Una desviación temporal de una norma de la empresa necesita límites claros: qué requisito se ve afectado, quién acepta la solución propuesta, cuándo termina y qué pruebas permitirán cerrarla. Un correo que diga «de acuerdo, de momento» rara vez responde a las cuatro preguntas.
Un formulario de solicitud de excepción a una política reúne esa información. En Folderit, un eForm puede contener la solicitud; una tarea de cumplimentación de campos, recoger la evaluación del responsable de la política; un flujo de aprobación, registrar la decisión; y los recordatorios basados en fechas, devolver una excepción vigente a revisión. La organización sigue siendo responsable de decidir si la excepción es admisible y de aplicar las medidas de control acordadas.
La configuración siguiente es un ejemplo hipotético basado en la documentación actual de Folderit, no un flujo completo probado en una cuenta real. El plan Tailor incluye eForms y el Diseñador de flujos de trabajo; comprueba las funciones disponibles en tu cuenta antes de configurar el proceso.
Define una excepción con una fecha de fin concreta
Utiliza un registro para un requisito de una política, un alcance delimitado y un periodo propuesto. Indica el nombre de la política y su versión o fecha de entrada en vigor, y después el apartado correspondiente. «Permitir un procedimiento distinto de recepción de albaranes en la oficina Norte hasta el 30 de noviembre» resulta más útil que «exención operativa temporal».
Mantén la política original en su biblioteca habitual de documentos controlados. Usa el registro de excepción para explicar la desviación limitada y añade, cuando proceda, un enlace de elemento relacionado al documento de la política. El registro no cambia la política para el resto de la organización. La descripción de la gestión de políticas de Folderit explica el trabajo independiente de redactar, aprobar y distribuir la propia política.
Antes de diseñar el flujo, determina quién tiene autoridad para conceder este tipo de excepción. Una aprobación interna no puede dispensar del cumplimiento de una ley, una obligación contractual o un requisito fuera de la competencia de esa persona. Consulta esas cuestiones con el especialista responsable antes de solicitar una decisión.
Crea una sección de solicitud y otra de evaluación posterior
Crea una plantilla Solicitud de excepción a una política en Herramientas de administración → Plantillas de formulario. La guía de eForms describe los tipos de campo admitidos y la creación de registros. Empieza con estos campos:
| Campo y tipo | Información que debe contener |
|---|---|
| Referencia — Texto | Una referencia acordada, como EX-026. Introdúcela manualmente salvo que se haya configurado la numeración por separado. |
| Referencia de la política — Texto | Título, versión o fecha de entrada en vigor y apartado para el que se solicita la excepción. |
| Desviación solicitada y alcance — Área de texto | Qué cambiaría, a qué personas o ubicaciones afectaría y qué queda expresamente excluido. |
| Motivo y alternativas — Área de texto | La necesidad de la empresa y por qué una alternativa conforme con la política no es viable en este momento. |
| Inicio y fin solicitados — dos campos Fecha | El periodo propuesto. Quien revisa comprueba el orden de las fechas y, si procede, la hora exacta de finalización. |
| Responsable del registro — Usuario | La persona interna encargada del seguimiento; no es un aprobador seleccionado automáticamente. |
| Riesgos y medidas de control — Área de texto | Qué podría fallar y el control propuesto, la persona responsable, la frecuencia y las pruebas. |
| Documentación de apoyo — Archivo, opcional | Las pruebas pertinentes que necesitan quienes revisan la solicitud para evaluarla. |
Haz obligatoria la información de la solicitud necesaria para evaluarla. Añade campos opcionales para completar después: Alcance y condiciones autorizados (Área de texto), Inicio acordado, Fin acordado y Fecha de revisión (Fecha), además de Pruebas de cierre (Área de texto). Déjalos como opcionales al crear el registro: quien solicita no puede aportar una decisión futura ni pruebas de un cierre que todavía no se ha producido.
Añade un campo de selección Estado del registro que se mantenga manualmente, por ejemplo: Pendiente de evaluación, Pendiente de decisión, Vigente, Rechazado y Cerrado. Ayuda al coordinador a gestionar el seguimiento. La decisión de aprobación permanece en el registro del flujo; seleccionar Vigente es una acción humana independiente que se realiza tras comprobar la decisión y los requisitos previos.
Recoge la evaluación antes de solicitar la aprobación
Pide al responsable de la política que revise el alcance, las alternativas y las medidas de control propuestas. Como ejemplo de seguridad de la información, el proceso de excepciones publicado por Yale (referencia en inglés) separa la evaluación de riesgos del equipo de seguridad de la aceptación del riesgo residual por parte de la dirección. Es el enfoque de una organización, no una regla universal de aprobación; define las responsabilidades correspondientes para tu propia política.
