Privremeno odstupanje od internog pravila treba imati jasne granice: na koji se zahtev odnosi, ko prihvata predloženo rešenje, kada prestaje da važi i kojim će se dokazima potvrditi njegovo zatvaranje. Poruka e-pošte „za sada može” retko daje odgovor na sva četiri pitanja.
Obrazac zahteva za izuzetak od interne politike objedinjuje te podatke. U Folderitu zahtev možete evidentirati putem eForm obrasca, zadatkom za popunjavanje polja prikupiti procenu osobe odgovorne za politiku, tokom odobravanja zabeležiti odluku, a podsetnicima vezanim za datum ponovo skrenuti pažnju na aktivan izuzetak. Organizacija i dalje odlučuje da li je izuzetak dozvoljen i sprovodi dogovorene zaštitne mere.
Postavka u nastavku je hipotetički primer zasnovan na aktuelnoj dokumentaciji Folderita; objedinjeni tok nije testiran na stvarnom korisničkom nalogu. Paket Tailor uključuje eForms i Workflow Designer. Pre postavljanja procesa proverite mogućnosti svog naloga.
Odredite jedan izuzetak sa jasnim krajnjim rokom
Jedan zapis koristite za jedan zahtev interne politike, određen obim i predloženi period. Navedite naziv politike, verziju ili datum početka važenja i odgovarajuću odredbu. „Dopustiti drugačiji postupak prijema otpremnica u kancelariji Sever do 30. novembra” korisnije je od uopštenog izraza „privremeni operativni izuzetak”.
Samu politiku zadržite u redovnoj kontrolisanoj biblioteci dokumenata. U zapisu o izuzetku objasnite ograničeno odstupanje i, gde je primereno, dodajte vezu na politiku kao povezanu stavku. Taj zapis ne menja pravila za ostale. Folderitov pregled upravljanja politikama objašnjava zaseban posao izrade, odobravanja i distribucije same politike.
Pre oblikovanja toka rada utvrdite ko ima ovlašćenje da odobri takav izuzetak. Interno odobrenje ne može ukinuti zakonsku ili ugovornu obavezu niti zahtev izvan ovlašćenja te osobe. Takva pitanja prvo uputite nadležnom stručnjaku, a tek potom tražite odluku.
Odvojite zahtev od naknadne procene
U odeljku Admin tools → Form templates napravite šablon Zahtev za izuzetak od politike. Uputstvo za eForms na engleskom jeziku opisuje podržane vrste polja i kreiranje zapisa. Počnite ovim poljima:
| Polje i vrsta | Sadržaj |
|---|---|
| Oznaka — tekst | Dogovorena oznaka, npr. EX-026. Unesite je ručno ako numerisanje nije zasebno podešeno. |
| Referenca politike — tekst | Naziv, verzija ili datum početka važenja i odredba za koju se traži izuzetak. |
| Traženo odstupanje i obim — višeredni tekst | Šta se menja, na koje se osobe ili lokacije odnosi i šta je izričito isključeno. |
| Razlog i alternative — višeredni tekst | Poslovna potreba i obrazloženje zašto usklađena alternativa trenutno nije praktična. |
| Predloženi početak i završetak — dva datumska polja | Predloženi period. Osoba koja procenjuje zahtev proverava redosled datuma i eventualno tačno vreme isteka. |
| Odgovorna osoba za zapis — korisnik | Interna osoba zadužena za praćenje, a ne automatski izabrana osoba koja odobrava. |
| Rizici i zaštitne mere — višeredni tekst | Mogući problemi, predložena kontrola, odgovorna osoba, učestalost i dokaz sprovođenja. |
| Prateća dokumentacija — datoteka, neobavezno | Relevantni dokazi potrebni za procenu ovog zahteva. |
Obaveznim označite podatke koji su potrebni za procenu zahteva. Za kasnije dodajte neobavezna polja Odobreni obim i uslovi (višeredni tekst), Dogovoreni početak, Dogovoreni završetak i Datum preispitivanja (datum), te Dokazi za zatvaranje (višeredni tekst). Pri kreiranju treba da ostanu neobavezna: podnosilac ne može unapred uneti buduću odluku ili dokaze o završenom zatvaranju.
Dodajte polje za izbor Status zapisa koje se ručno održava, na primer Čeka procenu, Čeka odluku, Na snazi, Odbijeno i Zatvoreno. Ono koordinatoru olakšava praćenje. Odluka o odobrenju ostaje u evidenciji toka rada; postavljanje statusa Na snazi zasebna je ručna radnja nakon provere odluke i svih preduslova.
Prikupite procenu pre odobravanja
Zatražite da osoba odgovorna za politiku razmotri obim, alternative i predložene zaštitne mere. Kao primer iz informacione bezbednosti, objavljeni postupak Univerziteta Yale na engleskom jeziku odvaja procenu rizika bezbednosnog tima od prihvatanja preostalog rizika na nivou rukovodstva. To je pristup jedne organizacije, a ne opšte pravilo odobravanja. Za svoju politiku odredite odgovarajuće odgovornosti.
