Eine vorübergehende Abweichung von einer Unternehmensrichtlinie braucht klare Grenzen: Welche Anforderung ist betroffen, wer stimmt der vorgeschlagenen Regelung zu, wann endet sie und welche Nachweise sind zum Abschluss nötig? Eine E-Mail mit „vorerst in Ordnung“ beantwortet diese vier Fragen selten vollständig.
Ein Formular für Richtlinienausnahmen hält diese Angaben zusammen. In Folderit kann ein eForm den Antrag aufnehmen, eine Aufgabe zum Ausfüllen von Feldern die Bewertung der richtlinienverantwortlichen Person einholen, ein Genehmigungsworkflow die Entscheidung dokumentieren und eine datumsbasierte Erinnerung die laufende Ausnahme zur Überprüfung vorlegen. Ob die Ausnahme zulässig ist und wie die vereinbarten Schutzmaßnahmen umgesetzt werden, entscheidet weiterhin die Organisation.
Die folgende Konfiguration ist ein hypothetisches Arbeitsbeispiel auf Grundlage der aktuellen Folderit-Dokumentation. Der kombinierte Ablauf wurde nicht in einem produktiven Konto getestet. Tailor enthält eForms und den Workflow Designer. Prüfen Sie vor der Einrichtung, welche Funktionen Ihr Konto bietet.
Eine Ausnahme mit klarem Endpunkt festlegen
Verwenden Sie einen Datensatz für eine Richtlinienanforderung, einen abgegrenzten Geltungsbereich und einen vorgeschlagenen Zeitraum. Nennen Sie die Richtlinie mit Version oder Gültigkeitsdatum sowie den betreffenden Abschnitt. „Anderes Erfassungsverfahren für Lieferscheine des Büros Nord bis zum 30. November zulassen“ ist hilfreicher als „vorübergehende betriebliche Ausnahme“.
Die zugrunde liegende Richtlinie bleibt in ihrer üblichen gelenkten Dokumentenablage. Beschreiben Sie im Ausnahmedatensatz die begrenzte Abweichung und verknüpfen Sie das Richtliniendokument bei Bedarf als zugehöriges Element. Der Datensatz ändert die Richtlinie nicht für alle anderen. Folderits Überblick zum Richtlinienmanagement erläutert die gesonderten Schritte zur Erstellung, Genehmigung und Verteilung der Richtlinie selbst.
Klären Sie vor dem Aufbau des Workflows, wer eine solche Ausnahme genehmigen darf. Eine interne Genehmigung hebt weder Gesetze noch vertragliche Pflichten oder Anforderungen außerhalb der Befugnisse dieser Person auf. Lassen Sie solche Fragen vor einer Entscheidung von der zuständigen Fachperson prüfen.
Antrag und spätere Bewertung getrennt erfassen
Erstellen Sie unter Admin tools → Form templates eine Vorlage Antrag auf Richtlinienausnahme. Die eForms-Anleitung beschreibt die verfügbaren Feldtypen und das Anlegen von Datensätzen. Beginnen Sie mit diesen Feldern:
| Feld und Typ | Inhalt |
|---|---|
| Kennung — Text | Eine vereinbarte Kennung wie EX-026. Manuell eintragen, sofern keine separate Nummerierung eingerichtet ist. |
| Richtlinienbezug — Text | Titel, Version oder Gültigkeitsdatum und der Abschnitt, für den eine Ausnahme erforderlich ist. |
| Beantragte Abweichung und Umfang — Textarea | Was sich ändern soll, welche Personen oder Standorte betroffen sind und was ausdrücklich ausgeschlossen ist. |
| Begründung und Alternativen — Textarea | Der betriebliche Bedarf und warum eine richtlinienkonforme Alternative derzeit nicht praktikabel ist. |
| Beantragter Beginn und Ende — zwei Date-Felder | Der vorgeschlagene Zeitraum. Die prüfende Person kontrolliert die zeitliche Reihenfolge und gegebenenfalls die genaue Uhrzeit des Endes. |
| Verantwortliche Person — User | Die interne Person für die Nachverfolgung, nicht eine automatisch ausgewählte genehmigende Person. |
| Risiken und Schutzmaßnahmen — Textarea | Mögliche Probleme sowie vorgeschlagene Kontrolle, verantwortliche Person, Häufigkeit und Nachweis. |
| Unterlagen — File, optional | Relevante Nachweise, die für die Prüfung dieses Antrags erforderlich sind. |
Machen Sie die für die Bewertung notwendigen Antragsangaben verpflichtend. Ergänzen Sie optionale Felder für die spätere Bearbeitung: Genehmigter Umfang und Bedingungen (Textarea), Vereinbarter Beginn, Vereinbartes Ende und Prüftermin (Date) sowie Abschlussnachweis (Textarea). Beim Anlegen bleiben diese optional: Antragstellende können weder eine künftige Entscheidung noch einen bereits erbrachten Abschlussnachweis liefern.
