Laikinas nukrypimas nuo įmonės vidaus taisyklės turi turėti aiškias ribas: nuo kurio reikalavimo nukrypstama, kas pritaria siūlomai tvarkai, kada ji baigiasi ir kokie įrodymai leis užbaigti išimties taikymą. El. laiškas „kol kas tinka“ retai atsako į visus keturis klausimus.
Prašymo taikyti išimtį forma leidžia šią informaciją laikyti vienoje vietoje. „Folderit“ sistemoje „eForm“ forma gali saugoti prašymą, laukų pildymo užduotis – surinkti už taisyklę atsakingo asmens vertinimą, patvirtinimo darbo eiga – užfiksuoti sprendimą, o priminimai pagal datą – sugrąžinti galiojančią išimtį peržiūrai. Ar išimtis leistina, vis tiek sprendžia pati organizacija; ji taip pat įgyvendina sutartas apsaugos priemones.
Toliau pateikiama konfigūracija yra hipotetinis praktinis pavyzdys, pagrįstas dabartine „Folderit“ dokumentacija, o ne realioje paskyroje išbandyta bendra darbo eiga. „Tailor“ planas apima „eForms“ ir „Workflow Designer“. Prieš nustatydami procesą patikrinkite savo paskyros funkcijas.
Apibrėžkite vieną išimtį ir jos pabaigą
Vieną įrašą naudokite vienam taisyklės reikalavimui, apibrėžtai taikymo sričiai ir siūlomam laikotarpiui. Nurodykite taisyklės ar tvarkos pavadinimą, versiją arba įsigaliojimo datą ir susijusį punktą. „Leisti kitaip registruoti Šiaurės biuro prekių pristatymo dokumentus iki lapkričio 30 d.“ yra naudingiau nei „laikina veiklos išimtis“.
Pagrindinį taisyklių dokumentą palikite įprastoje kontroliuojamoje dokumentų bibliotekoje. Išimties įraše paaiškinkite ribotą nukrypimą ir prireikus pridėkite susijusio elemento nuorodą į taisyklių dokumentą. Šis įrašas nepakeičia taisyklės visiems kitiems. „Folderit“ vidaus taisyklių valdymo apžvalgoje paaiškintas atskiras pačių taisyklių rengimo, tvirtinimo ir platinimo procesas.
Prieš kurdami darbo eigą nustatykite, kas turi teisę suteikti tokio pobūdžio išimtį. Vidinis patvirtinimas neatleidžia nuo įstatymo, sutartinės prievolės ar reikalavimo, nepriklausančio sprendžiančio asmens kompetencijai. Prieš prašydami sprendimo tokius klausimus perduokite atsakingam specialistui.
Sukurkite prašymo ir vėlesnio vertinimo dalis
Skiltyje Admin tools → Form templates sukurkite šabloną Prašymas taikyti vidaus taisyklės išimtį. „eForms“ vadove (anglų kalba) aprašyti palaikomi laukų tipai ir įrašų kūrimas. Pradėkite nuo šių laukų:
| Laukas ir tipas | Ką įrašyti |
|---|---|
| Žymuo — Text | Sutartas žymuo, pavyzdžiui, EX-026. Įveskite ranka, nebent numeravimas sukonfigūruotas atskirai. |
| Nuoroda į taisyklę — Text | Pavadinimas, versija arba įsigaliojimo data ir punktas, kuriam reikia išimties. |
| Prašomas nukrypimas ir taikymo sritis — Textarea | Kas keistųsi, kokius asmenis ar vietas apimtų ir kas aiškiai neįtraukiama. |
| Priežastis ir alternatyvos — Textarea | Veiklos poreikis ir paaiškinimas, kodėl taisyklę atitinkanti alternatyva šiuo metu nepraktiška. |
| Prašoma pradžia ir pabaiga — du Date laukai | Siūlomas laikotarpis. Vertintojas patikrina datų eiliškumą ir, jei reikia, tikslų pabaigos laiką. |
| Už įrašą atsakingas asmuo — User | Organizacijos darbuotojas, atsakingas už tolesnius veiksmus, o ne automatiškai parenkamas tvirtintojas. |
| Rizikos ir apsaugos priemonės — Textarea | Kas gali nepavykti, siūloma kontrolė, atsakingas asmuo, dažnumas ir įrodymai. |
| Pagrindžianti medžiaga — File, neprivaloma | Susiję įrodymai, kurių vertintojams reikia šiam prašymui įvertinti. |
Vertinimui būtinus prašymo duomenis padarykite privalomus. Pridėkite vėliau pildomus neprivalomus laukus Patvirtinta taikymo sritis ir sąlygos (Textarea), Sutarta pradžia, Sutarta pabaiga ir Peržiūros data (Date), taip pat Užbaigimo įrodymai (Textarea). Kuriant įrašą jie turi likti neprivalomi: pareiškėjas negali pateikti būsimo sprendimo ar jau atlikto užbaigimo įrodymų.
