Bir şirket kuralından geçici olarak sapılacaksa sınırlar açık olmalıdır: Hangi gereklilik etkilenecek, önerilen düzenlemeyi kim kabul edecek, uygulama ne zaman sona erecek ve kayıt hangi kanıtlarla kapatılacak? “Şimdilik uygun” diyen bir e-posta, bu dört soruyu nadiren birlikte yanıtlar.
Politika istisnası talep formu bu bilgileri bir arada tutar. Folderit’te bir eForm talebi kaydedebilir; alan doldurma görevi, politikadan sorumlu kişinin değerlendirmesini toplayabilir; onay iş akışı kararı kayda geçirebilir ve tarihe dayalı hatırlatıcılar yürürlükteki istisnayı yeniden inceleme gündemine getirebilir. İstisnanın uygun olup olmadığına karar vermek ve kararlaştırılan koruyucu önlemleri uygulamak yine kuruluşun sorumluluğundadır.
Aşağıdaki yapılandırma, güncel Folderit belgelerine dayanan varsayımsal bir uygulama örneğidir. Adımların birlikte çalışması gerçek bir hesapta test edilmemiştir. Tailor planı eForms ve Workflow Designer’ı içerir; süreci kurmadan önce hesabınızdaki özellikleri kontrol edin.
Her istisna için kapsamı ve bitişi belirleyin
Her kaydı tek bir politika gerekliliğine, belirli bir kapsama ve önerilen bir döneme ayırın. Politikanın adını, sürümünü veya yürürlük tarihini ve ilgili maddesini belirtin. “Kuzey ofisinin irsaliyelerinde 30 Kasım’a kadar farklı bir belge kabul prosedürüne izin verilmesi”, “geçici operasyonel muafiyet” ifadesinden daha açıklayıcıdır.
Asıl politikayı olağan kontrollü belge kütüphanesinde tutun. İstisna kaydında sınırlı sapmayı açıklayın ve uygun olduğunda politika belgesini ilgili öğe bağlantısıyla ilişkilendirin. Bu kayıt, politikayı diğer herkes için değiştirmez. Folderit’in kurum içi politika yönetimi sayfası, politikanın hazırlanması, onaylanması ve dağıtılmasıyla ilgili ayrı süreci açıklar.
İş akışını tasarlamadan önce bu tür bir istisnayı kimin onaylama yetkisi olduğunu belirleyin. Kurum içi bir onay; yasal yükümlülüğü, sözleşmeden doğan bir yükümlülüğü veya onaylayan kişinin yetkisi dışındaki bir gerekliliği ortadan kaldıramaz. Bu konuları karar talebinden önce sorumlu uzmana yönlendirin.
Talep bilgileriyle sonraki değerlendirmeyi ayırın
Admin tools → Form templates bölümünde bir Politika istisnası talebi şablonu oluşturun. eForms kılavuzu, desteklenen alan türlerini ve kayıt oluşturmayı açıklar. Şu alanlarla başlayın:
| Alan ve türü | İçeriği |
|---|---|
| Referans — Metin | EX-026 gibi kararlaştırılmış bir referans. Numaralandırma ayrıca yapılandırılmadıysa elle girin. |
| Politika referansı — Metin | Başlık, sürüm veya yürürlük tarihi ve istisna istenen madde. |
| Talep edilen sapma ve kapsam — Çok satırlı metin | Neyin değişeceği, kapsanan kişiler veya konumlar ve açıkça kapsam dışı bırakılanlar. |
| Gerekçe ve alternatifler — Çok satırlı metin | İş gereksinimi ve politikaya uygun bir alternatifin şu anda neden uygulanabilir olmadığı. |
| Talep edilen başlangıç ve bitiş — İki Tarih alanı | Önerilen dönem. Değerlendiren kişi tarih sırasını ve gerekiyorsa kesin bitiş saatini kontrol eder. |
| Kayıt sorumlusu — Kullanıcı | Takipten sorumlu kurum içi kişi; bu alan otomatik olarak bir onaylayan seçmez. |
| Riskler ve koruyucu önlemler — Çok satırlı metin | Olası sorunlar, önerilen kontrol, sorumlu kişi, uygulama sıklığı ve kanıtı. |
| Destekleyici belgeler — Dosya, isteğe bağlı | Değerlendirenlerin bu talebi incelemek için ihtiyaç duyduğu ilgili kanıtlar. |
Değerlendirme için gerekli talep bilgilerini zorunlu yapın. Sonraki aşamalar için Onaylanan kapsam ve koşullar (Çok satırlı metin), Kararlaştırılan başlangıç, Kararlaştırılan bitiş ve Gözden geçirme tarihi (Tarih) ile Kapanış kanıtları (Çok satırlı metin) alanlarını isteğe bağlı olarak ekleyin. Kayıt oluşturulurken zorunlu olmamalılar: Talep sahibi gelecekteki bir kararı veya tamamlanmış kapanış kanıtlarını henüz sunamaz.
