Tymczasowe odstępstwo od wewnętrznej zasady firmy wymaga jasnych granic: którego wymagania dotyczy, kto zgadza się na proponowane rozwiązanie, kiedy ono wygasa i jakie dowody pozwolą zamknąć sprawę. E-mail z odpowiedzią „na razie w porządku” rzadko odpowiada na wszystkie cztery pytania.
Formularz wniosku o odstępstwo od polityki wewnętrznej gromadzi te informacje w jednym miejscu. W Folderit formularz eForm może zawierać wniosek, zadanie wypełniania pól — zebrać ocenę osoby odpowiedzialnej za politykę, przepływ zatwierdzania — zapisać decyzję, a przypomnienia oparte na dacie — skierować obowiązujące odstępstwo do przeglądu. Organizacja nadal sama decyduje, czy odstępstwo jest dopuszczalne, i wdraża uzgodnione zabezpieczenia.
Poniższa konfiguracja to hipotetyczny przykład roboczy oparty na aktualnej dokumentacji Folderit, a nie połączony proces przetestowany na rzeczywistym koncie. Plan Tailor obejmuje eForms i Workflow Designer. Przed konfiguracją sprawdź funkcje dostępne na swoim koncie.
Określ jedno odstępstwo z konkretnym terminem końcowym
Użyj jednego rekordu dla jednego wymagania polityki, określonego zakresu i proponowanego okresu. Podaj tytuł polityki, jej wersję lub datę wejścia w życie oraz właściwy punkt. „Zezwolić na inny sposób przyjmowania dokumentów dostawy w biurze Północ do 30 listopada” jest bardziej użyteczne niż „tymczasowe odstępstwo operacyjne”.
Podstawowy dokument polityki pozostaw w zwykłej, nadzorowanej bibliotece dokumentów. W rekordzie odstępstwa wyjaśnij ograniczoną zmianę i w razie potrzeby dodaj powiązanie z dokumentem polityki jako elementem powiązanym. Rekord nie zmienia zasad dla wszystkich pozostałych osób. Przegląd zarządzania politykami w Folderit wyjaśnia odrębne czynności związane z tworzeniem, zatwierdzaniem i rozpowszechnianiem samej polityki.
Przed zaprojektowaniem procesu ustal, kto ma uprawnienia do udzielenia takiego odstępstwa. Wewnętrzna zgoda nie uchyla prawa, zobowiązania umownego ani wymagania wykraczającego poza kompetencje decydenta. Takie kwestie skieruj do odpowiedniego specjalisty przed wystąpieniem o decyzję.
Zbuduj część wniosku i późniejszej oceny
W sekcji Admin tools → Form templates utwórz szablon Wniosek o odstępstwo od polityki. Przewodnik po eForms opisuje obsługiwane typy pól i tworzenie rekordów. Zacznij od tych pól:
| Pole i typ | Co wpisać |
|---|---|
| Identyfikator — Text | Uzgodnione oznaczenie, np. EX-026. Wpisuj je ręcznie, chyba że numerację skonfigurowano osobno. |
| Odniesienie do polityki — Text | Tytuł, wersja lub data wejścia w życie oraz punkt wymagający odstępstwa. |
| Wnioskowane odstępstwo i zakres — Textarea | Co miałoby się zmienić, jakie osoby lub lokalizacje obejmuje wniosek i co jest wyraźnie wyłączone. |
| Uzasadnienie i alternatywy — Textarea | Potrzeba biznesowa oraz powód, dla którego rozwiązanie zgodne z zasadami jest obecnie niepraktyczne. |
| Wnioskowany początek i koniec — dwa pola Date | Proponowany okres. Osoba oceniająca sprawdza kolejność dat i w razie potrzeby dokładną godzinę zakończenia. |
| Właściciel rekordu — User | Osoba w organizacji odpowiedzialna za dalsze działania, a nie automatycznie wybrany zatwierdzający. |
| Ryzyka i zabezpieczenia — Textarea | Co może pójść nie tak, proponowana kontrola, osoba odpowiedzialna, częstotliwość i dowody. |
| Materiały pomocnicze — File, opcjonalne | Istotne dowody potrzebne do oceny danego wniosku. |
Ustaw jako wymagane te informacje we wniosku, które są niezbędne do oceny. Dodaj opcjonalne pola uzupełniane później: Zatwierdzony zakres i warunki (Textarea), Uzgodniony początek, Uzgodniony koniec i Data przeglądu (Date) oraz Dowody zamknięcia (Textarea). Na etapie tworzenia pozostaw je opcjonalne: wnioskodawca nie może podać przyszłej decyzji ani dowodów zakończonych działań zamykających.