Pridėkite ranka tvarkomą Select lauką Įrašo būsena, pavyzdžiui, su reikšmėmis Laukiama vertinimo, Laukiama sprendimo, Galioja, Atmesta ir Užbaigta. Jis padeda koordinatoriui valdyti tolesnius veiksmus. Patvirtinimo sprendimas lieka darbo eigos įraše; būseną Galioja žmogus pasirenka atskiru veiksmu, patikrinęs sprendimą ir visas išankstines sąlygas.
Prieš patvirtinimą surinkite vertinimą
Paprašykite už taisyklę atsakingo asmens peržiūrėti taikymo sritį, alternatyvas ir siūlomas apsaugos priemones. Informacijos saugumo pavyzdys – Jeilio universiteto paskelbta išimčių tvarka (šaltinis anglų kalba), kurioje saugumo komandos rizikos vertinimas atskiriamas nuo vadovybės sprendimo prisiimti likusią riziką. Tai vienos organizacijos metodas, o ne universali tvirtinimo taisyklė. Savo taisyklei nustatykite atitinkamas atsakomybes.
Laukų pildymo užduotis (vadovas anglų kalba) gali leisti už taisyklę atsakingam asmeniui įrašyti vertinimą į jau esantį formos įrašą. Gavėjui matomus laukus nustatykite taip, kad jie apimtų pradinį prašymą ir vertinimo laukus. Skiltyje Editable fields pasirinkite tik vertinimo laukus ir įsitikinkite, kad jie taip pat matomi. Užduoties laukų nustatymai nepakeičia pagrindinių įrašo bendrinimo teisių.
Tada užpildytą įrašą perduokite sprendimą priimti įgaliotam asmeniui. Nuoseklioje pasirinktinėje darbo eigoje laukų pildymą galima išdėstyti prieš patvirtinimą. Gavėjus ir pritarimo taisykles apibrėžkite pagal dokumentuotus patvirtinimo nustatymus (vadovas anglų kalba). Tikruosius gavėjus pasirinkite konfigūruodami procesą. Vardas User lauke Už įrašą atsakingas asmuo automatiškai nenukreipia patvirtinimo tam žmogui.
Sprendimą formuluokite tiksliai: „Patvirtinti šiame prašyme įrašytą taikymo sritį, sąlygas ir sutartas datas.“ Jei informacijos trūksta, prieš galutinį sprendimą ją patikslinkite. Sukonfigūruokite ir išbandykite nesėkmingus proceso kelius, kad atmetimas ar neužbaigtas vertinimas nebūtų laikomas leidimu tęsti. Jei vėliau pasikeičia sutarta sritis ar datos, gaukite naują sprendimą, užuot rėmęsi ankstesniu patvirtinimu.
Padarykite priemones patikrinamas: registravimo vėlavimas
Hipotetinis pavyzdys: biure neveikia skaitytuvas. Vidaus tvarka reikalauja, kad prekių pristatymo dokumentai tą pačią darbo dieną patektų į centrinę priėmimo eilę. Už veiklą atsakingas padalinys prašo leisti penkias darbo dienas naudoti kontroliuojamą popierinį žurnalą, kol bus pristatytas pakaitinis įrenginys.
