O derogare temporară de la o regulă a companiei are nevoie de limite clare: ce cerință este afectată, cine acceptă soluția propusă, când se încheie și ce dovezi vor permite închiderea ei. Un e-mail care spune „deocamdată este în regulă” răspunde rareori la toate cele patru întrebări.
Un formular de cerere de derogare de la o politică păstrează aceste informații împreună. În Folderit, un eForm poate conține cererea, o sarcină de completare a câmpurilor poate colecta evaluarea responsabilului de politică, un flux de aprobare poate înregistra decizia, iar mementourile bazate pe date pot readuce o derogare în vigoare în atenția celor care trebuie să o revizuiască. Organizația decide în continuare dacă derogarea este permisă și pune în aplicare măsurile de control convenite.
Configurația de mai jos este un exemplu ipotetic de lucru, bazat pe documentația actuală Folderit; fluxul complet nu a fost testat într-un cont real. Planul Tailor include eForms și Workflow Designer; verifică funcțiile disponibile în cont înainte de a configura procesul.
Definește o derogare cu o dată de încheiere precisă
Folosește o înregistrare pentru o cerință a unei politici, un domeniu de aplicare bine delimitat și o perioadă propusă. Indică numele politicii și versiunea sau data intrării în vigoare, apoi identifică secțiunea relevantă. „Permiterea unei proceduri diferite de preluare a avizelor de însoțire a mărfii la biroul Nord până la 30 noiembrie” este mai util decât „excepție operațională temporară”.
Păstrează politica de bază în biblioteca sa obișnuită de documente controlate. Folosește înregistrarea derogării pentru a explica abaterea limitată și, când este cazul, adaugă un link către documentul politicii ca element asociat. Înregistrarea nu modifică politica pentru toate celelalte persoane. Prezentarea gestionării politicilor în Folderit explică activitatea separată de redactare, aprobare și distribuire a politicii propriu-zise.
Înainte de a proiecta fluxul, stabilește cine are autoritatea de a acorda acest tip de derogare. O aprobare internă nu poate înlătura o obligație legală, una contractuală sau o cerință care depășește autoritatea persoanei respective. Adresează aceste întrebări specialistului responsabil înainte de a solicita o decizie.
Creează o secțiune de cerere și una de evaluare ulterioară
Creează un șablon Cerere de derogare de la o politică în Instrumente de administrare → Șabloane de formulare. Ghidul eForms descrie tipurile de câmpuri acceptate și crearea înregistrărilor. Începe cu aceste câmpuri:
| Câmp și tip | Informații de completat |
|---|---|
| Referință — Text | O referință convenită, precum EX-026. Introdu-o manual, dacă numerotarea nu este configurată separat. |
| Referința politicii — Text | Titlul, versiunea sau data intrării în vigoare și secțiunea pentru care este necesară derogarea. |
| Abaterea solicitată și domeniul de aplicare — Zonă de text | Ce s-ar schimba, persoanele sau locațiile incluse și excluderile explicite. |
| Motiv și alternative — Zonă de text | Nevoia operațională și motivul pentru care o alternativă conformă nu este fezabilă în prezent. |
| Început și sfârșit solicitate — două câmpuri Dată | Perioada propusă. Persoana care analizează cererea verifică ordinea datelor și orice oră-limită precisă. |
| Responsabilul înregistrării — Utilizator | Persoana din organizație responsabilă de urmărire, nu un aprobator selectat automat. |
| Riscuri și măsuri de control — Zonă de text | Ce ar putea merge prost și controlul propus, persoana responsabilă, frecvența și dovezile. |
| Materiale justificative — Fișier, opțional | Dovezile relevante de care au nevoie persoanele care evaluează cererea. |
Fă obligatorii informațiile din cerere necesare evaluării. Adaugă câmpuri opționale pentru completare ulterioară: Domeniu de aplicare și condiții autorizate (Zonă de text), Început convenit, Sfârșit convenit și Data revizuirii (Dată), plus Dovezi de închidere (Zonă de text). Lasă-le opționale la creare: solicitantul nu poate furniza o decizie viitoare sau dovezile unei închideri care nu a avut încă loc.
Adaugă un câmp de selecție Starea înregistrării, actualizat manual, de exemplu În așteptarea evaluării, În așteptarea deciziei, În vigoare, Respinsă și Închisă. Acesta ajută coordonatorul să gestioneze urmărirea. Decizia de aprobare rămâne în istoricul fluxului; selectarea valorii În vigoare este o acțiune umană separată, realizată după verificarea deciziei și a eventualelor condiții prealabile.
Obține evaluarea înainte de aprobare
Cere responsabilului de politică să analizeze domeniul de aplicare, alternativele și măsurile de control propuse. Ca exemplu de securitate a informației, procesul de derogare publicat de Yale (referință în limba engleză) separă evaluarea riscurilor de către echipa de securitate de acceptarea riscului rezidual de către conducere. Este abordarea unei organizații, nu o regulă universală de aprobare; definește responsabilitățile corespunzătoare pentru propria politică.
