Uma exceção temporária a uma regra da empresa precisa de limites claros: qual requisito é afetado, quem aceita a solução proposta, quando ela termina e quais evidências permitirão encerrá-la. Um e-mail dizendo “por enquanto, tudo bem” raramente responde às quatro perguntas.
Um formulário de solicitação de exceção a uma política reúne essas informações. No Folderit, um eForm pode conter a solicitação; uma tarefa de preenchimento de campos, coletar a avaliação do responsável pela política; um fluxo de aprovação, registrar a decisão; e lembretes baseados em datas, trazer uma exceção vigente de volta para revisão. A organização continua responsável por decidir se a exceção é admissível e por executar os controles acordados.
A configuração abaixo é um exemplo hipotético de trabalho baseado na documentação atual do Folderit, e não um fluxo completo testado em uma conta real. O plano Tailor inclui eForms e o Designer de Fluxos de Trabalho; confira os recursos da sua conta antes de configurar o processo.
Defina uma exceção com um prazo final específico
Use um registro para um requisito de política, um escopo definido e um período proposto. Informe o nome da política e sua versão ou data de vigência e identifique a seção correspondente. “Permitir um procedimento diferente de recebimento dos comprovantes de entrega no escritório Norte até 30 de novembro” é mais útil do que “isenção operacional temporária”.
Mantenha a política original na biblioteca habitual de documentos controlados. Use o registro de exceção para explicar o desvio limitado e, quando apropriado, adicione um link de item relacionado para o documento da política. O registro não altera a política para as demais pessoas. A visão geral de gestão de políticas do Folderit explica o trabalho separado de elaborar, aprovar e distribuir a própria política.
Antes de desenhar o fluxo, determine quem tem autoridade para conceder esse tipo de exceção. Uma aprovação interna não dispensa o cumprimento de uma lei, de uma obrigação contratual ou de um requisito fora da autoridade dessa pessoa. Encaminhe essas questões ao especialista responsável antes de solicitar uma decisão.
Crie uma seção de solicitação e outra de avaliação posterior
Crie um modelo Solicitação de exceção a uma política em Ferramentas administrativas → Modelos de formulário. O guia de eForms descreve os tipos de campo aceitos e a criação de registros. Comece com estes campos:
| Campo e tipo | O que preencher |
|---|---|
| Referência — Texto | Uma referência acordada, como EX-026. Preencha manualmente, a menos que a numeração tenha sido configurada separadamente. |
| Referência da política — Texto | Título, versão ou data de vigência e a seção para a qual é necessária uma exceção. |
| Desvio solicitado e escopo — Área de texto | O que mudaria, quais pessoas ou locais seriam abrangidos e as exclusões explícitas. |
| Motivo e alternativas — Área de texto | A necessidade do negócio e por que uma alternativa em conformidade não é viável neste momento. |
| Início e término solicitados — dois campos Data | O período proposto. A pessoa que analisa verifica a ordem das datas e qualquer horário exato de término. |
| Responsável pelo registro — Usuário | A pessoa interna responsável pelo acompanhamento, e não um aprovador selecionado automaticamente. |
| Riscos e controles — Área de texto | O que pode dar errado e o controle proposto, a pessoa responsável, a frequência e as evidências. |
| Material de apoio — Arquivo, opcional | As evidências relevantes de que os revisores precisam para avaliar a solicitação. |
Torne obrigatórias as informações da solicitação necessárias à avaliação. Acrescente campos opcionais para preencher depois: Escopo e condições autorizados (Área de texto), Início acordado, Término acordado e Data de revisão (Data), além de Evidências de encerramento (Área de texto). Mantenha esses campos opcionais na criação: o solicitante não pode fornecer uma decisão futura nem evidências de um encerramento ainda não realizado.
Adicione um campo de seleção Situação do registro mantido manualmente, por exemplo Aguardando avaliação, Aguardando decisão, Em vigor, Recusado e Encerrado. Isso ajuda o coordenador a gerenciar o acompanhamento. A decisão de aprovação permanece no registro do fluxo; selecionar Em vigor é uma ação humana separada, feita depois de verificar a decisão e os eventuais pré-requisitos.
Colete a avaliação antes da aprovação
Peça ao responsável pela política que analise o escopo, as alternativas e os controles propostos. Como exemplo de segurança da informação, o processo de exceções publicado por Yale (referência em inglês) separa a avaliação de riscos pela equipe de segurança da aceitação do risco residual pela liderança. Essa é a abordagem de uma organização, não uma regra universal de aprovação; defina as responsabilidades correspondentes para a sua política.
