Um desvio temporário a uma regra da empresa precisa de limites claros: qual o requisito afetado, quem aceita a solução proposta, quando termina e que provas permitirão encerrá-lo. Uma mensagem de correio eletrónico a dizer «por agora, está bem» raramente responde às quatro perguntas.
Um formulário de pedido de exceção a uma política reúne essas informações. No Folderit, um eForm pode conter o pedido, uma tarefa de preenchimento de campos recolher a avaliação do responsável pela política, um fluxo de aprovação registar a decisão e lembretes baseados em datas trazer uma exceção em vigor de volta à revisão. Cabe à organização decidir se a exceção é admissível e executar as medidas de controlo acordadas.
A configuração abaixo é um exemplo hipotético de trabalho baseado na documentação atual do Folderit; não corresponde a um fluxo completo testado numa conta real. O plano Tailor inclui eForms e o Designer de Fluxos de Trabalho; confirme as funcionalidades da sua conta antes de configurar o processo.
Defina uma exceção com uma data de fim concreta
Use um registo para um requisito de uma política, um âmbito definido e um período proposto. Identifique a política e a sua versão ou data de entrada em vigor e, depois, a secção em causa. «Permitir um procedimento diferente de receção das guias de remessa no escritório Norte até 30 de novembro» é mais útil do que «isenção operacional temporária».
Mantenha a política original na biblioteca habitual de documentos controlados. Use o registo de exceção para explicar o desvio limitado e acrescente, quando adequado, uma ligação de item relacionado para o documento da política. O registo não altera a política para as restantes pessoas. A visão geral da gestão de políticas no Folderit explica o trabalho separado de redigir, aprovar e distribuir a própria política.
Antes de desenhar o fluxo, determine quem tem autoridade para conceder este tipo de exceção. Uma aprovação interna não dispensa o cumprimento de uma lei, de uma obrigação contratual ou de um requisito fora da competência dessa pessoa. Encaminhe essas questões para o especialista responsável antes de pedir uma decisão.
Crie uma secção de pedido e outra de avaliação posterior
Crie um modelo Pedido de exceção a uma política em Ferramentas de administração → Modelos de formulário. O guia de eForms descreve os tipos de campo suportados e a criação de registos. Comece por estes campos:
| Campo e tipo | Informação a preencher |
|---|---|
| Referência — Texto | Uma referência acordada, como EX-026. Introduza-a manualmente, salvo se a numeração tiver sido configurada em separado. |
| Referência da política — Texto | Título, versão ou data de entrada em vigor e secção que necessita de uma exceção. |
| Desvio pedido e âmbito — Área de texto | O que mudaria, as pessoas ou locais abrangidos e as exclusões explícitas. |
| Motivo e alternativas — Área de texto | A necessidade da empresa e a razão pela qual uma alternativa conforme não é viável neste momento. |
| Início e fim pedidos — dois campos Data | O período proposto. Quem analisa confirma a ordem das datas e qualquer hora exata de fim. |
| Responsável pelo registo — Utilizador | A pessoa interna responsável pelo acompanhamento, e não um aprovador selecionado automaticamente. |
| Riscos e medidas de controlo — Área de texto | O que pode correr mal e o controlo proposto, a pessoa responsável, a frequência e as provas. |
| Documentação de apoio — Ficheiro, opcional | Os elementos relevantes de que as pessoas encarregadas da análise precisam para avaliar o pedido. |
Torne obrigatória a informação do pedido necessária à avaliação. Acrescente campos opcionais para preencher mais tarde: Âmbito e condições autorizados (Área de texto), Início acordado, Fim acordado e Data de revisão (Data), além de Provas de encerramento (Área de texto). Mantenha-os opcionais na criação: o requerente não pode fornecer uma decisão futura nem provas de um encerramento ainda não concluído.
Adicione um campo de seleção Estado do registo atualizado manualmente, por exemplo A aguardar avaliação, A aguardar decisão, Em vigor, Recusado e Encerrado. Este campo ajuda o coordenador a gerir o acompanhamento. A decisão de aprovação mantém-se no registo do fluxo; selecionar Em vigor é uma ação humana separada, realizada depois de verificar a decisão e os eventuais requisitos prévios.
Recolha a avaliação antes da aprovação
Peça ao responsável pela política que analise o âmbito, as alternativas e as medidas de controlo propostas. Como exemplo de segurança da informação, o processo de exceções publicado por Yale (referência em inglês) separa a avaliação de riscos pela equipa de segurança da aceitação do risco residual pela direção. É a abordagem de uma organização, não uma regra universal de aprovação; defina as responsabilidades correspondentes para a sua própria política.
