Привремено одступање од интерног правила треба имати јасне границе: на који се захтјев односи, ко прихвата предложено рјешење, када престаје важити и којим ће се доказима потврдити његово затварање. Порука е-поште „за сада може” ријетко даје одговор на сва четири питања.
Образац захтјева за изузеће од интерне политике обједињује те податке. У Folderit-у захтјев можете евидентирати путем eForm обрасца, задатком за попуњавање поља прикупити процјену особе одговорне за политику, током одобравања забиљежити одлуку, а подсјетницима везаним за датум поново скренути пажњу на активно изузеће. Организација и даље одлучује је ли изузеће допуштено и проводи договорене заштитне мјере.
Поставка у наставку је хипотетички примјер заснован на актуелној документацији Folderit-а; обједињени ток није тестиран на стварном корисничком рачуну. Пакет Tailor укључује eForms и Workflow Designer. Прије постављања процеса провјерите могућности свог рачуна.
Одредите једно изузеће с јасним крајњим роком
Један запис користите за један захтјев интерне политике, одређен обухват и предложени период. Наведите назив политике, верзију или датум почетка важења и одговарајућу одредбу. „Допустити другачији поступак пријема отпремница у уреду Сјевер до 30. новембра” корисније је од опћенитог израза „привремено оперативно изузеће”.
Саму политику задржите у редовној контролисаној библиотеци докумената. У запису о изузећу објасните ограничено одступање и, гдје је примјерено, додајте повезницу на политику као повезану ставку. Тај запис не мијења правила за остале. Folderit-ов преглед управљања политикама објашњава засебан посао израде, одобравања и дистрибуције саме политике.
Прије обликовања тока рада утврдите ко има овлаштење одобрити такво изузеће. Интерно одобрење не може укинути законску или уговорну обавезу нити захтјев изван овлаштења те особе. Таква питања прво упутите надлежном стручњаку, а тек потом тражите одлуку.
Одвојите захтјев од накнадне процјене
У одјељку Admin tools → Form templates направите предложак Захтјев за изузеће од политике. Упутство за eForms на енглеском језику описује подржане врсте поља и креирање записа. Почните овим пољима:
| Поље и врста | Садржај |
|---|---|
| Ознака — текст | Договорена ознака, нпр. EX-026. Унесите је ручно ако нумерисање није засебно подешено. |
| Референца политике — текст | Назив, верзија или датум почетка важења и одредба за коју се тражи изузеће. |
| Тражено одступање и обухват — вишередни текст | Шта се мијења, на које се особе или локације односи и шта је изричито искључено. |
| Разлог и алтернативе — вишередни текст | Пословна потреба и образложење зашто усклађена алтернатива тренутно није практична. |
| Предложени почетак и завршетак — два датумска поља | Предложени период. Особа која процјењује захтјев провјерава редослијед датума и евентуално тачно вријеме истека. |
| Одговорна особа за запис — корисник | Интерна особа задужена за праћење, а не аутоматски одабрана особа која одобрава. |
| Ризици и заштитне мјере — вишередни текст | Могући проблеми, предложена контрола, одговорна особа, учесталост и доказ провођења. |
| Пратећа документација — датотека, необавезно | Релевантни докази потребни за процјену овог захтјева. |
Обавезним означите податке који су потребни за процјену захтјева. За касније додајте необавезна поља Одобрени обухват и услови (вишередни текст), Договорени почетак, Договорени завршетак и Датум преиспитивања (датум), те Докази за затварање (вишередни текст). При креирању требају остати необавезна: подносилац не може унапријед унијети будућу одлуку или доказе о завршеном затварању.
Додајте поље за одабир Статус записа које се ручно одржава, напримјер Чека процјену, Чека одлуку, На снази, Одбијено и Затворено. Оно координатору олакшава праћење. Одлука о одобрењу остаје у евиденцији тока рада; постављање статуса На снази засебна је ручна радња након провјере одлуке и свих предуслова.
Прикупите процјену прије одобравања
Затражите да особа одговорна за политику размотри обухват, алтернативе и предложене заштитне мјере. Као примјер из информацијске сигурности, објављени поступак Универзитета Yale на енглеском језику одваја процјену ризика сигурносног тима од прихватања преосталог ризика на нивоу руководства. То је приступ једне организације, а не опће правило одобравања. За своју политику одредите одговарајуће одговорности.