Una tarea de cumplimentación de campos puede permitir al responsable de la política completar la evaluación en el registro de formulario existente. Configura los campos visibles para el destinatario de modo que incluyan la solicitud original y los campos de evaluación. En Campos editables, selecciona únicamente los de evaluación y asegúrate de que también sean visibles. Los ajustes de campos de la tarea no sustituyen los permisos de uso compartido del propio registro.
Después, envía el registro completo a la persona autorizada para decidir. Un flujo personalizado secuencial puede situar la cumplimentación de campos antes de la aprobación; utiliza los ajustes de aprobación documentados para definir los destinatarios y las reglas de aceptación. Selecciona los destinatarios reales durante la configuración. Un nombre en el campo Usuario de Responsable del registro no dirige automáticamente la aprobación a esa persona.
Redacta una resolución precisa: «Aprobar el alcance autorizado, las condiciones y las fechas acordadas que constan en esta solicitud». Si falta información, pide aclaraciones antes de tomar la decisión final. Configura y prueba las rutas sin resultado favorable para que un rechazo o una evaluación incompleta no se interpreten como permiso para continuar. Si el alcance o las fechas acordados cambian después, solicita una nueva decisión en lugar de basarte en la aprobación anterior.
Haz comprobables los controles: un retraso en la recepción
Ejemplo hipotético: el escáner de una oficina está averiado. El procedimiento interno exige que los albaranes lleguen a la cola central de recepción el mismo día laborable. El equipo de operaciones solicita permiso para utilizar un registro en papel controlado durante cinco días laborables mientras llega un equipo de sustitución.
La solicitud identifica una oficina y un tipo de documento. Excluye las facturas y cualquier documento sujeto a un plazo externo. El control propuesto asigna al coordinador de la oficina la numeración de cada anotación, la custodia de los originales y el cotejo del registro en papel con la cola de recepción cada tarde. El responsable de la política comprueba si la solución es aceptable y registra las condiciones más estrictas que sean necesarias antes de la aprobación.
Un registro de cierre útil identificaría la última anotación, la fecha del cotejo, los documentos que falten y quién comprobó el resultado. «Escáner reparado» no demuestra por sí solo que los documentos retrasados llegaron a la cola. Si falta alguno, mantén abierto el seguimiento y asigna la acción de recuperación.
Configura recordatorios y define qué ocurre al vencer el plazo
Utiliza Gestionar recordatorios en la plantilla del formulario para crear una regla basada en Fecha de revisión, por ejemplo siete días antes. Añade la condición Estado del registro es igual a Vigente. Configura el usuario o grupo responsable, o utiliza un campo de destinatario compatible cuando la plantilla lo ofrezca. La guía de recordatorios de formularios explica los intervalos respecto a la fecha, las condiciones y las opciones de destinatario.
Las condiciones se comprueban al iniciarse el recordatorio y de nuevo cuando llega el momento de enviarlo. Incluye la referencia de la solicitud, la fecha de fin acordada y la acción esperada mediante los marcadores exactos que ofrece el editor. Revisa la configuración de destinatarios cuando cambie la persona responsable.
Un recordatorio es un aviso por correo electrónico. No pone fin a la excepción, no cambia el Estado del registro, no desactiva un proceso externo ni certifica que se hayan aplicado los controles. El responsable debe comprobar la fecha de fin acordada y registrar el cierre o solicitar una nueva prórroga autorizada. Prueba las fechas modificadas y los registros existentes en tu cuenta; no des por hecho que una fecha de recordatorio ya pasada generará un mensaje atrasado.
Comprueba el registro de excepciones antes de implantarlo
Conserva el registro de excepciones en una carpeta compartida con las personas que lo necesitan. Limita la edición a los responsables y coordinadores adecuados. Cuando los campos del formulario estén vinculados a metadatos, muestra como columnas de carpeta los que resulten útiles: referencia de la política, responsable, estado y fin acordado. Las etiquetas de campos y los valores de estado organizan el trabajo; configura por separado el acceso y las acciones del flujo.
- Solicitud completa: el responsable de la política puede ver la solicitud y editar únicamente los campos de evaluación asignados.
- Solicitud rechazada: el coordinador registra Rechazado y no se introduce ninguna excepción operativa.
- Aprobación con condiciones: el responsable confirma los controles necesarios antes de marcar el registro como Vigente.
- Cambio de alcance o fecha de fin: las condiciones revisadas reciben una nueva decisión y se comprueba la configuración de recordatorios.
- Cierre o prórroga: las pruebas de cierre identifican el trabajo realizado; una prórroga conserva una referencia a la solicitud anterior y tiene su propia decisión.
Prueba estos casos con un grupo reducido antes de poner la plantilla a disposición de más personas. El resultado útil es un registro sobre el que otro compañero pueda actuar: la excepción exacta, la decisión registrada, los controles todavía pendientes y la persona encargada de cerrarla.