Uma tarefa de preenchimento de campos pode permitir ao responsável pela política completar a avaliação no registo de formulário existente. Configure os campos visíveis do destinatário para incluir o pedido original e os campos de avaliação. Em Campos editáveis, selecione apenas os campos de avaliação e assegure-se de que também estão visíveis. As definições de campos da tarefa não substituem as permissões de partilha do próprio registo.
Depois, envie o registo preenchido à pessoa autorizada a decidir. Um fluxo personalizado sequencial pode colocar o preenchimento de campos antes da aprovação; use as definições de aprovação documentadas para estabelecer os destinatários e as regras de aceitação. Escolha os destinatários reais durante a configuração. Um nome no campo Utilizador de Responsável pelo registo não encaminha automaticamente uma aprovação para essa pessoa.
Formule uma decisão precisa: «Aprovar o âmbito autorizado, as condições e as datas acordadas que constam deste pedido.» Se faltar informação, obtenha esclarecimentos antes da decisão final. Configure e teste os percursos sem resultado favorável para que uma recusa ou uma avaliação incompleta não seja interpretada como autorização para avançar. Se o âmbito ou as datas acordados mudarem posteriormente, obtenha uma nova decisão em vez de se apoiar na aprovação anterior.
Torne os controlos verificáveis: um atraso na receção
Exemplo hipotético: o digitalizador de um escritório está avariado. O procedimento interno exige que as guias de remessa cheguem à fila central de receção no próprio dia útil. A equipa de operações pede autorização para utilizar um livro de registo em papel controlado durante cinco dias úteis, enquanto aguarda um equipamento de substituição.
O pedido identifica um escritório e um tipo de documento. Exclui faturas e quaisquer documentos sujeitos a um prazo externo. A medida proposta atribui ao coordenador do escritório a numeração de cada entrada, a guarda segura dos originais e a conferência do livro de registo com a fila de receção todas as tardes. O responsável pela política verifica se a solução é aceitável e regista condições mais exigentes, se necessário, antes da aprovação.
Um registo de encerramento útil identificaria a última entrada, a data da conferência, os documentos em falta e quem verificou o resultado. «Digitalizador reparado» não demonstra, por si só, que os documentos atrasados chegaram à fila. Se faltar um documento, mantenha o acompanhamento aberto e atribua a ação de recuperação.
Configure lembretes e defina o que acontece no fim do prazo
Use Gerir lembretes no modelo de formulário para criar uma regra baseada em Data de revisão, por exemplo sete dias antes. Acrescente a condição Estado do registo igual a Em vigor. Configure o utilizador ou grupo responsável, ou use um campo de destinatário elegível quando o modelo disponibilizar essa opção. O guia de lembretes de formulários explica os intervalos em relação à data, as condições e as opções de destinatário.
As condições são verificadas quando o lembrete é iniciado e novamente no momento previsto para o envio. Inclua a referência do pedido, a data de fim acordada e a ação esperada na mensagem, utilizando exatamente os marcadores disponibilizados pelo editor. Reveja a configuração dos destinatários quando a responsabilidade mudar.
Um lembrete é um aviso por correio eletrónico. Não põe fim à exceção, não altera o Estado do registo, não desativa um processo externo nem certifica que os controlos foram realizados. O responsável deve verificar a data de fim acordada e registar o encerramento ou pedir uma nova prorrogação autorizada. Teste as datas alteradas e os registos existentes na sua conta; não pressuponha que uma data de lembrete já ultrapassada irá gerar uma mensagem em atraso.
Verifique o registo de exceções antes de o disponibilizar
Mantenha o registo numa pasta partilhada com as pessoas que dele necessitam. Limite a edição aos responsáveis e coordenadores adequados. Quando os campos do formulário estiverem ligados a metadados, apresente os campos úteis como colunas da pasta, por exemplo referência da política, responsável, estado e fim acordado. Os rótulos dos campos e os valores de estado organizam o trabalho; configure o acesso e as ações do fluxo em separado.
- Pedido completo: o responsável pela política consegue ver o pedido e editar apenas os campos de avaliação atribuídos.
- Pedido recusado: o coordenador regista Recusado e não é introduzida qualquer exceção operacional.
- Aprovação com condições: o responsável confirma as medidas de controlo necessárias antes de marcar o registo como Em vigor.
- Alteração de âmbito ou data de fim: os termos revistos recebem uma nova decisão e a configuração dos lembretes é verificada.
- Encerramento ou prorrogação: as provas de encerramento identificam o trabalho concluído; uma prorrogação mantém uma referência ao pedido anterior e tem a sua própria decisão.
Execute estes casos com um grupo pequeno antes de disponibilizar o modelo a mais pessoas. O resultado útil é um registo que permita a outro colega agir: a exceção exata, a decisão registada, os controlos ainda por cumprir e a pessoa responsável pelo encerramento.
