Yrityksen sisäisestä ohjeesta poikkeaminen väliaikaisesti tarvitsee selvät rajat: mitä vaatimusta poikkeus koskee, kuka hyväksyy ehdotetun järjestelyn, milloin se päättyy ja millä näytöllä asia voidaan sulkea. Sähköpostin ”sopii toistaiseksi” vastaa harvoin kaikkiin neljään kysymykseen.
Poikkeushakemuksen lomake pitää tiedot yhdessä. Folderitissa eForm voi sisältää hakemuksen, kenttien täyttötehtävä kerätä ohjeesta vastaavan henkilön arvion, hyväksynnän työnkulku tallentaa päätöksen ja päivämäärään perustuva muistutus tuoda voimassa olevan poikkeuksen tarkasteltavaksi. Organisaatio ratkaisee edelleen itse poikkeuksen sallittavuuden ja toteuttaa sovitut suojaavat toimenpiteet.
Seuraava määritys on Folderitin ajantasaiseen dokumentaatioon perustuva kuvitteellinen esimerkki, ei oikealla tilillä kokonaisuutena testattu työnkulku. Tailor sisältää eFormsin ja Workflow Designerin. Tarkista tilisi ominaisuudet ennen prosessin määrittämistä.
Rajaa yksi poikkeus ja sen päättymisaika
Käytä yhtä tietuetta yhteen ohjeen vaatimukseen, rajattuun soveltamisalaan ja ehdotettuun ajanjaksoon. Ilmoita ohjeen nimi, versio tai voimaantulopäivä sekä asiaankuuluva kohta. ”Sallitaan pohjoisen toimipisteen lähetyslistoille erilainen vastaanottomenettely 30. marraskuuta asti” on hyödyllisempi kuin ”väliaikainen poikkeus toimintaan”.
Säilytä varsinainen ohje tavallisessa hallitussa asiakirjakirjastossa. Kuvaa poikkeustietueessa rajattu poikkeaminen ja lisää tarvittaessa ohjeasiakirja siihen liittyväksi kohteeksi. Tietue ei muuta ohjetta kaikkien muiden osalta. Folderitin ohjeiden ja toimintaperiaatteiden hallinnan yleiskatsaus käsittelee itse ohjeen laatimista, hyväksymistä ja jakelua erillisenä työnä.
Selvitä ennen työnkulun suunnittelua, kenellä on valtuudet myöntää tällainen poikkeus. Sisäinen hyväksyntä ei vapauta laista, sopimusvelvoitteesta tai vaatimuksesta, joka ei kuulu päättäjän toimivaltaan. Ohjaa nämä kysymykset vastuulliselle asiantuntijalle ennen päätöksen pyytämistä.
Luo hakemusosa ja myöhemmin täytettävä arvio
Luo kohdassa Admin tools → Form templates malli Hakemus ohjeesta poikkeamiseen. eForms-ohje kuvaa tuetut kenttätyypit ja tietueiden luomisen. Aloita näistä kentistä:
| Kenttä ja tyyppi | Sisältö |
|---|---|
| Tunnus — Text | Sovittu tunnus, kuten EX-026. Syötä se käsin, ellei numerointia ole määritetty erikseen. |
| Ohjeviite — Text | Nimi, versio tai voimaantulopäivä sekä kohta, johon poikkeusta tarvitaan. |
| Haettu poikkeus ja soveltamisala — Textarea | Mikä muuttuisi, keitä tai mitä toimipisteitä se koskee ja mitä on nimenomaisesti rajattu pois. |
| Perustelu ja vaihtoehdot — Textarea | Toiminnallinen tarve ja syy siihen, miksi ohjeen mukainen vaihtoehto ei ole tällä hetkellä käytännöllinen. |
| Haettu alku ja loppu — kaksi Date-kenttää | Ehdotettu ajanjakso. Arvioija tarkistaa päivämäärien järjestyksen ja tarvittaessa tarkan päättymiskellonajan. |
| Tietueen vastuuhenkilö — User | Seurannasta vastaava organisaation henkilö, ei automaattisesti valittu hyväksyjä. |
| Riskit ja suojaavat toimenpiteet — Textarea | Mikä voi epäonnistua sekä ehdotettu valvontatoimi, vastuuhenkilö, toistuvuus ja todiste. |
| Tukiaineisto — File, valinnainen | Olennaiset todisteet, joita arvioijat tarvitsevat hakemuksen käsittelyyn. |
Määritä arvioinnin edellyttämät hakemustiedot pakollisiksi. Lisää myöhemmin täytettävät valinnaiset kentät Hyväksytty soveltamisala ja ehdot (Textarea), Sovittu alku, Sovittu loppu ja Tarkistuspäivä (Date) sekä Sulkemisen todisteet (Textarea). Jätä ne luontivaiheessa valinnaisiksi: hakija ei voi ilmoittaa tulevaa päätöstä eikä jo toteutetun sulkemisen todisteita.