Elle güncellenen bir Kayıt durumu seçim alanı ekleyin. Örneğin Değerlendirme bekliyor, Karar bekliyor, Yürürlükte, Reddedildi ve Kapatıldı değerlerini kullanabilirsiniz. Bu alan koordinatörün takibini kolaylaştırır. Onay kararı iş akışının kaydında kalır; durumu Yürürlükte olarak değiştirmek, kararın ve varsa ön koşulların kontrol edilmesinden sonra bir kişinin yapacağı ayrı işlemdir.
Onaydan önce değerlendirmeyi alın
Politikadan sorumlu kişiden kapsamı, alternatifleri ve önerilen koruyucu önlemleri incelemesini isteyin. Bilgi güvenliği alanından bir örnek olarak Yale’in yayımladığı istisna süreci (İngilizce kaynak), güvenlik ekibinin risk değerlendirmesiyle kalan riskin yönetim tarafından kabulünü birbirinden ayırır. Bu, tek bir kuruluşun yaklaşımıdır; genel bir onay kuralı değildir. Kendi politikanız için ilgili sorumlulukları belirleyin.
Bir alan doldurma görevi, politikadan sorumlu kişinin değerlendirmeyi mevcut form kaydına girmesini sağlayabilir. Alıcının görebileceği alanları, ilk talep bilgilerini ve değerlendirme alanlarını içerecek şekilde ayarlayın. Editable fields bölümünde yalnızca değerlendirme alanlarını seçin ve bunların görünür olduğundan da emin olun. Görev düzeyindeki alan ayarları, kaydın temel paylaşım izinlerinin yerine geçmez.
Ardından tamamlanan kaydı karar vermeye yetkili kişiye gönderin. Sıralı bir özel iş akışında alan doldurma adımını onaydan önceye yerleştirebilirsiniz. Alıcıları ve kabul kurallarını belirlemek için belgelenmiş onay ayarlarını kullanın. Gerçek alıcıları kurulum sırasında seçin. Kayıt sorumlusu adlı Kullanıcı alanındaki bir isim, onayı otomatik olarak o kişiye yönlendirmez.
Kararı açık ifade edin: “Bu talepte kayıtlı onaylanan kapsam, koşullar ve kararlaştırılan tarihler onaylanmıştır.” Bilgi eksikse nihai karardan önce açıklama isteyin. Ret veya eksik değerlendirmenin uygulamaya başlama izni sayılmaması için başarısız sonuçlanan yolları yapılandırıp test edin. Kararlaştırılan kapsam veya tarihler daha sonra değişirse önceki onaya dayanmak yerine yeni bir karar alın.
Önlemleri doğrulanabilir kılın: belge kabulünde gecikme örneği
Varsayımsal örnek: Ofisin tarayıcısı arızalanır. Kurum içi prosedür, irsaliyelerin aynı iş günü içinde merkezi belge kabul kuyruğuna ulaşmasını gerektirir. Operasyon ekibi, yedek cihaz gelene kadar beş iş günü boyunca kontrollü bir kâğıt kayıt defteri kullanmak için izin ister.