O sarcină de completare a câmpurilor poate permite responsabilului de politică să completeze evaluarea în înregistrarea existentă a formularului. Configurează câmpurile vizibile destinatarului astfel încât să includă cererea inițială și câmpurile de evaluare. La Câmpuri editabile, selectează numai câmpurile de evaluare și asigură-te că sunt și vizibile. Setările câmpurilor la nivelul sarcinii nu înlocuiesc permisiunile de partajare ale înregistrării.
Trimite apoi înregistrarea completată persoanei autorizate să decidă. Un flux personalizat secvențial poate plasa completarea câmpurilor înaintea aprobării; folosește setările de aprobare documentate pentru a defini destinatarii și regulile de acceptare. Alege destinatarii efectivi în timpul configurării. Un nume din câmpul Utilizator al Responsabilului înregistrării nu direcționează automat o aprobare către acea persoană.
Formulează precis decizia: „Aprobarea domeniului de aplicare autorizat, a condițiilor și a datelor convenite consemnate în această cerere.” Dacă lipsesc informații, obține clarificări înainte de decizia finală. Configurează și testează traseele fără rezultat favorabil, astfel încât un refuz sau o evaluare incompletă să nu poată fi tratate drept permisiune de a continua. Dacă domeniul de aplicare sau datele convenite se schimbă ulterior, obține o nouă decizie în loc să te bazezi pe aprobarea anterioară.
Fă verificabile controalele: o întârziere la preluare
Exemplu ipotetic: scanerul unui birou este defect. Procedura internă cere ca avizele de însoțire a mărfii să ajungă în coada centrală de preluare în aceeași zi lucrătoare. Echipa operațională solicită permisiunea de a utiliza un registru pe hârtie controlat timp de cinci zile lucrătoare, până la sosirea unui echipament de înlocuire.
Cererea identifică un birou și un tip de document. Exclude facturile și orice documente supuse unui termen extern. Controlul propus îi atribuie coordonatorului biroului numerotarea fiecărei intrări, păstrarea în siguranță a originalelor și reconcilierea registrului pe hârtie cu coada de preluare în fiecare după-amiază. Responsabilul de politică verifică dacă soluția este acceptabilă și consemnează eventualele condiții mai stricte înainte de aprobare.
O înregistrare de închidere utilă ar identifica ultima intrare din registru, data reconcilierii, documentele lipsă și persoana care a verificat rezultatul. „Scaner reparat” nu dovedește singur că documentele întârziate au ajuns în coadă. Dacă lipsește un document, păstrează urmărirea deschisă și atribuie acțiunea de recuperare.
Configurează mementouri și stabilește ce înseamnă expirarea
Folosește Gestionare mementouri în șablonul de formular pentru a crea o regulă bazată pe Data revizuirii, de exemplu cu șapte zile înainte. Adaugă condiția Starea înregistrării este egală cu În vigoare. Configurează utilizatorul sau grupul responsabil ori folosește un câmp de destinatar eligibil atunci când șablonul oferă această opțiune. Ghidul mementourilor pentru formulare explică intervalele față de dată, condițiile și opțiunile pentru destinatari.
Condițiile sunt verificate la inițierea mementoului și din nou la momentul programat pentru trimitere. Include în mesaj referința cererii, data de sfârșit convenită și acțiunea așteptată, folosind exact marcajele oferite de editor. Revizuiește configurația destinatarilor atunci când se schimbă responsabilitatea.
Un memento este o atenționare prin e-mail. Nu încheie derogarea, nu schimbă Starea înregistrării, nu dezactivează un proces extern și nu certifică executarea controalelor. Responsabilul trebuie să verifice data de sfârșit convenită și să înregistreze închiderea sau să solicite o nouă prelungire autorizată. Testează datele modificate și înregistrările existente în cont; nu presupune că o dată de memento deja depășită va genera un mesaj de recuperare.
Verifică registrul derogărilor înainte de extinderea utilizării
Păstrează registrul într-un dosar partajat cu persoanele care au nevoie de el. Limitează editarea la responsabilii și coordonatorii potriviți. Când câmpurile formularului sunt legate de metadate, afișează câmpurile utile drept coloane ale dosarului, precum referința politicii, responsabilul, starea și sfârșitul convenit. Etichetele câmpurilor și valorile de stare organizează munca; configurează separat accesul și acțiunile fluxului.
- Cerere completă: responsabilul de politică poate vedea cererea și poate edita numai câmpurile de evaluare atribuite.
- Cerere respinsă: coordonatorul înregistrează Respinsă și nu este introdusă nicio derogare operațională.
- Aprobare cu condiții: responsabilul confirmă controalele necesare înainte de a marca înregistrarea ca În vigoare.
- Modificarea domeniului de aplicare sau a datei de sfârșit: termenii revizuiți primesc o nouă decizie, iar configurația mementourilor este verificată.
- Închidere sau prelungire: dovezile de închidere identifică munca finalizată; o prelungire păstrează o referință la cererea anterioară și are propria decizie.
Rulează aceste cazuri cu un grup restrâns înainte de a pune șablonul la dispoziția mai multor persoane. Rezultatul util este o înregistrare pe baza căreia un coleg poate acționa: derogarea exactă, decizia consemnată, controalele încă de realizat și persoana responsabilă de închidere.
