Začasen odmik od internega pravila potrebuje jasne meje: na katero zahtevo se nanaša, kdo sprejme predlagano ureditev, kdaj preneha veljati in s katerimi dokazili bo zadeva zaključena. E-poštni odgovor »za zdaj je v redu« redko odgovori na vsa štiri vprašanja.
Obrazec za odobritev izjeme od internih pravil te podatke zbere na enem mestu. V Folderitu lahko zahtevo zajamete z obrazcem eForm, z nalogo za izpolnjevanje polj pridobite presojo skrbnika pravil, s potekom odobritve zabeležite odločitev in z opomniki na podlagi datuma opozorite na ponovni pregled veljavne izjeme. Organizacija še vedno presodi, ali je izjema dopustna, in izvede dogovorjene varovalne ukrepe.
Spodnja nastavitev je hipotetičen delovni primer na podlagi aktualne dokumentacije Folderita; celoten povezani postopek ni bil preizkušen v dejanskem uporabniškem računu. Paket Tailor vključuje eForms in Workflow Designer. Pred nastavitvijo postopka preverite, katere funkcije so na voljo v vašem računu.
Opredelite eno izjemo z določenim končnim rokom
En zapis namenite eni zahtevi internih pravil, določenemu obsegu in predlaganemu obdobju. Navedite naslov pravil, različico ali datum začetka veljavnosti ter ustrezno določbo. »Dovoliti drugačen postopek prejema dobavnic v pisarni Sever do 30. novembra« pove več kot »začasna operativna izjema«.
Izvirna pravila ohranite v običajni nadzorovani knjižnici dokumentov. V zapisu izjeme pojasnite omejeni odmik in po potrebi dodajte povezavo na dokument s pravili kot povezano postavko. Zapis ne spreminja pravil za vse druge. Folderitov pregled upravljanja internih pravil opisuje ločen postopek priprave, odobritve in razpošiljanja samih pravil.
Pred oblikovanjem poteka dela določite, kdo je pooblaščen za odobritev tovrstne izjeme. Interna odobritev ne more odpraviti zakonske ali pogodbene obveznosti oziroma zahteve zunaj pristojnosti te osebe. Ta vprašanja pred odločitvijo naslovite na odgovornega strokovnjaka.
Ločite podatke zahteve od poznejše presoje
V razdelku Admin tools → Form templates ustvarite predlogo Zahteva za izjemo od internih pravil. Vodnik za eForms v angleščini opisuje podprte vrste polj in ustvarjanje zapisov. Začnite s temi polji:
| Polje in vrsta | Vsebina |
|---|---|
| Oznaka — besedilo | Dogovorjena oznaka, denimo EX-026. Vnesite jo ročno, če številčenje ni posebej nastavljeno. |
| Sklic na pravila — besedilo | Naslov, različica ali datum začetka veljavnosti in določba, za katero se zahteva izjema. |
| Predlagani odmik in obseg — večvrstično besedilo | Kaj bi se spremenilo, katere osebe ali lokacije zajema in kaj je izrecno izključeno. |
| Razlog in druge možnosti — večvrstično besedilo | Poslovna potreba in pojasnilo, zakaj skladna druga možnost trenutno ni izvedljiva. |
| Predlagani začetek in konec — dve datumski polji | Predlagano obdobje. Pregledovalec preveri vrstni red datumov in morebitno natančno uro izteka. |
| Skrbnik zapisa — uporabnik | Interna oseba, odgovorna za spremljanje, ne pa samodejno izbrani odobritelj. |
| Tveganja in varovalni ukrepi — večvrstično besedilo | Kaj lahko gre narobe ter predlagana kontrola, odgovorna oseba, pogostost in dokazilo o izvajanju. |
| Podporna dokumentacija — datoteka, neobvezno | Ustrezna dokazila, ki jih pregledovalci potrebujejo za presojo zahteve. |
Podatke, potrebne za presojo zahteve, označite kot obvezne. Za poznejše faze dodajte neobvezna polja Odobreni obseg in pogoji (večvrstično besedilo), Dogovorjeni začetek, Dogovorjeni konec in Datum pregleda (datum) ter Dokazila za zaključek (večvrstično besedilo). Ob ustvarjanju naj ostanejo neobvezna: vlagatelj ne more vnesti prihodnje odločitve ali dokazil o že opravljenem zaključku.
Dodajte izbirno polje Stanje zapisa, ki ga vzdržujete ročno, na primer Čaka na presojo, Čaka na odločitev, V veljavi, Zavrnjeno in Zaključeno. Koordinatorju pomaga pri spremljanju. Odločitev o odobritvi ostane v evidenci poteka dela; nastavitev stanja V veljavi je ločeno ročno dejanje po preverjanju odločitve in vseh predpogojev.
Pred odobritvijo pridobite presojo
Skrbnika pravil prosite, naj pregleda obseg, druge možnosti in predlagane varovalne ukrepe. Kot primer s področja informacijske varnosti objavljeni postopek univerze Yale v angleščini ločuje presojo tveganj varnostne ekipe od sprejema preostalega tveganja na ravni vodstva. To je pristop ene organizacije, ne splošno pravilo odobravanja. Za svoja pravila določite ustrezne odgovornosti.
