Privremeno odstupanje od internog pravila treba imati jasne granice: na koji se zahtjev odnosi, ko prihvata predloženo rješenje, kada prestaje važiti i kojim će se dokazima potvrditi njegovo zatvaranje. Poruka e-pošte „za sada može” rijetko daje odgovor na sva četiri pitanja.
Obrazac zahtjeva za izuzeće od interne politike objedinjuje te podatke. U Folderitu zahtjev možete evidentirati putem eForm obrasca, zadatkom za popunjavanje polja prikupiti procjenu osobe odgovorne za politiku, tokom odobravanja zabilježiti odluku, a podsjetnicima vezanim za datum ponovo skrenuti pažnju na aktivno izuzeće. Organizacija i dalje odlučuje je li izuzeće dopušteno i provodi dogovorene zaštitne mjere.
Postavka u nastavku je hipotetički primjer zasnovan na aktuelnoj dokumentaciji Folderita; objedinjeni tok nije testiran na stvarnom korisničkom računu. Paket Tailor uključuje eForms i Workflow Designer. Prije postavljanja procesa provjerite mogućnosti svog računa.
Odredite jedno izuzeće s jasnim krajnjim rokom
Jedan zapis koristite za jedan zahtjev interne politike, određen obuhvat i predloženi period. Navedite naziv politike, verziju ili datum početka važenja i odgovarajuću odredbu. „Dopustiti drugačiji postupak prijema otpremnica u uredu Sjever do 30. novembra” korisnije je od općenitog izraza „privremeno operativno izuzeće”.
Samu politiku zadržite u redovnoj kontrolisanoj biblioteci dokumenata. U zapisu o izuzeću objasnite ograničeno odstupanje i, gdje je primjereno, dodajte poveznicu na politiku kao povezanu stavku. Taj zapis ne mijenja pravila za ostale. Folderitov pregled upravljanja politikama objašnjava zaseban posao izrade, odobravanja i distribucije same politike.
Prije oblikovanja toka rada utvrdite ko ima ovlaštenje odobriti takvo izuzeće. Interno odobrenje ne može ukinuti zakonsku ili ugovornu obavezu niti zahtjev izvan ovlaštenja te osobe. Takva pitanja prvo uputite nadležnom stručnjaku, a tek potom tražite odluku.
Odvojite zahtjev od naknadne procjene
U odjeljku Admin tools → Form templates napravite predložak Zahtjev za izuzeće od politike. Uputstvo za eForms na engleskom jeziku opisuje podržane vrste polja i kreiranje zapisa. Počnite ovim poljima:
| Polje i vrsta | Sadržaj |
|---|---|
| Oznaka — tekst | Dogovorena oznaka, npr. EX-026. Unesite je ručno ako numerisanje nije zasebno podešeno. |
| Referenca politike — tekst | Naziv, verzija ili datum početka važenja i odredba za koju se traži izuzeće. |
| Traženo odstupanje i obuhvat — višeredni tekst | Šta se mijenja, na koje se osobe ili lokacije odnosi i šta je izričito isključeno. |
| Razlog i alternative — višeredni tekst | Poslovna potreba i obrazloženje zašto usklađena alternativa trenutno nije praktična. |
| Predloženi početak i završetak — dva datumska polja | Predloženi period. Osoba koja procjenjuje zahtjev provjerava redoslijed datuma i eventualno tačno vrijeme isteka. |
| Odgovorna osoba za zapis — korisnik | Interna osoba zadužena za praćenje, a ne automatski odabrana osoba koja odobrava. |
| Rizici i zaštitne mjere — višeredni tekst | Mogući problemi, predložena kontrola, odgovorna osoba, učestalost i dokaz provođenja. |
| Prateća dokumentacija — datoteka, neobavezno | Relevantni dokazi potrebni za procjenu ovog zahtjeva. |
Obaveznim označite podatke koji su potrebni za procjenu zahtjeva. Za kasnije dodajte neobavezna polja Odobreni obuhvat i uslovi (višeredni tekst), Dogovoreni početak, Dogovoreni završetak i Datum preispitivanja (datum), te Dokazi za zatvaranje (višeredni tekst). Pri kreiranju trebaju ostati neobavezna: podnosilac ne može unaprijed unijeti buduću odluku ili dokaze o završenom zatvaranju.
Dodajte polje za odabir Status zapisa koje se ručno održava, naprimjer Čeka procjenu, Čeka odluku, Na snazi, Odbijeno i Zatvoreno. Ono koordinatoru olakšava praćenje. Odluka o odobrenju ostaje u evidenciji toka rada; postavljanje statusa Na snazi zasebna je ručna radnja nakon provjere odluke i svih preduslova.
Prikupite procjenu prije odobravanja
Zatražite da osoba odgovorna za politiku razmotri obuhvat, alternative i predložene zaštitne mjere. Kao primjer iz informacijske sigurnosti, objavljeni postupak Univerziteta Yale na engleskom jeziku odvaja procjenu rizika sigurnosnog tima od prihvatanja preostalog rizika na nivou rukovodstva. To je pristup jedne organizacije, a ne opće pravilo odobravanja. Za svoju politiku odredite odgovarajuće odgovornosti.