Uma tarefa de preenchimento de campos pode permitir que o responsável pela política complete a avaliação no registro de formulário existente. Configure os campos visíveis do destinatário para incluir a solicitação original e os campos de avaliação. Em Campos editáveis, selecione apenas os campos de avaliação e garanta que também estejam visíveis. As configurações de campo da tarefa não substituem as permissões de compartilhamento do próprio registro.
Depois, encaminhe o registro preenchido à pessoa autorizada a decidir. Um fluxo personalizado sequencial pode colocar o preenchimento de campos antes da aprovação; use as configurações de aprovação documentadas para definir destinatários e regras de aceitação. Escolha os destinatários reais durante a configuração. Um nome no campo Usuário de Responsável pelo registro não encaminha automaticamente uma aprovação àquela pessoa.
Formule uma decisão precisa: “Aprovar o escopo autorizado, as condições e as datas acordadas registradas nesta solicitação”. Se faltarem informações, obtenha esclarecimentos antes da decisão final. Configure e teste os caminhos sem resultado favorável para que uma recusa ou uma avaliação incompleta não seja tratada como autorização para prosseguir. Se o escopo ou as datas acordadas mudarem depois, obtenha uma nova decisão em vez de se apoiar na aprovação anterior.
Torne os controles verificáveis: um atraso no recebimento
Exemplo hipotético: o scanner de um escritório está fora de serviço. O procedimento interno exige que os comprovantes de entrega cheguem à fila central de recebimento no mesmo dia útil. A equipe de operações solicita autorização para usar um livro de registro em papel, com controle, por cinco dias úteis, enquanto aguarda um equipamento substituto.
A solicitação identifica um escritório e um tipo de documento. Exclui notas fiscais e quaisquer documentos sujeitos a um prazo externo. O controle proposto atribui ao coordenador do escritório a numeração de cada lançamento, a guarda segura dos originais e a conferência diária, à tarde, do livro de registro com a fila de recebimento. O responsável pela política verifica se a solução é aceitável e registra condições mais rigorosas, se necessárias, antes da aprovação.
Um registro de encerramento útil identificaria o último lançamento, a data da conferência, eventuais documentos faltantes e quem verificou o resultado. “Scanner consertado”, por si só, não comprova que os documentos atrasados chegaram à fila. Se algum documento estiver faltando, mantenha o acompanhamento aberto e atribua a ação de recuperação.
Configure lembretes e defina o que acontece no vencimento
Use Gerenciar lembretes no modelo de formulário para criar uma regra baseada em Data de revisão, por exemplo sete dias antes. Adicione a condição Situação do registro igual a Em vigor. Configure o usuário ou grupo responsável, ou use um campo de destinatário compatível quando o modelo oferecer essa opção. O guia de lembretes de formulários explica os intervalos em relação à data, as condições e as opções de destinatários.
As condições são verificadas quando o lembrete é iniciado e novamente na hora prevista para o envio. Inclua na mensagem a referência da solicitação, a data de término acordada e a ação esperada, usando exatamente os marcadores oferecidos pelo editor. Revise a configuração de destinatários quando houver mudança de responsabilidade.
Um lembrete é um aviso por e-mail. Ele não encerra a exceção, não altera a Situação do registro, não desativa um processo externo nem certifica que os controles foram executados. O responsável precisa verificar a data de término acordada e registrar o encerramento ou solicitar uma nova prorrogação autorizada. Teste datas alteradas e registros existentes na sua conta; não presuma que uma data de lembrete já passada gerará uma mensagem retroativa.
Verifique o cadastro de exceções antes de implantá-lo
Mantenha o cadastro em uma pasta compartilhada com as pessoas que precisam dele. Limite a edição aos responsáveis e coordenadores adequados. Quando os campos de formulário estiverem vinculados a metadados, exiba os campos úteis como colunas da pasta, por exemplo referência da política, responsável, situação e término acordado. Os rótulos dos campos e os valores de situação organizam o trabalho; configure o acesso e as ações do fluxo separadamente.
- Solicitação completa: o responsável pela política consegue visualizar a solicitação e editar somente os campos de avaliação atribuídos.
- Solicitação recusada: o coordenador registra Recusado e nenhuma exceção operacional é implementada.
- Aprovação com condições: o responsável confirma os controles necessários antes de marcar o registro como Em vigor.
- Alteração de escopo ou término: os termos revisados recebem uma nova decisão e a configuração de lembretes é verificada.
- Encerramento ou prorrogação: as evidências de encerramento identificam o trabalho concluído; uma prorrogação mantém uma referência à solicitação anterior e tem sua própria decisão.
Execute esses casos com um grupo pequeno antes de disponibilizar o modelo mais amplamente. O resultado útil é um registro que permita a outro colega agir: a exceção exata, a decisão registrada, os controles ainda pendentes e a pessoa responsável pelo encerramento.