Naloga Fill fields, opisana v angleškem vodniku, lahko skrbniku pravil omogoči vnos presoje v obstoječi zapis obrazca. Med prejemnikova vidna polja vključite prvotno zahtevo in polja presoje. V nastavitvi Editable fields izberite le polja presoje in poskrbite, da so tudi vidna. Nastavitve polj na ravni naloge ne nadomestijo osnovnih dovoljenj za skupno rabo zapisa.
Izpolnjeni zapis nato pošljite osebi, pooblaščeni za odločitev. Zaporedni potek dela po meri lahko izpolnjevanje polj postavi pred odobritev. Z dokumentiranimi nastavitvami odobravanja v angleščini določite prejemnike in pravila sprejema. Dejanske prejemnike izberite pri nastavitvi. Ime v uporabniškem polju Skrbnik zapisa ne usmeri odobritve samodejno k tej osebi.
Odločitev naj bo natančna: »Odobrijo se obseg, pogoji in dogovorjeni datumi, navedeni v tej zahtevi.« Če podatki manjkajo, pridobite pojasnila pred končno odločitvijo. Nastavite in preizkusite neuspešne poti, da zavrnitev ali nepopolna presoja ne bosta obravnavani kot dovoljenje za nadaljevanje. Če se dogovorjeni obseg ali datumi pozneje spremenijo, pridobite novo odločitev, namesto da se oprete na prejšnjo odobritev.
Poskrbite za preverljive ukrepe: primer zamude pri prejemu
Hipotetičen primer: pisarniški optični bralnik ne deluje. Interni postopek zahteva, da dobavnice prispejo v osrednjo čakalno vrsto za prejem še isti delovni dan. Operativna ekipa zaprosi za dovoljenje, da pet delovnih dni uporablja nadzorovano papirno evidenco, dokler ne prispe nadomestna naprava.
Zahteva zajema eno pisarno in eno vrsto dokumenta. Izključuje račune in vse dokumente z zunanjim rokom. Predlagani ukrep pisarniškemu koordinatorju nalaga, da oštevilči vsak vnos, zavaruje izvirnike in vsako popoldne uskladi papirno evidenco s čakalno vrsto za prejem. Skrbnik pravil preveri sprejemljivost ureditve in pred odobritvijo zabeleži morebitne strožje pogoje.
Uporaben zapis o zaključku navede zadnji vnos v evidenci, datum uskladitve, morebitne manjkajoče dokumente in osebo, ki je preverila rezultat. Zapis »optični bralnik je popravljen« sam po sebi ne dokazuje, da so dokumenti z zamudo prispeli v čakalno vrsto. Če dokument manjka, pustite nadaljnje spremljanje odprto in dodelite nalogo za njegovo pridobitev.
Nastavite opomnike in določite ravnanje ob izteku
Na predlogi obrazca odprite Manage reminders in ustvarite pravilo na podlagi polja Datum pregleda, denimo sedem dni prej. Dodajte pogoj Stanje zapisa je enako V veljavi. Določite odgovornega uporabnika ali skupino oziroma uporabite ustrezno polje prejemnika, če ga predloga ponuja. Vodnik za opomnike obrazcev v angleščini pojasnjuje časovne odmike, pogoje in možnosti izbire prejemnikov.
Pogoji se preverijo ob začetku opomnika in znova ob predvidenem času pošiljanja. V sporočilo vključite oznako zahteve, dogovorjeni datum konca in pričakovano dejanje s točno tistimi nadomestnimi oznakami, ki jih ponuja urejevalnik. Ob spremembi odgovornosti preverite nastavitev prejemnikov.
Opomnik je e-poštni poziv. Ne zaključi izjeme, ne spremeni Stanja zapisa, ne onemogoči zunanjega procesa in ne potrdi izvedbe varovalnih ukrepov. Skrbnik mora preveriti dogovorjeni konec ter zabeležiti zaključek ali zahtevati novo, odobreno podaljšanje. V svojem računu preizkusite spremenjene datume in obstoječe zapise; ne predpostavljajte, da bo že pretekli datum opomnika sprožil naknadno sporočilo.
Pred uvedbo preverite register izjem
Register hranite v mapi, ki jo delite z osebami, ki ga potrebujejo. Urejanje omejite na ustrezne skrbnike in koordinatorje. Kadar so polja obrazca povezana z metapodatki, uporabna polja, kot so sklic na pravila, skrbnik, stanje in dogovorjeni konec, prikažite kot stolpce mape. Imena polj in vrednosti stanj pomagajo organizirati delo; dostop in dejanja poteka dela nastavite ločeno.
- Popolna zahteva: skrbnik pravil vidi zahtevo in lahko ureja le dodeljena polja presoje.
- Zavrnjena zahteva: koordinator zabeleži stanje Zavrnjeno in operativna izjema se ne uvede.
- Odobreno s pogoji: skrbnik potrdi zahtevane varovalne ukrepe, preden nastavi stanje V veljavi.
- Spremenjeni obseg ali končni datum: spremenjeni pogoji dobijo novo odločitev, nastavitev opomnikov pa se preveri.
- Zaključek ali podaljšanje: dokazila o zaključku navedejo opravljeno delo; podaljšanje ohrani sklic na prejšnjo zahtevo in ima svojo odločitev.
Te primere preizkusite z manjšo skupino, preden predlogo ponudite širšemu krogu uporabnikov. Uporaben rezultat je zapis, na podlagi katerega lahko ukrepa drug sodelavec: natančna izjema, zabeležena odločitev, še neizvedeni varovalni ukrepi in oseba, odgovorna za zaključek.