Prašyme nurodomas vienas biuras ir vienas dokumentų tipas. Sąskaitos faktūros ir dokumentai, kuriems nustatytas išorinis terminas, neįtraukiami. Siūloma apsaugos priemonė įpareigoja biuro koordinatorių sunumeruoti kiekvieną įrašą, saugiai laikyti originalus ir kiekvieną popietę sutikrinti popierinį žurnalą su priėmimo eile. Už taisyklę atsakingas asmuo įvertina, ar tokia tvarka priimtina, ir prieš patvirtinimą įrašo galimas griežtesnes sąlygas.
Naudingame užbaigimo įraše nurodomas paskutinis žurnalo įrašas, sutikrinimo data, trūkstami dokumentai, jei tokių yra, ir rezultatą patikrinęs asmuo. Vien „skaitytuvas sutaisytas“ neįrodo, kad uždelsti dokumentai pasiekė eilę. Jei dokumento trūksta, tolesnį darbą palikite neužbaigtą ir paskirkite veiksmą jam surasti.
Nustatykite peržiūros priminimus ir pabaigos veiksmus
Formos šablono skiltyje Manage reminders sukurkite taisyklę pagal Peržiūros datą, pavyzdžiui, likus septynioms dienoms iki jos. Pridėkite sąlygą Įrašo būsena lygi Galioja. Nustatykite atsakingą naudotoją ar grupę arba naudokite tinkamą gavėjo lauką, jei šablonas jį siūlo. Formų priminimų vadove (anglų kalba) paaiškinti laiko poslinkiai, sąlygos ir gavėjų pasirinkimas.
Sąlygos tikrinamos paleidžiant priminimą ir dar kartą atėjus jo laikui. Į pranešimą įtraukite prašymo žymenį, sutartą pabaigos datą ir laukiamą veiksmą, naudodami tiksliai tuos pakaitinius laukus, kuriuos siūlo redaktorius. Pasikeitus atsakomybei peržiūrėkite gavėjo konfigūraciją.
Priminimas yra el. laišku siunčiamas raginimas. Jis neužbaigia išimties, nekeičia įrašo būsenos, nestabdo išorinio proceso ir nepatvirtina apsaugos priemonių įvykdymo. Atsakingas asmuo turi patikrinti sutartą pabaigos datą ir arba užfiksuoti užbaigimą, arba paprašyti naujo, įgalioto asmens patvirtinto pratęsimo. Savo paskyroje išbandykite pakeistas datas ir esamus įrašus. Nemanykite, kad jau praėjusi priminimo data sukels pavėluotą pranešimą.
Prieš pradėdami naudoti patikrinkite išimčių registrą
Registrą laikykite aplanke, bendrinamame su žmonėmis, kuriems jo reikia. Redaguoti leiskite tik atitinkamiems atsakingiems asmenims ir koordinatoriams. Jei formos laukai susieti su metaduomenimis, aplanko stulpeliuose rodykite naudingus laukus, pavyzdžiui, nuorodą į taisyklę, atsakingą asmenį, įrašo būseną ir sutartą pabaigą. Laukų pavadinimai bei būsenų reikšmės padeda organizuoti darbą; prieigą ir darbo eigos veiksmus nustatykite atskirai.
- Visas prašymas: už taisyklę atsakingas asmuo mato prašymą ir gali redaguoti tik paskirtus vertinimo laukus.
- Atmestas prašymas: koordinatorius įrašo būseną Atmesta, o veikloje išimtis nepradedama taikyti.
- Patvirtinta su sąlygomis: prieš pažymėdamas įrašą kaip Galioja, atsakingas asmuo patvirtina reikiamas apsaugos priemones.
- Pakeista sritis ar pabaigos data: dėl naujų sąlygų priimamas naujas sprendimas ir patikrinami priminimų nustatymai.
- Užbaigimas arba pratęsimas: užbaigimo įrodymai nurodo atliktus darbus; pratęsimas išlaiko nuorodą į ankstesnį prašymą ir turi atskirą sprendimą.
Prieš suteikdami šabloną platesniam naudotojų ratui, šiuos atvejus išbandykite su maža grupe. Naudingas rezultatas – įrašas, pagal kurį gali veikti kitas kolega: tiksli išimtis, užfiksuotas sprendimas, dar neįvykdytos apsaugos priemonės ir už užbaigimą atsakingas asmuo.
