Una deroga temporanea a una regola aziendale richiede limiti chiari: quale requisito è interessato, chi accetta la soluzione proposta, quando termina e quali prove consentiranno di chiuderla. Un’email con scritto «per ora va bene» raramente risponde a tutte e quattro le domande.
Un modulo di richiesta di deroga a una policy riunisce queste informazioni. In Folderit, un eForm può contenere la richiesta, un’attività di compilazione dei campi raccogliere la valutazione del responsabile della policy, un flusso di approvazione registrare la decisione e i promemoria basati su date riportare una deroga in vigore all’attenzione di chi deve riesaminarla. Resta all’organizzazione decidere se la deroga è ammissibile e attuare le misure di controllo concordate.
La configurazione seguente è un esempio operativo ipotetico basato sull’attuale documentazione di Folderit; il flusso complessivo non è stato testato in un account reale. Il piano Tailor include eForms e il Workflow Designer; verifica le funzionalità del tuo account prima di impostare il processo.
Definisci una deroga con una scadenza precisa
Usa un record per un requisito di una policy, un ambito definito e un periodo proposto. Indica il nome della policy e la versione o la data di entrata in vigore, quindi individua la sezione pertinente. «Consentire una procedura di acquisizione diversa per i documenti di trasporto dell’ufficio Nord fino al 30 novembre» è più utile di «esenzione operativa temporanea».
Conserva la policy di riferimento nella consueta raccolta documentale controllata. Usa il record della deroga per spiegare lo scostamento limitato e, quando opportuno, aggiungi un collegamento al documento della policy come elemento correlato. Il record non modifica la policy per tutte le altre persone. La panoramica sulla gestione delle policy di Folderit illustra il lavoro distinto di redazione, approvazione e distribuzione della policy stessa.
Prima di progettare il flusso, stabilisci chi ha l’autorità per concedere questo tipo di deroga. Un’approvazione interna non esonera dal rispetto di una legge, di un obbligo contrattuale o di un requisito che esula dai poteri di quella persona. Sottoponi queste questioni allo specialista competente prima di chiedere una decisione.
Crea una sezione per la richiesta e una per la valutazione successiva
Crea un modello Richiesta di deroga a una policy in Strumenti di amministrazione → Modelli di modulo. La guida eForms descrive i tipi di campo supportati e la creazione dei record. Parti da questi campi:
| Campo e tipo | Informazioni da inserire |
|---|---|
| Riferimento — Testo | Un riferimento concordato, come EX-026. Inseriscilo manualmente, salvo che la numerazione sia stata configurata separatamente. |
| Riferimento alla policy — Testo | Titolo, versione o data di entrata in vigore e sezione per cui occorre una deroga. |
| Scostamento richiesto e ambito — Area di testo | Che cosa cambierebbe, le persone o le sedi interessate e le esclusioni esplicite. |
| Motivo e alternative — Area di testo | L’esigenza aziendale e il motivo per cui un’alternativa conforme non è attualmente praticabile. |
| Inizio e fine richiesti — due campi Data | Il periodo proposto. Chi esamina la richiesta verifica l’ordine delle date e l’eventuale ora esatta di scadenza. |
| Responsabile del record — Utente | La persona interna incaricata del seguito, non un approvatore selezionato automaticamente. |
| Rischi e misure di controllo — Area di testo | Che cosa potrebbe andare storto e il controllo proposto, il responsabile, la frequenza e le prove. |
| Documentazione di supporto — File, facoltativo | Gli elementi pertinenti necessari a chi deve valutare questa richiesta. |
Rendi obbligatorie le informazioni della richiesta necessarie per la valutazione. Aggiungi campi facoltativi da compilare in seguito per Ambito e condizioni autorizzati (Area di testo), Inizio concordato, Fine concordata e Data di riesame (Data), oltre a Prove di chiusura (Area di testo). Lasciali facoltativi alla creazione: chi presenta la richiesta non può fornire una decisione futura né prove di una chiusura non ancora avvenuta.
Aggiungi un campo di selezione Stato del record aggiornato manualmente, per esempio In attesa di valutazione, In attesa di decisione, In vigore, Respinto e Chiuso. Aiuta il coordinatore a gestire il seguito. La decisione di approvazione resta nel registro del flusso; selezionare In vigore è un’azione umana distinta, successiva alla verifica della decisione e degli eventuali prerequisiti.
Raccogli la valutazione prima dell’approvazione
Chiedi al responsabile della policy di esaminare l’ambito, le alternative e le misure di controllo proposte. Come esempio di sicurezza delle informazioni, il processo di deroga pubblicato da Yale (riferimento in inglese) distingue la valutazione dei rischi del team di sicurezza dall’accettazione del rischio residuo da parte della direzione. È l’approccio di un’organizzazione, non una regola universale di approvazione; definisci le responsabilità corrispondenti per la tua policy.