Zadatak Fill fields, opisan u uputstvu na engleskom jeziku, omogućava odgovornoj osobi da procenu unese u postojeći zapis obrasca. Među vidljivim poljima primaoca uključite originalni zahtev i polja procene. U postavci Editable fields izaberite samo polja procene i proverite da su i vidljiva. Postavke polja pojedinog zadatka ne zamenjuju osnovne dozvole za deljenje zapisa.
Popunjen zapis zatim prosledite osobi ovlašćenoj za odlučivanje. Prilagođeni serijski tok može postaviti popunjavanje polja pre odobravanja. Pomoću dokumentovanih postavki odobravanja na engleskom jeziku odredite primaoce i pravila prihvatanja. Stvarne primaoce izaberite pri postavljanju. Ime u korisničkom polju Odgovorna osoba za zapis ne usmerava automatski zahtev za odobrenje toj osobi.
Odluku formulišite precizno: „Odobravaju se obim, uslovi i dogovoreni datumi navedeni u ovom zahtevu.” Ako podaci nedostaju, pribavite pojašnjenje pre konačne odluke. Podesite i testirajte neuspešne ishode kako se odbijanje ili nepotpuna procena ne bi smatrali dozvolom za početak rada. Ako se dogovoreni obim ili datumi kasnije promene, pribavite novu odluku umesto oslanjanja na ranije odobrenje.
Neka se sprovođenje mera može proveriti: primer kašnjenja prijema
Hipotetički primer: kancelarijski skener ne radi. Interni postupak zahteva da otpremnice stignu u centralni red za prijem istog radnog dana. Operativni tim traži dozvolu da pet radnih dana koristi kontrolisanu papirnu evidenciju dok ne stigne zamenski uređaj.
Zahtev obuhvata jednu kancelariju i jednu vrstu dokumenta. Isključuje fakture i sve dokumente sa spoljnim rokom. Predložena zaštitna mera zadužuje kancelarijskog koordinatora da numeriše svaku stavku, obezbedi originale i svakog poslepodneva uskladi papirnu evidenciju sa redom za prijem. Osoba odgovorna za politiku proverava prihvatljivost rešenja i pre odobrenja beleži eventualne strože uslove.
Koristan zapis o zatvaranju navodi poslednju stavku evidencije, datum usklađivanja, eventualne nedostajuće dokumente i osobu koja je proverila rezultat. Napomena „skener popravljen” sama ne dokazuje da su zakašnjeli dokumenti stigli u red za prijem. Ako dokument nedostaje, ostavite praćenje otvorenim i dodelite zadatak njegovog pronalaska ili pribavljanja.
Podesite podsetnike i odredite postupanje po isteku
Na šablonu obrasca otvorite Manage reminders i napravite pravilo prema polju Datum preispitivanja, na primer sedam dana ranije. Dodajte uslov Status zapisa jednak je Na snazi. Odredite odgovornog korisnika ili grupu, odnosno upotrebite odgovarajuće polje primaoca ako ga šablon nudi. Uputstvo za podsetnike obrazaca na engleskom jeziku objašnjava vremenske pomake, uslove i izbor primalaca.
Uslovi se proveravaju pri pokretanju podsetnika i ponovo kada dospe vreme slanja. U poruku uključite oznaku zahteva, dogovoreni završetak i očekivanu radnju koristeći tačne zamenske oznake koje nudi uređivač. Kada se odgovorna osoba promeni, proverite postavke primalaca.
Podsetnik je poruka e-pošte koja podstiče na radnju. Ne okončava izuzetak, ne menja Status zapisa, ne isključuje spoljni proces i ne potvrđuje sprovođenje zaštitnih mera. Odgovorna osoba mora proveriti dogovoreni završetak i evidentirati zatvaranje ili zatražiti novo, ovlašćeno produženje. Na svom nalogu testirajte izmenjene datume i postojeće zapise; nemojte pretpostaviti da će propušteni datum podsetnika naknadno pokrenuti poruku.
Proverite registar izuzetaka pre šire primene
Registar držite u folderu podeljenom sa osobama kojima je potreban. Uređivanje ograničite na odgovarajuće odgovorne osobe i koordinatore. Ako su polja obrasca povezana sa metapodacima, prikažite korisne podatke poput reference politike, odgovorne osobe, statusa i dogovorenog završetka kao kolone foldera. Nazivi polja i vrednosti statusa služe organizaciji posla; pristup i radnje toka rada podesite zasebno.
- Potpun zahtev: osoba odgovorna za politiku vidi zahtev i može uređivati samo dodeljena polja procene.
- Odbijen zahtev: koordinator postavlja status Odbijeno i ne uvodi operativni izuzetak.
- Odobreno uz uslove: odgovorna osoba potvrđuje potrebne zaštitne mere pre postavljanja statusa Na snazi.
- Izmenjen obim ili završni datum: izmenjeni uslovi dobijaju novu odluku, a postavke podsetnika se proveravaju.
- Zatvaranje ili produženje: dokazi za zatvaranje pokazuju obavljen posao; produženje zadržava referencu na raniji zahtev i ima sopstvenu odluku.
Ove slučajeve sprovedite sa manjom grupom pre nego što šablon učinite šire dostupnim. Koristan rezultat je zapis po kojem drugi kolega može postupiti: precizan izuzetak, evidentirana odluka, preostale zaštitne mere i osoba odgovorna za zatvaranje.
