Une dérogation temporaire à une règle de l’entreprise doit avoir des limites claires : quelle exigence est concernée, qui accepte le dispositif proposé, quand il prend fin et quelles preuves permettront de le clôturer. Un courriel disant « d’accord pour le moment » répond rarement à ces quatre questions.
Un formulaire de demande de dérogation à une politique rassemble ces informations. Dans Folderit, un eForm peut contenir la demande, une tâche de remplissage des champs recueillir l’évaluation du responsable de la politique, un workflow d’approbation enregistrer la décision, et des rappels fondés sur des dates ramener une dérogation en cours à l’ordre du jour. L’organisation reste chargée de décider si la dérogation est admissible et d’appliquer les mesures de maîtrise convenues.
La configuration ci-dessous est un exemple de travail hypothétique fondé sur la documentation actuelle de Folderit ; l’ensemble du workflow n’a pas été testé dans un compte réel. L’offre Tailor comprend eForms et le concepteur de workflows ; vérifiez les fonctionnalités de votre compte avant de mettre le processus en place.
Définir une dérogation avec une échéance précise
Utilisez un enregistrement pour une exigence de politique, un périmètre délimité et une période proposée. Indiquez le nom de la politique, sa version ou sa date d’entrée en vigueur, puis la section concernée. « Autoriser une procédure de réception différente pour les bons de livraison du bureau Nord jusqu’au 30 novembre » est plus utile que « exemption opérationnelle temporaire ».
Conservez la politique de référence dans sa bibliothèque documentaire contrôlée habituelle. Utilisez l’enregistrement de dérogation pour expliquer l’écart limité et ajoutez, si nécessaire, un lien vers le document de politique en tant qu’élément associé. Cet enregistrement ne modifie pas la politique pour les autres personnes. La présentation de la gestion des politiques dans Folderit explique le travail distinct de rédaction, d’approbation et de diffusion de la politique elle-même.
Avant de concevoir le workflow, déterminez qui est habilité à accorder ce type de dérogation. Une approbation interne ne dispense pas du respect d’une loi, d’une obligation contractuelle ou d’une exigence qui dépasse les pouvoirs de cette personne. Soumettez ces questions au spécialiste compétent avant de demander une décision.
Prévoir une partie demande et une évaluation ultérieure
Créez un modèle Demande de dérogation à une politique dans Outils d’administration → Modèles de formulaires. Le guide eForms décrit les types de champs pris en charge et la création des enregistrements. Commencez par les champs suivants :
| Champ et type | Informations à renseigner |
|---|---|
| Référence — Texte | Une référence convenue, comme EX-026. Saisissez-la manuellement, sauf si une numérotation a été configurée séparément. |
| Référence de la politique — Texte | Le titre, la version ou la date d’entrée en vigueur et la section nécessitant une dérogation. |
| Écart demandé et périmètre — Zone de texte | Ce qui changerait, les personnes ou sites concernés et les exclusions explicites. |
| Motif et solutions alternatives — Zone de texte | Le besoin opérationnel et les raisons pour lesquelles une solution conforme n’est pas réalisable actuellement. |
| Début et fin demandés — deux champs Date | La période proposée. La personne qui examine la demande vérifie l’ordre des dates et toute heure limite précise. |
| Responsable de l’enregistrement — Utilisateur | La personne interne chargée du suivi ; il ne s’agit pas d’un approbateur sélectionné automatiquement. |
| Risques et mesures de maîtrise — Zone de texte | Ce qui pourrait mal se passer, le contrôle proposé, son responsable, sa fréquence et les preuves attendues. |
| Pièces justificatives — Fichier, facultatif | Les éléments pertinents dont les personnes chargées de l’examen ont besoin pour évaluer la demande. |
Rendez obligatoires les informations de la demande nécessaires à son évaluation. Ajoutez des champs facultatifs à remplir ensuite : Périmètre et conditions autorisés (Zone de texte), Début convenu, Fin convenue et Date de réexamen (Date), ainsi que Preuves de clôture (Zone de texte). Laissez-les facultatifs à la création : le demandeur ne peut pas fournir une décision future ou les preuves d’une clôture qui n’a pas encore eu lieu.
Ajoutez un champ Liste de sélection État de l’enregistrement tenu à jour manuellement, par exemple En attente d’évaluation, En attente de décision, En vigueur, Refusé et Clôturé. Il aide le coordinateur à organiser le suivi. La décision d’approbation reste consignée dans le workflow ; sélectionner En vigueur est une action humaine distincte, réalisée après vérification de la décision et des éventuels prérequis.
Recueillir l’évaluation avant l’approbation
Demandez au responsable de la politique d’examiner le périmètre, les solutions alternatives et les mesures proposées. Pour un exemple en sécurité de l’information, le processus de dérogation publié par Yale (référence en anglais) distingue l’évaluation des risques par l’équipe de sécurité de l’acceptation du risque résiduel par la direction. C’est la démarche d’une organisation, pas une règle universelle d’approbation ; définissez les responsabilités correspondantes pour votre propre politique.