Dodaj ręcznie utrzymywane pole Select Stan rekordu, np. z wartościami Oczekuje na ocenę, Oczekuje na decyzję, Obowiązuje, Odrzucony i Zamknięty. Pomaga ono koordynatorowi zarządzać dalszymi działaniami. Decyzja zatwierdzająca pozostaje w zapisie przepływu pracy; wybór stanu Obowiązuje jest osobnym działaniem człowieka po sprawdzeniu decyzji i wszystkich warunków wstępnych.
Zbierz ocenę przed zatwierdzeniem
Poproś osobę odpowiedzialną za politykę o ocenę zakresu, alternatyw i proponowanych zabezpieczeń. Przykładem z obszaru bezpieczeństwa informacji jest opublikowany proces odstępstw Uniwersytetu Yale (źródło w języku angielskim), który oddziela ocenę ryzyka przez zespół bezpieczeństwa od akceptacji pozostałego ryzyka przez kierownictwo. To podejście jednej organizacji, a nie uniwersalna reguła zatwierdzania. Określ odpowiednie obowiązki dla własnej polityki.
Zadanie wypełniania pól może pozwolić osobie odpowiedzialnej za politykę uzupełnić ocenę w istniejącym rekordzie formularza. Wśród pól widocznych dla odbiorcy uwzględnij pierwotny wniosek oraz pola oceny. W sekcji Editable fields wybierz wyłącznie pola oceny i upewnij się, że są również widoczne. Ustawienia pól na poziomie zadania nie zastępują podstawowych uprawnień udostępniania rekordu.
Następnie wyślij uzupełniony rekord do osoby upoważnionej do podjęcia decyzji. Niestandardowy przepływ sekwencyjny może umieszczać wypełnianie pól przed zatwierdzeniem. Skorzystaj z udokumentowanych ustawień zatwierdzania, aby określić odbiorców i reguły akceptacji. Faktycznych odbiorców wybierz podczas konfiguracji. Nazwisko w polu User „Właściciel rekordu” nie kieruje automatycznie zatwierdzenia do tej osoby.
Sformułuj przedmiot decyzji precyzyjnie: „Zatwierdzić zakres, warunki i uzgodnione daty zapisane w tym wniosku”. Jeśli brakuje informacji, uzyskaj wyjaśnienia przed ostateczną decyzją. Skonfiguruj i przetestuj również ścieżki niepowodzenia, aby odmowa lub niepełna ocena nie mogły zostać potraktowane jako zgoda na działanie. Jeżeli uzgodniony zakres lub daty później się zmienią, uzyskaj nową decyzję zamiast polegać na wcześniejszym zatwierdzeniu.
Zadbaj o sprawdzalne zabezpieczenia: opóźnione przyjęcie
Przykład hipotetyczny: skaner w biurze nie działa. Wewnętrzna procedura wymaga, aby dokumenty dostawy trafiły do centralnej kolejki przyjęć tego samego dnia roboczego. Dział operacyjny prosi o zgodę na korzystanie przez pięć dni roboczych z nadzorowanego rejestru papierowego w oczekiwaniu na urządzenie zastępcze.
