Політика зберігання документів визначає, які записи зберігає ваша організація, навіщо вони зберігаються, як довго вони залишаються необхідними та хто дозволяє їх утилізацію. Політика встановлює правила; графік зберігання застосовує їх до окремих категорій записів.
Адаптуйте шаблон разом із відповідальними за документацію, правові питання, захист даних і бізнес-процеси. Він не встановлює єдиного строку для всіх документів. Після затвердження політики скористайтеся посібником із налаштування зберігання в системі керування документами.
Шаблон політики зберігання документів
Призначення та сфера застосування
Визначте суб’єкти господарювання, місця розташування, категорії записів і охоплені системи. Включіть паперові записи, електронну пошту, спільні диски, хмарні програми, експортовані файли та відповідні копії на пристроях. Визначте офіційну копію, якщо записи існують у кількох місцях.
Відповідальність
Призначте відповідального за політику, особу, яка її затверджує, та відповідальних за кожну категорію документів. Визначте, хто оновлює графік, застосовує технічні налаштування, розглядає винятки й дозволяє знищення. Надайте контакт для запитань і повідомлень про можливі помилки.
Графік зберігання
Заповніть окремий рядок для кожної категорії. Приклади показують питання, які потрібно вирішити, а не встановлені законом строки.
Прокрутіть таблицю вбік, щоб порівняти всі чотири стовпці.
| Категорія документів | Початкова подія, яку слід визначити | Підстава для перевірки | Відповідальний і завершальна дія |
|---|---|---|---|
| Фінансовий та податковий облік | Відповідна подія подання, звітності або операції. | Застосовні правила оподаткування та бухгалтерського обліку в юрисдикції. | Фінансовий підрозділ; затверджена перевірка або знищення. |
| Контракти | Закінчення терміну дії, припинення або інша визначена подія. | Договірні вимоги, строки позовної давності та галузеві правила. | Юридичний підрозділ або відповідальний за договір; перевірка перед знищенням. |
| Кадрові документи | Конкретна подія запису, наприклад закінчення роботи. | Вимоги щодо працевлаштування, оплати праці та конфіденційності. | Кадровий підрозділ; перевірка та знищення з обмеженим доступом. |
| Політики та схвалення | Заміна, відкликання або завершення відповідного процесу. | Потреби підтвердження діяльності та застосовні галузеві правила. | Відповідальний за політику; контрольоване архівування або знищення. |
Для кожного завершеного запису запишіть тривалість, визначення тригера, юрисдикцію, джерело та дату перевірки, бізнес-обґрунтування, місце розташування системи, виняткові правила, затверджувача та дату перевірки. Відокремте мінімальний юридичний період від виправданого рішення зберегти довше.
Збереження та винятки
Визначте, як видають, реєструють, застосовують і скасовують розпорядження про збереження. Укажіть охоплені документи та відповідальних у всіх системах. Опишіть зупинення звичайного знищення, затвердження винятків і перегляд невирішених випадків.
Утилізація та докази
Опишіть процес затвердження та безпечної утилізації для кожного носія. Визначте докази, що зберігаються після утилізації, а також обробку дублікатів, експорт і резервне копіювання. Укажіть, як повідомляється про неправильне видалення та як контролюється відновлення.
Навчання та обслуговування
Зробіть політику доступною для персоналу та підрядників, які обробляють записи. Встановіть інтервал перегляду та вимагайте перегляду після відповідних правових, договірних, організаційних чи системних змін. Запис схвалення політики та історії версій.
Виберіть періоди з відповідних правил
Такі назви, як GDPR, HIPAA або податкове законодавство, не є взаємозамінними графіками зберігання. Визначте, чи застосовується правило до організації та конкретного запису. Попросіть відповідального юридичного власника або власника записів вирішити конфлікти, перш ніж налаштовувати автоматичне видалення.
Принципи GDPR Європейської комісії (англійською) пов’язують зберігання персональних даних із метою та правовими зобов’язаннями. Потрібні строки перегляду або видалення. Зберігати все назавжди — не універсальне рішення.
Рекомендації IRS щодо документів (США, англійською) розрізняють кілька податкових ситуацій у США. Згаданий там семирічний строк не поширюється автоматично на всі ділові документи чи країни.
Контрольний список для перевірки політики з 14 пунктів
- Сфера: усі відповідні сутності, розташування та формати записів названі.
- Інвентаризація: команда знає, де зберігаються надійні записи та копії.
- Відповідальні: кожна категорія документів має відповідального представника бізнес-процесу.
- Юрисдикція: кожен запис розкладу визначає відповідний правовий контекст.
- Джерела: зобов’язання задокументовано із зазначенням джерела та дати перевірки.
- Початкова подія: відлік кожного строку починається з однозначно визначеної події.
- Тривалість: обраний період має затверджене обґрунтування.
- Конфіденційність: непотрібне зберігання персональних даних критично оцінюють.
- Збереження: розпорядження та винятки охоплюють усі відповідні копії.
- Дозволи: лише уповноважені люди можуть змінювати правила або розпоряджатися записами.
- Утилізація: визначено дозвіл, метод і докази.
- Резервне копіювання та пристрої: вирішено термін дії копії та відновлення.
- Навчання: користувачі знають, як класифікувати записи та повідомляти про проблеми.
- Перегляд: відповідальний, періодичність і перевірки після змін підтримують актуальність політики.
Упровадьте затверджену політику
Folderit допомагає впорядковувати документи в папках із метаданими, керувати доступом, запитувати затвердження політики або підтвердження її прочитання й застосовувати налаштовані дії зі зберігання. Тримайте затверджений графік окремо від налаштувань програми, щоб кожне правило можна було пов’язати з його підставою.
Практичні кроки, зокрема поля початкових дат, правила папок і винятки для файлів, описано в посібнику з упровадження зберігання документів. Перевірте результат на невеликому тестовому наборі перед увімкненням широкої автоматизації.
У посібнику Folderit з автоматизації зберігання описані початкові дати й завершальні дії. За публічним порівнянням функція входить до планів Medium і Tailor. Перевірте охоплення елементів і папок, поле дати та файлові винятки. Правило папки автоматично не налаштовує окремого правила вкладеної папки.
Не припускайте, що інструкція збереження призупиняє кожне програмне правило автоматично. Визначте постраждалі записи, керуйте їхніми параметрами зберігання та доступом, запишіть виняток і перевірте, що звичайне видалення не може їх видалити. Застосуйте схвалений процес до інших систем, експорту та резервного копіювання також.