Une tâche de remplissage des champs peut permettre au responsable de compléter l’évaluation dans l’enregistrement de formulaire existant. Configurez les champs visibles du destinataire pour inclure la demande initiale et les champs d’évaluation. Dans Champs modifiables, sélectionnez uniquement les champs d’évaluation et assurez-vous qu’ils sont également visibles. Les réglages des champs propres à la tâche ne remplacent pas les autorisations de partage de l’enregistrement.
Transmettez ensuite l’enregistrement complété à la personne habilitée à décider. Un workflow personnalisé séquentiel peut placer le remplissage des champs avant l’approbation ; utilisez les paramètres d’approbation documentés pour définir les destinataires et les règles d’acceptation. Choisissez les véritables destinataires lors de la configuration. Un nom dans le champ Utilisateur Responsable de l’enregistrement ne dirige pas automatiquement une approbation vers cette personne.
Formulez une décision précise : « Approuver le périmètre autorisé, les conditions et les dates convenues consignés dans cette demande. » Si des informations manquent, obtenez des précisions avant la décision finale. Configurez et testez les parcours sans issue favorable pour qu’un refus ou une évaluation incomplète ne puissent pas être considérés comme une autorisation de poursuivre. Si le périmètre ou les dates convenus changent ensuite, obtenez une nouvelle décision au lieu de vous appuyer sur l’accord antérieur.
Rendre les contrôles vérifiables : un retard de réception
Exemple hypothétique : le scanner d’un bureau est en panne. La procédure interne exige que les bons de livraison parviennent à la file centrale de réception le jour ouvré même. L’équipe des opérations demande à utiliser un registre papier contrôlé pendant cinq jours ouvrés, en attendant un appareil de remplacement.
La demande concerne un seul bureau et un seul type de document. Elle exclut les factures et les documents soumis à une échéance externe. La mesure proposée charge le coordinateur du bureau de numéroter chaque entrée, de conserver les originaux en sécurité et de rapprocher chaque après-midi le registre papier de la file de réception. Le responsable de la politique vérifie si le dispositif est acceptable et consigne les éventuelles conditions plus strictes avant l’approbation.
Un enregistrement de clôture utile préciserait la dernière entrée du registre, la date du rapprochement, les éventuels documents manquants et la personne ayant vérifié le résultat. « Scanner réparé » ne prouve pas à lui seul que les documents en retard sont arrivés dans la file. Si un document manque, maintenez le suivi ouvert et attribuez l’action de récupération.
Configurer les rappels et définir les effets de l’échéance
Utilisez Gérer les rappels sur le modèle de formulaire pour créer une règle fondée sur Date de réexamen, par exemple sept jours avant cette date. Ajoutez la condition État de l’enregistrement est égal à En vigueur. Configurez l’utilisateur ou le groupe responsable, ou utilisez un champ destinataire admissible lorsque le modèle le propose. Le guide des rappels de formulaires explique les décalages par rapport à la date, les conditions et les options de destinataire.
Les conditions sont vérifiées au démarrage du rappel puis à nouveau au moment prévu pour son envoi. Incluez dans le message la référence de la demande, la date de fin convenue et l’action attendue, en utilisant exactement les variables proposées par l’éditeur. Revoyez les destinataires lorsque la responsabilité change.
Un rappel est une invitation à agir envoyée par courriel. Il ne met pas fin à la dérogation, ne modifie pas l’État de l’enregistrement, ne désactive pas un processus externe et ne certifie pas que les contrôles ont été effectués. Le responsable doit vérifier la date de fin convenue, puis consigner la clôture ou demander une nouvelle prolongation autorisée. Testez les dates modifiées et les enregistrements existants dans votre compte ; ne supposez pas qu’une date de rappel déjà passée déclenchera un message de rattrapage.
Vérifier le registre avant de le déployer
Conservez le registre dans un dossier partagé avec les personnes qui en ont besoin. Réservez la modification aux responsables et coordinateurs appropriés. Lorsque des champs de formulaire sont liés aux métadonnées, affichez en colonnes du dossier les informations utiles : référence de la politique, responsable, état et fin convenue. Les libellés et valeurs d’état organisent le travail ; configurez séparément les accès et les actions du workflow.
- Demande complète : le responsable de la politique voit la demande et ne peut modifier que les champs d’évaluation qui lui sont attribués.
- Demande refusée : le coordinateur indique Refusé et aucune dérogation opérationnelle n’est mise en place.
- Approbation sous conditions : le responsable confirme les mesures requises avant de passer l’enregistrement à En vigueur.
- Modification du périmètre ou de la fin : les conditions révisées font l’objet d’une nouvelle décision et la configuration des rappels est vérifiée.
- Clôture ou prolongation : les preuves de clôture précisent le travail accompli ; une prolongation garde une référence à la demande antérieure et dispose de sa propre décision.
Exécutez ces cas avec un petit groupe avant de diffuser le modèle plus largement. Le résultat utile est un enregistrement permettant à un collègue d’agir : la dérogation exacte, la décision consignée, les mesures encore à réaliser et la personne chargée de la clôture.