Wniosek określa jedno biuro i jeden rodzaj dokumentu. Wyłącza faktury oraz wszelkie dokumenty objęte zewnętrznym terminem. Proponowane zabezpieczenie zobowiązuje koordynatora biura do numerowania każdego wpisu, bezpiecznego przechowywania oryginałów i porównywania rejestru papierowego z kolejką przyjęć każdego popołudnia. Osoba odpowiedzialna za politykę sprawdza, czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne, i przed zatwierdzeniem zapisuje ewentualne surowsze warunki.
Użyteczny zapis zamknięcia wskazuje ostatni wpis rejestru, datę uzgodnienia zapisów, ewentualne brakujące dokumenty i osobę, która sprawdziła wynik. Samo „skaner naprawiony” nie dowodzi, że opóźnione dokumenty trafiły do kolejki. Jeśli brakuje dokumentu, pozostaw dalsze działania otwarte i przydziel zadanie jego odnalezienia.
Ustaw przypomnienia i określ działania po upływie terminu
W sekcji Manage reminders szablonu formularza utwórz regułę opartą na Dacie przeglądu, np. siedem dni przed nią. Dodaj warunek Stan rekordu równa się Obowiązuje. Wskaż odpowiedzialnego użytkownika lub grupę albo użyj odpowiedniego pola odbiorcy, jeśli szablon je udostępnia. Przewodnik po przypomnieniach formularzy wyjaśnia przesunięcia czasowe, warunki i opcje odbiorców.
Warunki są sprawdzane przy uruchomieniu przypomnienia i ponownie, gdy nadejdzie termin jego wysłania. W wiadomości umieść identyfikator wniosku, uzgodnioną datę zakończenia i oczekiwane działanie, używając dokładnie tych znaczników, które oferuje edytor. Sprawdź konfigurację odbiorców przy zmianie odpowiedzialności.
Przypomnienie to wiadomość e-mail zachęcająca do działania. Nie kończy odstępstwa, nie zmienia stanu rekordu, nie wyłącza zewnętrznego procesu ani nie poświadcza wykonania zabezpieczeń. Właściciel musi sprawdzić uzgodnioną datę końcową i albo zapisać zamknięcie, albo wystąpić o nowe przedłużenie zatwierdzone przez upoważnioną osobę. Przetestuj zmienione daty i istniejące rekordy na swoim koncie; nie zakładaj, że miniony termin przypomnienia spowoduje wysłanie zaległej wiadomości.
Sprawdź rejestr odstępstw przed wdrożeniem
Przechowuj rejestr w folderze udostępnionym osobom, które go potrzebują. Edytowanie ogranicz do odpowiednich właścicieli i koordynatorów. Gdy pola formularza są połączone z metadanymi, wyświetlaj przydatne dane, np. odniesienie do polityki, właściciela, stan rekordu i uzgodniony koniec, jako kolumny folderu. Etykiety pól i wartości stanów porządkują pracę; dostęp i działania przepływu konfiguruj osobno.
- Kompletny wniosek: osoba odpowiedzialna za politykę widzi wniosek i może edytować tylko przypisane pola oceny.
- Odrzucony wniosek: koordynator zapisuje stan Odrzucony, a odstępstwo operacyjne nie zostaje wprowadzone.
- Zatwierdzenie warunkowe: właściciel potwierdza wymagane zabezpieczenia przed oznaczeniem rekordu jako Obowiązuje.
- Zmieniony zakres lub data końcowa: nowe warunki otrzymują nową decyzję, a konfiguracja przypomnień jest sprawdzana.
- Zamknięcie lub przedłużenie: dowody zamknięcia wskazują wykonaną pracę; przedłużenie zachowuje odniesienie do wcześniejszego wniosku i ma własną decyzję.
Przeprowadź te przypadki z małą grupą, zanim udostępnisz szablon szerzej. Użytecznym wynikiem jest rekord, na podstawie którego inna osoba może działać: dokładne odstępstwo, zapisana decyzja, pozostałe do wykonania zabezpieczenia i osoba odpowiedzialna za zamknięcie.