Ergänzen Sie ein manuell gepflegtes Select-Feld Datensatzstatus, etwa mit Bewertung ausstehend, Entscheidung ausstehend, In Kraft, Abgelehnt und Abgeschlossen. So kann die Koordination die Nachverfolgung organisieren. Die Genehmigungsentscheidung bleibt im Workflow protokolliert. In Kraft wird separat von einer Person ausgewählt, nachdem die Entscheidung und alle Voraussetzungen geprüft wurden.
Vor der Genehmigung eine Bewertung einholen
Bitten Sie die richtlinienverantwortliche Person, Umfang, Alternativen und vorgeschlagene Schutzmaßnahmen zu prüfen. Als Beispiel aus der Informationssicherheit trennt Yales veröffentlichter Ausnahmeprozess (englischsprachige Referenz) die Risikobewertung des Sicherheitsteams von der Übernahme des verbleibenden Risikos durch die Führung. Das ist das Vorgehen einer einzelnen Organisation, keine allgemeingültige Genehmigungsregel. Legen Sie die Zuständigkeiten passend zu Ihrer eigenen Richtlinie fest.
Mit einer Aufgabe zum Ausfüllen von Feldern kann die verantwortliche Person ihre Bewertung im bestehenden Formulardatensatz ergänzen. Stellen Sie die sichtbaren Felder so ein, dass der ursprüngliche Antrag und die Bewertungsfelder enthalten sind. Wählen Sie unter Editable fields nur die Bewertungsfelder aus und sorgen Sie dafür, dass diese auch sichtbar sind. Die Feldeinstellungen der Aufgabe ersetzen nicht die zugrunde liegenden Freigabeberechtigungen des Datensatzes.
Senden Sie den vervollständigten Datensatz anschließend an die entscheidungsbefugte Person. In einem seriellen benutzerdefinierten Workflow kann das Ausfüllen vor der Genehmigung liegen. Legen Sie Empfänger und Annahmeregeln anhand der dokumentierten Genehmigungseinstellungen fest. Wählen Sie die tatsächlichen Empfänger bei der Einrichtung aus. Ein Name im User-Feld für die verantwortliche Person leitet die Genehmigung nicht automatisch an diese Person weiter.
Formulieren Sie die Entscheidung präzise: „Genehmigung des in diesem Antrag festgehaltenen Umfangs, der Bedingungen und der vereinbarten Termine.“ Beschaffen Sie fehlende Informationen vor der endgültigen Entscheidung. Konfigurieren und testen Sie auch erfolglose Abläufe, damit eine Ablehnung oder unvollständige Bewertung nicht als Erlaubnis zum Fortfahren gilt. Ändern sich später Umfang oder Termine, ist eine neue Entscheidung erforderlich.
Schutzmaßnahmen überprüfbar machen: verspätete Erfassung
Hypothetisches Beispiel: Der Scanner eines Büros fällt aus. Die interne Verfahrensanweisung verlangt, dass Lieferscheine noch am selben Arbeitstag in der zentralen Eingangsliste erfasst werden. Der operative Bereich beantragt, während der Wartezeit auf ein Ersatzgerät fünf Arbeitstage lang ein kontrolliert geführtes Papierjournal zu verwenden.