Un’attività di compilazione dei campi può consentire al responsabile di completare la valutazione nel record del modulo esistente. Configura i campi visibili al destinatario includendo la richiesta originale e i campi di valutazione. In Campi modificabili, seleziona solo quelli di valutazione e assicurati che siano anche visibili. Le impostazioni dei campi a livello di attività non sostituiscono le autorizzazioni di condivisione del record.
Invia poi il record completo alla persona autorizzata a decidere. Un flusso personalizzato sequenziale può collocare la compilazione dei campi prima dell’approvazione; usa le impostazioni di approvazione documentate per definire i destinatari e le regole di accettazione. Scegli i destinatari effettivi durante la configurazione. Un nome nel campo Utente di Responsabile del record non indirizza automaticamente un’approvazione a quella persona.
Formula una decisione precisa: «Approvare l’ambito autorizzato, le condizioni e le date concordate riportati in questa richiesta». Se mancano informazioni, ottieni chiarimenti prima della decisione finale. Configura e testa i percorsi con esito non favorevole affinché un rifiuto o una valutazione incompleta non possano essere considerati un permesso a procedere. Se in seguito cambiano l’ambito o le date concordati, ottieni una nuova decisione anziché fare affidamento sull’approvazione precedente.
Rendi verificabili i controlli: un ritardo nell’acquisizione
Esempio ipotetico: lo scanner di un ufficio è fuori servizio. La procedura interna richiede che i documenti di trasporto arrivino alla coda centrale di acquisizione nello stesso giorno lavorativo. Il reparto operativo chiede di poter utilizzare un registro cartaceo controllato per cinque giorni lavorativi, in attesa di uno scanner sostitutivo.
La richiesta identifica un ufficio e un tipo di documento. Esclude le fatture e tutti i documenti soggetti a una scadenza esterna. Il controllo proposto assegna al coordinatore dell’ufficio il compito di numerare ogni voce, custodire gli originali in sicurezza e riconciliare ogni pomeriggio il registro cartaceo con la coda di acquisizione. Il responsabile della policy verifica se la soluzione è accettabile e registra eventuali condizioni più rigorose prima dell’approvazione.
Un record di chiusura utile indicherebbe l’ultima voce del registro, la data della riconciliazione, gli eventuali documenti mancanti e chi ha verificato il risultato. «Scanner riparato» da solo non dimostra che i documenti in ritardo siano arrivati nella coda. Se manca un documento, mantieni aperto il seguito e assegna l’azione di recupero.
Configura i promemoria e definisci cosa accade alla scadenza
Usa Gestisci promemoria nel modello di modulo per creare una regola basata sulla Data di riesame, per esempio sette giorni prima. Aggiungi la condizione Stato del record uguale a In vigore. Configura l’utente o il gruppo responsabile, oppure usa un campo destinatario idoneo se il modello lo consente. La guida ai promemoria dei moduli spiega gli intervalli rispetto alla data, le condizioni e le opzioni dei destinatari.
Le condizioni vengono verificate all’avvio del promemoria e di nuovo al momento previsto per l’invio. Inserisci nel messaggio il riferimento della richiesta, la data di fine concordata e l’azione attesa, usando esattamente i segnaposto offerti dall’editor. Rivedi la configurazione dei destinatari quando cambia la responsabilità.
Un promemoria è un sollecito via email. Non pone fine alla deroga, non cambia lo Stato del record, non disattiva un processo esterno e non certifica l’esecuzione dei controlli. Il responsabile deve verificare la data di fine concordata e registrare la chiusura oppure richiedere una nuova proroga autorizzata. Testa le date modificate e i record esistenti nel tuo account; non presumere che una data di promemoria già trascorsa generi un messaggio di recupero.
Verifica il registro delle deroghe prima di estenderne l’uso
Conserva il registro in una cartella condivisa con chi ne ha bisogno. Limita la modifica ai responsabili e ai coordinatori appropriati. Quando i campi del modulo sono collegati ai metadati, mostra come colonne della cartella quelli utili, per esempio riferimento della policy, responsabile, stato e fine concordata. Le etichette dei campi e i valori di stato organizzano il lavoro; configura separatamente gli accessi e le azioni del flusso.
- Richiesta completa: il responsabile della policy può vedere la richiesta e modificare solo i campi di valutazione assegnati.
- Richiesta respinta: il coordinatore imposta Respinto e non viene introdotta alcuna deroga operativa.
- Approvazione con condizioni: il responsabile conferma i controlli richiesti prima di impostare il record su In vigore.
- Modifica dell’ambito o della fine: le condizioni riviste ricevono una nuova decisione e viene verificata la configurazione dei promemoria.
- Chiusura o proroga: le prove di chiusura identificano il lavoro completato; una proroga mantiene un riferimento alla richiesta precedente e ha una propria decisione.
Esegui questi casi con un piccolo gruppo prima di rendere il modello disponibile a più persone. Il risultato utile è un record su cui un collega possa agire: la deroga precisa, la decisione registrata, i controlli ancora da eseguire e la persona responsabile della chiusura.