Lisää käsin ylläpidettävä Select-kenttä Tietueen tila, jonka arvoja ovat esimerkiksi Odottaa arviota, Odottaa päätöstä, Voimassa, Hylätty ja Suljettu. Se auttaa koordinaattoria seurannassa. Hyväksyntäpäätös säilyy työnkulun tietueessa. Ihminen valitsee erikseen tilan Voimassa vasta tarkistettuaan päätöksen ja mahdolliset ennakkoehdot.
Kerää arvio ennen hyväksyntää
Pyydä ohjeesta vastaavaa henkilöä arvioimaan soveltamisala, vaihtoehdot ja ehdotetut suojaavat toimenpiteet. Tietoturvaesimerkkinä Yalen julkaisema poikkeusmenettely (englanninkielinen lähde) erottaa tietoturvatiimin riskinarvion johdon päätöksestä hyväksyä jäljelle jäävä riski. Kyse on yhden organisaation toimintatavasta, ei yleispätevästä hyväksyntäsäännöstä. Määritä vastaavat vastuut oman ohjeesi mukaan.
Kenttien täyttötehtävällä ohjeen vastuuhenkilö voi täydentää arvion olemassa olevaan lomaketietueeseen. Määritä vastaanottajalle näkyviin alkuperäinen hakemus ja arviointikentät. Valitse Editable fields -kohtaan vain arviointikentät ja varmista, että ne myös näkyvät. Tehtävän kenttäasetukset eivät korvaa tietueen taustalla olevia jako-oikeuksia.
Lähetä täydennetty tietue tämän jälkeen henkilölle, jolla on päätösvalta. Peräkkäinen mukautettu työnkulku voi sijoittaa kenttien täyttämisen ennen hyväksyntää. Määritä vastaanottajat ja hyväksymissäännöt dokumentoitujen hyväksyntäasetusten avulla. Valitse varsinaiset vastaanottajat määrityksen yhteydessä. Tietueen vastuuhenkilö -kentän User-arvo ei ohjaa hyväksyntää automaattisesti kyseiselle henkilölle.
Kirjoita päätöksen kohde täsmällisesti: ”Hyväksytään tähän hakemukseen kirjattu soveltamisala, ehdot ja sovitut päivämäärät.” Hanki puuttuvat tiedot ennen lopullista päätöstä. Määritä ja testaa myös epäonnistuvat käsittelypolut, jotta hylkäystä tai keskeneräistä arviota ei tulkita luvaksi jatkaa. Jos soveltamisala tai päivämäärät myöhemmin muuttuvat, hanki uusi päätös aiempaan hyväksyntään tukeutumisen sijaan.
Tee suojatoimet todennettaviksi: viive vastaanotossa
Kuvitteellinen esimerkki: toimiston skanneri on rikki. Sisäinen menettely edellyttää lähetyslistojen siirtämistä keskitettyyn vastaanottojonoon saman työpäivän aikana. Toiminnoista vastaava yksikkö pyytää lupaa käyttää valvottua paperista lokia viiden työpäivän ajan korvaavan laitteen saapumiseen asti.
