utilisateurs sont inclus ?
Mini commence à 45 € par mois hors TVA et comprend 5 utilisateurs et 150 Go de stockage. Chaque offre définit ses quotas : un tarif d’offre ne signifie pas des utilisateurs illimités. Consultez les tarifs actuels pour les modalités de facturation et les fonctions incluses dans chaque offre.
Medium ajoute notamment les métadonnées personnalisées et la conservation automatique. Tailor ajoute les droits d’accès détaillés, les workflows avancés, les eForms, le SSO et l’accès API.
Peut-on télécharger à nouveau nos fichiers ?
Oui. Téléchargez des fichiers individuels, des dossiers ou les fichiers et dossiers d’un compte avec les options d’export de Folderit. Les dossiers sont regroupés en ZIP. Pour de grands ensembles, téléchargez des sections ou dossiers plus petits ; les journaux d’audit et rapports de métadonnées ont leurs propres exports.
Existe-t-il une option sur site ?
Oui. Folderit sur site est disponible pour les organisations souhaitant héberger le système sur leur infrastructure. Discutez du déploiement, de la capacité et des exigences d’exploitation avec Folderit avant de choisir cette option.
Essayez avec les fichiers de votre équipe
Créez un dossier de travail, invitez un collègue et découvrez comment la recherche, les versions et les autorisations s’intègrent à votre quotidien.