Der Antrag betrifft ein Büro und eine Dokumentenart. Rechnungen und alle Dokumente mit externen Fristen sind ausgeschlossen. Als Schutzmaßnahme soll die Bürokoordination jeden Eintrag nummerieren, die Originale sicher verwahren und das Papierjournal jeden Nachmittag mit der Eingangsliste abgleichen. Die richtlinienverantwortliche Person prüft die Vertretbarkeit und hält vor der Genehmigung gegebenenfalls strengere Bedingungen fest.
Ein brauchbarer Abschlussnachweis nennt den letzten Journaleintrag, das Datum des Abgleichs, eventuell fehlende Dokumente und die Person, die das Ergebnis geprüft hat. „Scanner repariert“ belegt allein nicht, dass die verspäteten Dokumente erfasst wurden. Fehlt ein Dokument, bleibt die Nachverfolgung offen und eine Person erhält die Aufgabe, es wiederzubeschaffen.
Prüferinnerungen einrichten und das Ende festlegen
Erstellen Sie in der Formularvorlage unter Manage reminders eine Regel anhand des Prüftermins, beispielsweise sieben Tage vorher. Ergänzen Sie die Bedingung Datensatzstatus ist gleich In Kraft. Legen Sie den zuständigen Benutzer oder die Gruppe fest oder verwenden Sie ein geeignetes Empfängerfeld, sofern die Vorlage dies anbietet. Die Anleitung zu Formularerinnerungen erklärt Zeitabstände, Bedingungen und Empfängeroptionen.
Die Bedingungen werden beim Start der Erinnerung und erneut bei Fälligkeit geprüft. Fügen Sie Kennung, vereinbartes Enddatum und erwartete Handlung mit den exakt im Editor angebotenen Platzhaltern in die Nachricht ein. Prüfen Sie die Empfängereinstellung bei einem Wechsel der Zuständigkeit.
Eine Erinnerung ist ein Hinweis per E-Mail. Sie beendet weder die Ausnahme noch ändert sie den Datensatzstatus, deaktiviert externe Abläufe oder bescheinigt die Durchführung von Schutzmaßnahmen. Die verantwortliche Person muss das Enddatum prüfen und entweder den Abschluss dokumentieren oder eine neue, autorisierte Verlängerung beantragen. Testen Sie geänderte Termine und bestehende Datensätze in Ihrem Konto. Setzen Sie nicht voraus, dass ein bereits vergangener Erinnerungstermin eine nachträgliche Nachricht auslöst.
Das Ausnahmeregister vor der Einführung prüfen
Führen Sie das Register in einem Ordner, der für die benötigten Personen freigegeben ist. Beschränken Sie die Bearbeitung auf die zuständigen Verantwortlichen und die Koordination. Sind Formularfelder mit Metadaten verknüpft, zeigen Sie hilfreiche Angaben wie Richtlinienbezug, verantwortliche Person, Status und vereinbartes Ende als Ordnerspalten an. Feldbezeichnungen und Statuswerte strukturieren die Arbeit; Zugriff und Workflow-Aktionen werden separat konfiguriert.
- Vollständiger Antrag: Die richtlinienverantwortliche Person sieht den Antrag und kann nur die zugewiesenen Bewertungsfelder bearbeiten.
- Abgelehnter Antrag: Die Koordination trägt Abgelehnt ein; im Betrieb wird keine Ausnahme eingeführt.
- Genehmigung mit Bedingungen: Die verantwortliche Person bestätigt die erforderlichen Schutzmaßnahmen, bevor sie In Kraft auswählt.
- Geänderter Umfang oder Endtermin: Die neuen Bedingungen erhalten eine neue Entscheidung; die Erinnerungskonfiguration wird geprüft.
- Abschluss oder Verlängerung: Der Abschlussnachweis benennt die erledigten Arbeiten. Eine Verlängerung verweist auf den vorherigen Antrag und hat eine eigene Entscheidung.
Spielen Sie diese Fälle mit einer kleinen Gruppe durch, bevor Sie die Vorlage breiter bereitstellen. Das Ergebnis soll ein Datensatz sein, mit dem andere weiterarbeiten können: die genaue Ausnahme, die dokumentierte Entscheidung, noch ausstehende Schutzmaßnahmen und die für den Abschluss verantwortliche Person.