Задатак Fill fields, описан у упутству на енглеском језику, омогућава одговорној особи да процјену унесе у постојећи запис обрасца. Међу видљивим пољима примаоца укључите оригинални захтјев и поља процјене. У поставци Editable fields одаберите само поља процјене и провјерите да су и видљива. Поставке поља појединог задатка не замјењују основне дозволе за дијељење записа.
Попуњен запис затим прослиједите особи овлаштеној за одлучивање. Прилагођени серијски ток може поставити попуњавање поља прије одобравања. Помоћу документованих поставки одобравања на енглеском језику одредите примаоце и правила прихватања. Стварне примаоце одаберите при постављању. Име у корисничком пољу Одговорна особа за запис не усмјерава аутоматски захтјев за одобрење тој особи.
Одлуку формулирајте прецизно: „Одобравају се обухват, услови и договорени датуми наведени у овом захтјеву.” Ако подаци недостају, прибавите појашњење прије коначне одлуке. Подесите и тестирајте неуспјешне исходе како се одбијање или непотпуна процјена не би сматрали дозволом за почетак рада. Ако се договорени обухват или датуми касније промијене, прибавите нову одлуку умјесто ослањања на раније одобрење.
Нека се провођење мјера може провјерити: примјер кашњења пријема
Хипотетички примјер: уредски скенер не ради. Интерни поступак захтијева да отпремнице стигну у централни ред за пријем истог радног дана. Оперативни тим тражи дозволу да пет радних дана користи контролисану папирну евиденцију док не стигне замјенски уређај.
Захтјев обухвата један уред и једну врсту документа. Искључује фактуре и све документе с вањским роком. Предложена заштитна мјера задужује уредског координатора да нумерише сваку ставку, осигура оригинале и сваког послијеподнева усклади папирну евиденцију с редом за пријем. Особа одговорна за политику провјерава прихватљивост рјешења и прије одобрења биљежи евентуалне строжије услове.
Користан запис о затварању наводи посљедњу ставку евиденције, датум усклађивања, евентуалне недостајуће документе и особу која је провјерила резултат. Напомена „скенер поправљен” сама не доказује да су закашњели документи стигли у ред за пријем. Ако документ недостаје, оставите праћење отвореним и додијелите задатак његовог проналаска или прибављања.
Подесите подсјетнике и одредите поступање по истеку
На предлошку обрасца отворите Manage reminders и направите правило према пољу Датум преиспитивања, напримјер седам дана раније. Додајте услов Статус записа једнак је На снази. Одредите одговорног корисника или групу, односно употријебите одговарајуће поље примаоца ако га предложак нуди. Упутство за подсјетнике образаца на енглеском језику објашњава временске помаке, услове и избор прималаца.
Услови се провјеравају при покретању подсјетника и поново када доспије вријеме слања. У поруку укључите ознаку захтјева, договорени завршетак и очекивану радњу користећи тачне замјенске ознаке које нуди уређивач. Када се одговорна особа промијени, провјерите поставке прималаца.
Подсјетник је порука е-поште која потиче на радњу. Не окончава изузеће, не мијења Статус записа, не искључује вањски процес и не потврђује провођење заштитних мјера. Одговорна особа мора провјерити договорени завршетак те евидентирати затварање или затражити ново, овлаштено продужење. На свом рачуну тестирајте измијењене датуме и постојеће записе; немојте претпоставити да ће пропуштени датум подсјетника накнадно покренути поруку.
Провјерите регистар изузећа прије шире примјене
Регистар држите у фолдеру подијељеном с особама којима је потребан. Уређивање ограничите на одговарајуће одговорне особе и координаторе. Ако су поља обрасца повезана с метаподацима, прикажите корисне податке попут референце политике, одговорне особе, статуса и договореног завршетка као колоне фолдера. Називи поља и вриједности статуса служе организацији посла; приступ и радње тока рада подесите засебно.
- Потпун захтјев: особа одговорна за политику види захтјев и може уређивати само додијељена поља процјене.
- Одбијен захтјев: координатор поставља статус Одбијено и не уводи оперативно изузеће.
- Одобрено уз услове: одговорна особа потврђује потребне заштитне мјере прије постављања статуса На снази.
- Измијењен обухват или завршни датум: измијењени услови добијају нову одлуку, а поставке подсјетника се провјеравају.
- Затварање или продужење: докази за затварање показују обављен посао; продужење задржава референцу на ранији захтјев и има властиту одлуку.
Ове случајеве проведите с мањом групом прије него што предложак учините шире доступним. Користан резултат је запис по којем други колега може поступити: прецизно изузеће, евидентирана одлука, преостале заштитне мјере и особа одговорна за затварање.