Talep bir ofisi ve bir belge türünü kapsar. Faturaları ve dışarıdan belirlenmiş bir son tarihi olan tüm belgeleri kapsam dışında bırakır. Önerilen önlem; ofis koordinatörünü her girdiyi numaralandırmak, asılları güvenli şekilde saklamak ve her öğleden sonra kâğıt kayıt defterini belge kabul kuyruğuyla karşılaştırıp mutabakat sağlamakla görevlendirir. Politikadan sorumlu kişi düzenlemenin kabul edilebilirliğini kontrol eder ve onay öncesinde varsa daha sıkı koşulları kaydeder.
Yararlı bir kapanış kaydı; defterdeki son girdiyi, mutabakat tarihini, varsa eksik belgeleri ve sonucu kimin kontrol ettiğini belirtir. Yalnızca “tarayıcı onarıldı” demek, geciken belgelerin kuyruğa ulaştığını kanıtlamaz. Bir belge eksikse takibi açık tutun ve belgenin bulunması veya temin edilmesi için sorumlu atayın.
Gözden geçirme hatırlatıcılarını ve süre sonundaki işlemi belirleyin
Form şablonunda Manage reminders seçeneğini kullanarak Gözden geçirme tarihi alanına dayanan bir kural oluşturun; örneğin bu tarihten yedi gün önce. Kayıt durumu eşittir Yürürlükte koşulunu ekleyin. Sorumlu kullanıcıyı veya grubu seçin ya da şablon sunuyorsa uygun bir alıcı alanını kullanın. Form hatırlatıcıları kılavuzu zaman farklarını, koşulları ve alıcı seçeneklerini açıklar.
Koşullar, hatırlatıcı başlatıldığında ve gönderim zamanı geldiğinde yeniden kontrol edilir. Mesaja talep referansını, kararlaştırılan bitiş tarihini ve beklenen işlemi ekleyin; bunun için düzenleyicinin sunduğu yer tutucuları aynen kullanın. Sorumluluk değiştiğinde alıcı yapılandırmasını gözden geçirin.
Hatırlatıcı, e-postayla iletilen bir işlem çağrısıdır. İstisnayı sona erdirmez, Kayıt durumu alanını değiştirmez, harici bir süreci devre dışı bırakmaz ve koruyucu önlemlerin uygulandığını doğrulamaz. Sorumlu kişi kararlaştırılan bitişi kontrol etmeli; kapanışı kaydetmeli veya yetkili kişi tarafından onaylanacak yeni bir uzatma istemelidir. Değiştirilen tarihleri ve mevcut kayıtları kendi hesabınızda test edin; tarihi geçmiş bir hatırlatıcının sonradan telafi mesajı göndereceğini varsaymayın.
Yaygın kullanıma geçmeden önce istisna kayıtlarını kontrol edin
İstisna kayıtlarını, erişmesi gereken kişilerle paylaşılan bir klasörde tutun. Düzenlemeyi ilgili sorumlular ve koordinatörlerle sınırlandırın. Form alanları meta verilerle bağlantılıysa politika referansı, sorumlu, kayıt durumu ve kararlaştırılan bitiş gibi yararlı alanları klasör sütunlarında gösterin. Alan adları ve durum değerleri işi düzenler; erişimi ve iş akışı işlemlerini ayrıca yapılandırın.
- Eksiksiz talep: Politikadan sorumlu kişi talebi görebilmeli ve yalnızca kendisine atanan değerlendirme alanlarını düzenleyebilmelidir.
- Reddedilen talep: Koordinatör Reddedildi durumunu kaydeder ve operasyonel istisna uygulamaya konmaz.
- Koşullu onay: Sorumlu kişi, kaydı Yürürlükte olarak işaretlemeden önce gerekli koruyucu önlemleri doğrular.
- Değişen kapsam veya bitiş tarihi: Yeni koşullar için yeni bir karar alınır ve hatırlatıcı yapılandırması kontrol edilir.
- Kapanış veya uzatma: Kapanış kanıtları tamamlanan işi gösterir; uzatma önceki talebe referans verir ve kendine ait bir kararı olur.
Şablonu daha geniş kullanıma açmadan önce bu durumları küçük bir grupla deneyin. Yararlı sonuç, başka bir çalışma arkadaşının işlem yapabileceği bir kayıttır: istisnanın tam kapsamı, kayıtlı karar, henüz yerine getirilmemiş koruyucu önlemler ve kapanıştan sorumlu kişi.