Hakemus koskee yhtä toimipistettä ja yhtä asiakirjatyyppiä. Se ei kata laskuja eikä asiakirjoja, joihin liittyy ulkoinen määräaika. Ehdotetussa suojatoimessa toimiston koordinaattori numeroi jokaisen merkinnän, säilyttää alkuperäiset turvallisesti ja täsmäyttää paperilokin vastaanottojonoon joka iltapäivä. Ohjeesta vastaava henkilö arvioi järjestelyn hyväksyttävyyden ja kirjaa mahdolliset tiukemmat ehdot ennen hyväksyntää.
Hyödyllinen sulkemismerkintä yksilöi viimeisen lokimerkinnän, täsmäytyspäivän, mahdolliset puuttuvat asiakirjat ja tuloksen tarkistajan. Pelkkä ”skanneri korjattu” ei osoita viivästyneiden asiakirjojen päätyneen jonoon. Jos asiakirja puuttuu, jätä seuranta avoimeksi ja osoita sen etsiminen vastuuhenkilölle.
Määritä tarkistusmuistutukset ja päättymisen toimet
Luo lomakemallin Manage reminders -kohdassa sääntö Tarkistuspäivä-kentän perusteella, esimerkiksi seitsemän päivää ennen sitä. Lisää ehto Tietueen tila on Voimassa. Määritä vastuullinen käyttäjä tai ryhmä tai käytä soveltuvaa vastaanottajakenttää, jos malli tarjoaa sellaisen. Lomakemuistutusten ohje selittää ajalliset siirtymät, ehdot ja vastaanottajavaihtoehdot.
Ehdot tarkistetaan muistutuksen käynnistyessä ja uudelleen sen määrähetkellä. Lisää viestiin hakemuksen tunnus, sovittu päättymispäivä ja odotettu toimenpide käyttämällä täsmälleen editorin tarjoamia paikkamerkkejä. Tarkista vastaanottaja-asetukset vastuun vaihtuessa.
Muistutus on sähköpostikehote. Se ei päätä poikkeusta, muuta tietueen tilaa, pysäytä ulkoista prosessia tai todista suojatoimien toteuttamista. Vastuuhenkilön on tarkistettava sovittu päättymispäivä ja joko kirjattava sulkeminen tai haettava uutta, valtuutetun henkilön hyväksymää jatkoa. Testaa muuttuneet päivämäärät ja olemassa olevat tietueet omalla tililläsi. Älä oleta jo ohitetun muistutuspäivän tuottavan jälkikäteen lähetettävää viestiä.
Tarkista poikkeusrekisteri ennen käyttöönottoa
Pidä rekisteri kansiossa, joka on jaettu sitä tarvitseville henkilöille. Rajaa muokkaaminen sopiville vastuuhenkilöille ja koordinaattoreille. Jos lomakekenttiä on yhdistetty metatietoihin, näytä hyödyllisiä tietoja, kuten ohjeviite, vastuuhenkilö, tietueen tila ja sovittu loppu, kansion sarakkeina. Kenttien nimet ja tilat jäsentävät työtä; käyttöoikeudet ja työnkulun toiminnot määritetään erikseen.
- Täydellinen hakemus: ohjeen vastuuhenkilö näkee hakemuksen ja voi muokata vain hänelle osoitettuja arviointikenttiä.
- Hylätty hakemus: koordinaattori kirjaa tilaksi Hylätty eikä toiminnallista poikkeusta oteta käyttöön.
- Hyväksytty ehdollisena: vastuuhenkilö vahvistaa vaaditut suojatoimet ennen tilan Voimassa valitsemista.
- Muuttunut soveltamisala tai päättymispäivä: uudet ehdot saavat uuden päätöksen ja muistutusten määritykset tarkistetaan.
- Sulkeminen tai jatkaminen: sulkemisen todisteet yksilöivät tehdyn työn; jatko viittaa aiempaan hakemukseen ja saa oman päätöksensä.
Käy tapaukset läpi pienessä ryhmässä ennen mallin laajempaa käyttöönottoa. Tavoitteena on tietue, jonka perusteella toinenkin kollega voi toimia: täsmällinen poikkeus, tallennettu päätös, vielä toteuttamatta olevat suojatoimet ja sulkemisesta vastaava henkilö.