Zadatak Fill fields, opisan u uputstvu na engleskom jeziku, omogućava odgovornoj osobi da procjenu unese u postojeći zapis obrasca. Među vidljivim poljima primaoca uključite originalni zahtjev i polja procjene. U postavci Editable fields odaberite samo polja procjene i provjerite da su i vidljiva. Postavke polja pojedinog zadatka ne zamjenjuju osnovne dozvole za dijeljenje zapisa.
Popunjen zapis zatim proslijedite osobi ovlaštenoj za odlučivanje. Prilagođeni serijski tok može postaviti popunjavanje polja prije odobravanja. Pomoću dokumentovanih postavki odobravanja na engleskom jeziku odredite primaoce i pravila prihvatanja. Stvarne primaoce odaberite pri postavljanju. Ime u korisničkom polju Odgovorna osoba za zapis ne usmjerava automatski zahtjev za odobrenje toj osobi.
Odluku formulirajte precizno: „Odobravaju se obuhvat, uslovi i dogovoreni datumi navedeni u ovom zahtjevu.” Ako podaci nedostaju, pribavite pojašnjenje prije konačne odluke. Podesite i testirajte neuspješne ishode kako se odbijanje ili nepotpuna procjena ne bi smatrali dozvolom za početak rada. Ako se dogovoreni obuhvat ili datumi kasnije promijene, pribavite novu odluku umjesto oslanjanja na ranije odobrenje.
Neka se provođenje mjera može provjeriti: primjer kašnjenja prijema
Hipotetički primjer: uredski skener ne radi. Interni postupak zahtijeva da otpremnice stignu u centralni red za prijem istog radnog dana. Operativni tim traži dozvolu da pet radnih dana koristi kontrolisanu papirnu evidenciju dok ne stigne zamjenski uređaj.
Zahtjev obuhvata jedan ured i jednu vrstu dokumenta. Isključuje fakture i sve dokumente s vanjskim rokom. Predložena zaštitna mjera zadužuje uredskog koordinatora da numeriše svaku stavku, osigura originale i svakog poslijepodneva uskladi papirnu evidenciju s redom za prijem. Osoba odgovorna za politiku provjerava prihvatljivost rješenja i prije odobrenja bilježi eventualne strožije uslove.
Koristan zapis o zatvaranju navodi posljednju stavku evidencije, datum usklađivanja, eventualne nedostajuće dokumente i osobu koja je provjerila rezultat. Napomena „skener popravljen” sama ne dokazuje da su zakašnjeli dokumenti stigli u red za prijem. Ako dokument nedostaje, ostavite praćenje otvorenim i dodijelite zadatak njegovog pronalaska ili pribavljanja.
Podesite podsjetnike i odredite postupanje po isteku
Na predlošku obrasca otvorite Manage reminders i napravite pravilo prema polju Datum preispitivanja, naprimjer sedam dana ranije. Dodajte uslov Status zapisa jednak je Na snazi. Odredite odgovornog korisnika ili grupu, odnosno upotrijebite odgovarajuće polje primaoca ako ga predložak nudi. Uputstvo za podsjetnike obrazaca na engleskom jeziku objašnjava vremenske pomake, uslove i izbor primalaca.
Uslovi se provjeravaju pri pokretanju podsjetnika i ponovo kada dospije vrijeme slanja. U poruku uključite oznaku zahtjeva, dogovoreni završetak i očekivanu radnju koristeći tačne zamjenske oznake koje nudi uređivač. Kada se odgovorna osoba promijeni, provjerite postavke primalaca.
Podsjetnik je poruka e-pošte koja potiče na radnju. Ne okončava izuzeće, ne mijenja Status zapisa, ne isključuje vanjski proces i ne potvrđuje provođenje zaštitnih mjera. Odgovorna osoba mora provjeriti dogovoreni završetak te evidentirati zatvaranje ili zatražiti novo, ovlašteno produženje. Na svom računu testirajte izmijenjene datume i postojeće zapise; nemojte pretpostaviti da će propušteni datum podsjetnika naknadno pokrenuti poruku.
Provjerite registar izuzeća prije šire primjene
Registar držite u folderu podijeljenom s osobama kojima je potreban. Uređivanje ograničite na odgovarajuće odgovorne osobe i koordinatore. Ako su polja obrasca povezana s metapodacima, prikažite korisne podatke poput reference politike, odgovorne osobe, statusa i dogovorenog završetka kao kolone foldera. Nazivi polja i vrijednosti statusa služe organizaciji posla; pristup i radnje toka rada podesite zasebno.
- Potpun zahtjev: osoba odgovorna za politiku vidi zahtjev i može uređivati samo dodijeljena polja procjene.
- Odbijen zahtjev: koordinator postavlja status Odbijeno i ne uvodi operativno izuzeće.
- Odobreno uz uslove: odgovorna osoba potvrđuje potrebne zaštitne mjere prije postavljanja statusa Na snazi.
- Izmijenjen obuhvat ili završni datum: izmijenjeni uslovi dobijaju novu odluku, a postavke podsjetnika se provjeravaju.
- Zatvaranje ili produženje: dokazi za zatvaranje pokazuju obavljen posao; produženje zadržava referencu na raniji zahtjev i ima vlastitu odluku.
Ove slučajeve provedite s manjom grupom prije nego što predložak učinite šire dostupnim. Koristan rezultat je zapis po kojem drugi kolega može postupiti: precizno izuzeće, evidentirana odluka, preostale zaštitne mjere i osoba odgovorna za zatvaranje.
